财务部的工作不止预算这一项,预算工作只是财务部工作的一部分。那么,企业应该安排什么样的财务人员负责对接预算工作呢?
有些企业财务部内部的分工是这样的,本科及以下学历的财务人员负责会计核算工作,研究生及以上学历的财务人员做财务管理工作,其中就包括预算工作。甚至有些企业在招聘应届会计专业毕业生时就定下了基调,本科生过来后做会计核算,研究生过来后做财务分析和预算管理。
我对这样的工作分工一直不大认同,原因在于,财务人员要做好预算工作,需要对企业的业务有充分的了解。会计凭证的附件中蕴藏着许多业务信息,一个应届会计专业的毕业生如能从会计核算工作做起,这将有助于他更好地理解业务。因此我认为,一方面,企业财务管理人员应该从会计核算人员中选拔,把比较有悟性的会计核算人员提拔起来做财务管理工作;另一方面,所有的财务人员招聘过来后,尤其是应届毕业生(无论是本科生还是研究生),都应该先做一段时间的会计核算工作。
做好会计核算工作,不仅有助于加强财务人员对业务的理解;同时,也有助于财务人员更好地理解预算工作。编制预算的过程,可视作一个模拟会计核算的过程,只是这个核算过程不用做会计分录,财务人员仅通过预算数据的关联性,借助预算模板直接生成预算会计报表。这宛如一个武林高手练就了“手中无剑,心中有剑”的绝艺。
每一笔预算留下的痕迹最终都会体现在会计科目上,预算专员做预算时虽不用一笔笔编制会计分录,但却要在心中存有分录,并根据分录出具预算会计报表。从这点来看,预算专员需要具备足够的会计账务敏感性才可胜任预算编制工作。
预算编得是否接地气,同样可比照会计核算做校验。因此,企业在编制预算时,应尽量做到以下四点:
第一,预算归属清晰,科目分类明确,预算科目要与会计核算科目对应,以便未来执行预算考核;
第二,历史数据方便提取,相关财务比率可以对标,历史数据可作为企业编制预算时的参照物;
第三,预算分期与会计分期统一,预算结果输出形式与会计报表形式统一;
第四,未来预算考核谁,该笔预算支出的审批权就应属于谁,责与权需要统一,预算执行时资金支出的审批权限与此对应。
企业做到以上四点,就可以进行财务预算与会计核算的对比分析了。
除了熟悉会计核算,参与预算工作的财务人员还要熟悉业务。原因在于,一方面,懂业务的财务人员数据敏感性更强,他们更容易推导出数据背后的业务原因,他们知晓业务操纵财务数据的另类手段,以及可能引发的财务风险。让他们参与预算编制,企业制定的预算解决方案会更有针对性。另一方面,预算编制不仅是编数的过程,也是对企业未来经营进行牵引的过程。预算牵引不能弄错方向,预算专员绝不能把路给指错了。企业让懂业务的财务人员参与预算工作,他们能更好地起到预算守护人的作用。
以企业编制年度预算为例,在编制预算的过程中,财务部预算专员需要做的事情包括制作预算模板与填报说明,提请召开预算动员会,进行战略规划与经营计划的传递,确定预算编制的时间进度及分工。财务部预算专员参与预算编制工作的主要流程为:
(1)收集预算底层数据,并进行多轮次沟通、质询与数据修订;
(2)反复进行预算汇总平衡和风险评估,直至形成获得初步认可的预算会计报表;
(3)对预算会计报表进行一轮或多轮平衡测试;
(4)预算会计报表初定后,需要上报董事会审批,审批通过后才算定稿;
(5)预算专员须对预算进行分解,并将分解后的预算下发至各预算责任单位。
