随着信息科技的不断发展，商品的比价渠道更多，商品的成本不再是商业机密，企业的隐形利润越来越少。为了增加企业的利润，企业越来越重视采购的作用，大力发挥采购节约成本的功能，这就要提高采购管理水平，要求采购员熟悉获取与选择采购报价的流程，从而获得合适的采购价格，帮企业节约成本。
获取与选择采购报价的流程
一般情况下，获取与选择报价的流程需要以下8个步骤。
第一步，确定评估报价的标准。采购人员主要通过价格、成本、供应商的能力和积极性这3个标准来评估报价。其中，报价不是越低越好，报价低于成本价，将不利于彼此长期合作，也给企业带来不可估量的供应风险。供应商的生产能力、技术能力要满足所需货物的数量、质量、交货要求；同时，供应商要有长期合作的意向，能够积极配合企业的正常生产需要和继续改进的要求。
第二步，确定邀请的供应商。邀请的供应商数量不能少于3家，一般邀请的供应商数目在3～10个最合适。采购员根据采购项目规模的大小确定所邀请的供应商的数量。
第三步，准备招标文件。招标文件要包括招标邀请书、投标须知、投标文件的格式、技术规范、评标标准和方法、合同格式、合同主要条款等。其中，招标邀请书要包括接受投标文件的有效时间和份数、提交投标文件的地点、投标保证金金额和缴纳时间、开标时间和地点等内容。投标须知，是指导投标人编制投标报价的文件，一般包括采购项目简介、资格要求、采购项目资金来源、投标人需要缴纳的费用、投标保证金返还的时间、编制投标文件的注意事项、投标人需要遵循的规定等内容。
第四步，给供应商发送招标文件。
第五步，接收并评估报价。
第六步，谈判报价。谈判报价是采购过程中的重要环节，如果在谈判中能够达成一致，就能够获得合理的报价，就能降低企业生产成本，增加企业经营利润；反之，就是浪费时间。
中国A石油公司采购主管马先生到沙特考察石油市场，计划向当地的石油厂采购一批石油，最后目标锁定沙特B石油厂。马先生请沙特B石油厂的厂长亨特先生给出石油报价，并说他已经拿到了5家的报价，希望亨特先生给出合理的报价。亨特先生说，现在石油的国际价格破100美元/桶了，我给98美元/桶。马先生说，我获得这5家报价有85美元/桶，88美元/桶，有90美元，有91美元/桶，92美元/桶。亨特先生说，85美元/桶的是个体户报价，没有质量保证。马先生说，但是，您的报价确实很高，如果愿意长期合作，希望88美元/桶。亨特先生说，这个价我们不仅没有利润，而且严重亏本。这样，我先回公司再研究一番，给你最终报价。第二次报价谈判，亨特先生说，看在贵公司有长期合作的实力，我公司经过认真讨论，给出的最低报价是90美元/桶。这报价在马先生可接受的范围内，于是马先生说，我同意你的报价，但是希望运输费用由贵公司承担。亨特先生笑着说，马先生真是精打细算，贵公司有你这么精明的人才，赚了。好吧，我方承担运输费用。于是马先生与亨特谈判报价圆满成功。不久，签订了采购合同。
中国A石油公司采购主管马先生与沙特B石油厂的厂长亨特先生就报价展开了谈判，马先生掌握最新的石油市场报价，用事实说服亨特先生，给出了合理的石油报价，双方对90美元/桶的石油报价都满意，就此达成一致协议，建立了合作关系。可见谈判报价成功，就能实现合作，建立双赢局面。
第七步，接受报价并签订合同。
第八步，回复未中标的供应商，并表示感谢。招标获取报价，最终只会有一位中标人，其余的都列入未中标供应商名册中。工作人员，需要一一告知未中标的供应商，并感谢他们的参与和支持，同时寄送评估报价的结果。
采购人员在采购活动中，必须掌握获取与选择报价的流程，熟悉这8个步骤，帮助自己提高采购效率，帮助企业找到性比价最高的物资，帮助企业降低成本。
