在采购的过程中，采购方时常会遭遇供应商交货期不准，交货期延误过长等情况，就会给企业带来断料停工的损失；交货期提前或过长，就会增加企业的库存管理费用。为了降低交货期不准给企业带来的经济风险，采购员需要科学合理确定所需物料的采购周期。
采购周期，指采购方从决定下订单到收货这个过程（包括决定下订单、供应商确认、订单处理、生产计划、原料采购、检验、发货、收货）所用的全部时间。通俗地讲，就是指常规采购两次间隔的时间（天）。由于实际采购活动中，采购的不规律性，采购周期往往采用平均采购间隔时间（天）。
科学合理地确定采购周期要考虑很多因素的影响。比如国外采购、国内采购、零件的属性、供应商的能力、旺季、淡季、采购方增加采购量等。
国外采购与国内采购的采购周期不同。在采购活动中，企业需要采购国际物料，可以直接从国外采购，也可以向国内的代理商采购。企业如果选择从国外采购，需要经过申请进出口权、海关登记、口岸备案、外管申请及签确认书等环节，确定采购周期的时候要把这些环节考虑进去，采购周期设置可以稍长些。如果决定从国内代理商那里采购，自己不用亲自做申请进出口权、海关登记、口岸备案、外管申请及签确认书等环节，代理商能比较熟练完成这些环节，用的时间也短，采购周期设置可以稍短些。
零件的属性。采购员确定合理的采购周期需要考虑零件的属性，零件自身属性是指零件的大小、复杂程度、特殊性，这些因素影响零件的设计、生产制造、仓储能力。物料的工艺复杂，采购周期就要设置得较长些，反之，可短些。
供应商的能力。采购员确定合理的采购周期需要考虑供应商的能力，实地深入考察供应商的信誉、设备、生产周期等。确定了供应商，要和供应商商定供应商准备周期、供应商生产周期。下完订单，要按照采购进度控制计划跟踪监督供应商按时生产、交货。对于经常能准时交货的供应商，采购员可以把采购周期设置得短些；对于交货期偶尔延误的，采购周期可以设置得长些。
确定合理的采购周期，就可以合理降低采购周期，减少采购量，增加采购的批次，避免库存积压，降低库存成本。但是并不是采购周期越短越好，有些物料采购周期太短会导致采购成本剧增。评判采购周期合理不合理，最简单方法就是看成本是否降低。所以，采购员即使确定了采购周期，还要在实际运用中不断调整，直到能降低采购成本，采购周期才算科学合理。
