采购规划的工具与技术,可以完善采购规划。采购规划的工具与技术包括自制或外购分析、专家判断、合同类型。
①自制或外购分析。自制或外购分析,是项目采购规划过程的一部分,也是一种通用的管理技术。这一技术用以确定某项具体物资是由采购项目团队自行生产,还是从外界采购。在进行自制或外购决策过程中,应考虑项目预算的一切制约因素。如果决定从外界购买获取,那么需要进一步作出决策,从购买与租赁中选择一种。自制或外购分析包括直接费用与间接费用。比如,买方在分析外购的时候,分析既要包括购买该项产品本身的实际支出的直接费用,又要包括支持采购过程和维护该产品所发生的间接费用。
在自制或外购分析中,如果决定从外界购买,则反映了实施组织的长远规划和项目的当前需要。如A工程决定购买固定资产施工吊车、办公计算机,而不是租赁。项目经济效益从长远看合算,从短期看不合算。如果A工程需要长期使用施工吊车、办公计算机,那么购买比较经济合算,因为分摊到项目上的那部分购买费用会比租赁费用少。采购员可根据边际分析进行成本的分摊。边际分析法是常用的一种经济分析方法,就是把追加的收入和追加的支出进行比较,二者相等时为临界点,换句话说,就是投入资金所得到的利益与输出损失相等时的点。比如企业关于是否开发新产品的决策,就可以运用边际分析法得出结论。
A服装厂准备利用剩余生产能力开发新服装产品,有夹克和休闲衬衫两种产品可供选择,生产夹克的最大产量为2000件,生产休闲衬衫的最大产量为3000件。夹克单件销售价格120元,单位变动成本为80元。休闲衬衫单件销售价格80元,单位变动成本为50元。
采购人员利用边际分析法对上述资料进行分析得到:
夹克边际贡献总额为(120-80)×2000=80000(元)
休闲衬衫边际贡献总额为(80-50)×3000=90000(元)
休闲衬衫边际贡献大于夹克的,因此A服装厂决定要开发的新服装是休闲衬衫。
自制或外购分析中,不能忽视实施组织的长远战略这项内容。组织眼前不具备实施项目所需的物资,但是,组织未来需要这些物资,或组织计划未来生产这种物资。只是眼下项目的要求高或者受其他因素制约,考虑以上情况就有可能导致人们做出自制决策。此时,项目的实际费用可能大于记入项目的费用,两者之间的差额意味着组织要为将来做出的投资。
②专家判断。评估采购规划过程的成果或者依据,这项工作比较专业、复杂,常常需要专家进行技术判断。采用专家法律判断的时候,一般需要律师配合并提供相关服务。专家协助做出非标准采购条款和条件方面的判断。采购所需产品、服务的技术细节可以运用专家判断,而且在采购管理过程中的方方面面也可以采用专家判断。
③合同类型。合同的类型由采购的类型决定,不同类型的合同往往适用于不同类型的采购。每一类型的合同都有具体的合同条件及条款,规定着买卖双方各自的权力、义务以及所承担的风险高低。合同的类型包括固定总价合同、费用偿还合同、成本偿还合同、时间与材料合同四类。
固定总价合同为定义明确的产品规定一个固定总价。固定总价合同适用于简单、周期短的项目。固定总价合同不能满足的项目,则需要采用固定单价合同。固定单价合同最简单的格式就是规定了交付的特定日期,规定了产品的单价,按照规定的条件交付产品的采购订单。固定单价合同适用于比较复杂的项目。
A中学需要采购一批初一新生的校服,A中学已经采购好了布料,需要寻找一家服装加工厂,加工校服,A中学采购人员小郑经多方寻找,找到一家生产能力比较强的G服装加工厂。A中学的校服加工项目经理李经理与G服装加工厂李厂长签订了一份固定总价合同。合同的内容如下:G服装加工厂为A中学加工1000套校服,每套校服的加工费为35元,支付总金额35000元;A中学提供校服的规格、布料;G服装加工厂加工完校服,马上告知A中学校服项目经理李经理,A中学需在2天内支付全部加工费,G服装加工厂在收到加工费的3天内,将校服送到A中学。
校服加工项目是一个简单的、周期短的项目,A中学的校服加工项目经理李经理与G服装加工厂李厂长根据本项目的特点,签署了固定总价合同,简单明了,便于实施。
除了总价合同,还有费用偿还合同、成本偿还合同、时间与材料合同。费用偿还合同指买方向卖方支付(报销)实际费用,常常给卖方一笔酬金作为卖方的利润。成本偿还合同通常包括达到或超过预定的项目目标(例如,进度目标或总成本目标)时,奖励卖方一笔奖金或分红利给卖方的奖励措施。时间与材料合同是兼具成本偿还合同与固定总价合同的部分特点,是一种混合型合同。掌握好这些合同类型,有助于制订更加合理的采购规划,有利于大幅节约成本,有利于提高采购项目管理工作的效果。