一、适时控制
企业经营活动中产生的偏差只有及时采取措施加以纠正,才能避免偏差的扩大,或防止偏差对企业产生的不利影响扩散。及时纠偏,要求管理人员及时掌握能够反映偏差产生及其严重程度的信息。如果等到偏差已经非常明显,且对企业造成了不可挽回的影响后,反映偏差的信息才得到收集,那么,即使这种信息是非常系统、绝对客观、完全正确的,也不可能对纠正偏差带来任何指导作用。
纠正偏差最理想的方法应该是在偏差产生以前,就注意到偏差产生的可能性,从而预先采取必要的防范措施,防止偏差的产生。预测偏差的产生虽然在实践中有许多困难,但在理论上是可行的,即可通过建立企业经营状况的预警系统来实现。人们可以为需要控制的对象建立一条警报线,反映经营状况的数据一旦超过这个警报线,预警系统就会发出警报,提醒人们采取必要的措施,防止偏差的产生和扩大。但是在由于某种组织无法抗拒的力量导致必定发生偏差时,就要求这一控制能够指导企业预先采取措施,消除或者遏制偏差产生后可能对企业造成的不利影响。
二、适度控制
适度控制就是指控制的范围、频度和程度要恰到好处。组织在进行控制时恰到好处,主要表现在以下三个方面:
1.杜绝控制过多或控制不足
控制过多往往会使控制者与被控制者产生冲突,使被控制者内心不愉快。但如果因噎废食导致控制不足,则有可能导致组织活动的混乱。为防止组织因利己主义而无视组织的要求,最终导致组织的涣散和崩溃,应该在防止组织成员间发生激烈冲突的基础上,对组织活动进行监督和检查。
控制程度是否得当受很多因素的影响,如组织活动性质、管理层次、下属受培训程度、组织内外部环境等。一般来说,对科研机构的控制程度小于生产劳动部门;对科室人员工作的控制少于现场的生产作业;对经过严格训练、能力较强的管理人员的控制要低于缺乏训练的新任管理人员;市场疲软时期的控制要严于经济繁荣时期。
2.注意重点控制与一般控制的关系
任何组织都无法做到对每个部门、每一环节的每位员工每一时刻的工作情况进行全面控制。由于组织中有若干个层次,上一个层次可以控制下一个层次。如果进行全面控制,很可能出现实施控制的人员多于被控制的人员,从而导致资源的浪费和管理的无效。然而在组织活动中,并不是每一环节的活动对组织都具有同等影响力,不同环节的偏差也不会给组织带来相同程度的损害,所以,组织可以利用技术手段找出影响组织的关键环节和因素,分离出重要的环节和作业、一般的环节和作业,以及不重要的环节和作业,并建立预警系统,对重要的环节和作业进行重点控制,对一般的环节和作业进行一般控制,对不重要的环节和作业进行简单控制。
3.遵循控制成本与收益合理的原则
任何控制都需要耗费一定的成本。组织衡量工作业绩、收集信息、分析偏差产生的原因,以及纠偏而采取的措施都需要支付一定的费用。同时,通过控制偏差,组织能够优化管理活动,提高工作效率,也会产生一定的收益。只有当组织因控制带来的收益高于付出的成本时,才是经济的。由于在实践过程中的不确定因素较多,很难测定控制的收益与费用之比为多少才是合理的,但一般来说,过多的控制不一定能带来较高的收益。