采购绩效评估的标准

2019年9月2日07:10:41采购绩效评估的标准已关闭评论

绩效评估是现代企业组织不可或缺的管理工具,它是一种周期性检讨与评估员工工作表现的管理系统,是指主管或相关人员对员工的工作作系统的评价,其目的是通过评估提高每个个体的效率,最终实现企业的目标。

那么,评估采购部门员工工作效率的绩效标准是什么呢?

采购绩效评估的指标

1.品质绩效指标

采购的品质绩效可由验收记录及生产记录来判断。前者指供应商交货时,为公司所接受(或拒收)的采购项目数量或百分比;后者则是指交货后,在生产过程中发现品质不合格的项目数量或百分比。

进料验收指标=合格(或拒收)数量/检验数量

在制品验收指标=可用(或拒用)数量/使用数量

若进料品质管制采用抽样检验的方式,则在制品品质管制发现品质不良的比率,将比进料品质管制采用全数检验的方式为高。拒收或拒用比率愈高,显示采购人员的品质绩效愈差,因为未能找到理想的供应商。

2.数量绩效指标

当采购人员为争取数量折扣,以达到降低价格的目的时,却可能导致存货过多,甚至发生呆料、废料的情况。

(1)费用指标。即现有存货利息费用与正常存货水准利息费用之差额。

(2)呆料、废料处理损失指标。即处理呆料、废料的收入与其取得成本的差额。

存货积压利息的费用愈大,呆料、废料处理的损失愈高,显示采购人员的数量绩效愈差。不过此项数量绩效,有时受到公司营业状况、物料管理绩效、生产技术变更或投机采购之影响,故并不一定完全归咎采购人员。

3.时间绩效指标

这项指标是用以衡量采购人员处理订单的效率,及对于供应商交货时间的控制。延迟交货,固然可能形成缺货现象,但是提早交货,也可能导致买方负担不必要的存货成本或提前付款的利息费用。

(1)紧急采购费用指标。紧急运输方式(如空运)的费用与正常运输方式的差额。

(2)停工断料损失指标。即停工期间作业人员薪资损失。

事实上,除了前述指标所显示的直接费用或损失外,尚有许多间接的损失。例如经常停工断料,造成顾客订单流失,作业员离职,以及恢复正常作业的机器必须做的各项调整(包括温度、压力等);紧急采购会使得购入的价格偏高,品质欠佳,连带也会产生赶工时间必须支付额外的加班费用。这些费用与损失,通常都未加以估算在此项绩效指标内。

4.价格绩效

价格绩效是企业最重视及最常见的衡量标准。透过价格指标,可以衡量采购人员议价的能力以及供需双方势力的消长情形。

采购价差的指标,通常有下列几种:

(1)实际价格与标准成本的差额。

(2)实际价格与过去移动平均价格的差额。

(3)比较使用时的价格和采购时之价格的差额。

(4)将当期采购价格与基期采购价格之比率与当期物价指数与基期物价指数之比率相互比较。

5.采购效率(活动)指标

下列各项指标可衡量在达成采购目标的过程中,各项活动的水准或效率。

(1)采购金额。

(2)采购金额占销货收入的百分比。

(3)订购单的件数。

(4)采购人员的人数。

(5)采购部门的费用。

(6)新厂商开发个数。

(7)采购完成率。

(8)错误采购次数。

(9)订单处理的时间。

由采购活动水准上升或下降,我们不难了解采购人员工作的压力与能力,这对于改善或调整采购部门的组织与人员,将有很大的参考价值。

二、采购绩效评估的标准

有了绩效评估的指标之后,必须考虑依据何种标准,作为与目前实际绩效比较的基础,一般常见的标准如下。

1.历史绩效

选择公司以往的绩效,作为评估目前绩效的基础,是相当正确、有效的做法。但只有在公司采购部门,无论组织、职责或人员等都没有重大变动的情况下,才适合使用此项标准。

2.预算或标注绩效

若过去的绩效难以取得或采购业务变化甚大,则可以预算或标准绩效作为衡量基础。标准绩效的设定,有下列三种原则。

(1)固定的标准。评估的标准一旦建立,则不再作改动。

(2)理想的标准。指在完美的工作条件下,应有的绩效。

(3)可达成的标准。在现况下,应该可以做到的水平,常依据当前的绩效加以考量设定。

3.同行业平均绩效

若企业其他同业公司在采购组织、职责及人员等方面相似,则可与其进行绩效比较,以辨别彼此在采购工作成效上的优势。若个别公司之绩效资料不可得,则可以整个同业绩效的平均水准来比较。

4.目标绩效

预算或标准绩效代表在现况下, “ 应该”可以达成的工作绩效。而目标绩效则是在现况下,非经过一番特别的努力,否则无法完成的较高境界。目标绩效代表公司管理当局,对工作人员追求最佳绩效的“期望值”。

采购管理一点通

采购绩效指标的选择要同企业的总体采购水平相适应。对于采购体系尚不健全的企业,刚开始可以选择批次质量合格率、准时交货等来控制和考核供应商的供应表现,而平均降价幅度则可用于考核采购部门的采购成本业绩。随着采购管理制度的日益完善,商品采购绩效指标也就可以相应地系统化、整体化并且不断深化。

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