企业采购组织要想高效地运转，除了必要的监督和管理之外，采购组织本身也要遵守一些基本的工作原则。
一、高层领导监管原则
采购部门的监管人应由有责任心、综合实力强的人才去担当，最好不要一个人，以两三个人为佳，最好是高层领导，甚至是总经理自己。和精力去做更深层的工作，关注实质性的东西也会越少，可能腐败的地方也会更多。
一个人掌控的东西太多，做太多事不是一件好事，采购上更是如此。所以相对来说，我们可以不用去考虑多用几个员工所多花去的工资，多几个人把工作做得更细一些漏洞少一些，这些无形之中所降低的采购风险，所杜绝的腐败带来的效益要可观得多。
四、记录总结工作原则
当企业采购工作量相对减少时，管理者有权要求，也应该要求采购组织部门做好记录、总结、分析等工作。
采购工作不仅仅是只应付了生产所用就行了，关键是时刻对自己的业务要有创新、要有分析。定期地分析，或对重大采购事件进行分析，管理者可以从这些分析汇报中去核实这些采购信息是否准确、是否有效。就是一个层次不高的人，他独特的分析定也有有利之处。用人上有时有一个误区，认为某个人做事做越多，越做得有点马虎是正常的。感到只要胜任工作多，目的达到了，事情完成了。实则不然，没有任何记录和分析总结的工作，会让领导真正看不到有些深层次的东西。
采购组织人员对采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存15年。采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
五、注重资讯管理原则
采购的信息，一切在办公过程中总结收集的情报、资料甚至总结、分析等，都要谨慎管理，并要有危机管理意识。万一这个采购员不做了，那么就要明确接下来的正常交接工作是否正常，原有资料是否存在，客
采购部门是一个非常敏感的部门，经济命脉在这里开始。采购部门不仅仅是花掉企业大笔资金去购买物料，很多时候采购部门的花费和投入关系到整个企业的生死兴衰，一个小的细节可能因为监管不到位，而导致出现严重后果；有时则可能因采购人员贪图私利或责任心不到位，道德素质欠缺而酿成大祸。而在这种情况下，采购的质量往往也得不到保证。这对企业来说是最致命的。因此，采购质量的定性与控制需要人去抓、去管。只有规范了质量技术要求后才能在这个范畴内寻找合适的供应商，做到性价服务综合考察，择优采购。
二、总经理监督原则
众所周知，在企业中，一个优秀的经理人要带好一帮人，是要付出很多心血的。采购经理同样如此。
采购经理不必每天像螺丝钉一样不停去拧紧每一环，去跟催每一次货，去参与每一项采购具体的细节，尤其是让自己去担当采购的具体工作，这是大可不必的。因为一个人的精力是有限的，他应该把工作的重心放在防患于未然上。
再者，如果一个采购经理勤于参与采购细节，采购员会感到责任有人担，事情有人做，责任心就会减弱，工作上就会丧失积极性和主动性，久而久之，容易养成听候领导指导的不良习惯。而此种情况带来的负面影响是十分恶劣的。
三、细分工作内容原则
每个人的时间、能力、精力都是有限的，对于一个人来说，其工作量和用心度往往是呈反比的。例如，如果一个人现在的工作量是1，那他会做得很精心，他会花10分的用心度去做。同样如果他现在工作量是10，为了完成工作，他只能花1分的用心度去做。如果采购员的事务太多，那他多数时间一定会处于应付性完成工作的状态，他不会也没时间户群是否有影响，联系方式、账务往来是否明确受控，等等。可见，企业对每一个采购工作期间的资讯都应妥当管理，人可以再招，但信息与经验是一时招不回来的。
六、工作细致有根据原则
一个人要领导信服他的工作能力，首先他必须是一个心细眼明的人。细到对自己做的每一个工作细节让领导很难挑出毛病，他所做的每一件事，必须是让别人没有什么刺可挑的，让周围的人去检测你的工作能力，不是让领导通过自己告知领导，自己很能干。这就是一个心境坦荡的人，问心无愧的人要用心去做的。只有做好了工作的细节，什么样的领导都会坦然地接受。
所以，采购员自身的工作做得越细，越详尽，越有根有据、有分析，对采购管理更有效力。
七、备用物料供应商原则
企业物料供应商要有足够的备用和替换的商家。供应商的培养是要花时间和精力的，由于产品结构变动，由于老供应商的更新跟不上企业的需求，老供应商无法完成采购订单，质量无法保障，企业在仓促之中也很难得找到好的商家进来。甚至有时可能会牺牲一时短暂的利益，也要给物料多备一两个可用的商家。在不是很急的情况下给新客户足够的时间去感受参与企业合作的兴趣。有时做生意就是放长线钓大鱼。没有人愿意和采购方做生意或者采购方受限于某一供应商，这的确是采购的悲哀。
八、部门通力配合原则
企业各个部门完善地配合，提供较坚实的技术支持和品质管理，能有效地提高采购的质量和效率。有时，如果是技术资料更改频繁，时间紧迫，这时给采购留出来的时间有限了，这里就会发生几种结局：一是的确无法完成任务，二是马虎完成任务，三是有漏洞地完成任务。而企业会显得无可奈何，顺其自然。如果计划问题做好了，采购就没有众多可搪塞的理由。
采购管理一点通
采购组织工作也需要优秀的人才。无论怎样强调人才在成功的采购中的作用都不会过分。在大多数行业，商务谈判策略的应用只占影响采购改进因素的20％～30％。其余则来自对产品规范和需求的管理—采购人员掌握深刻的职能和门类专业知识的实践做法、他们在多种环境中应用所学知识的能力、以及他们对企业更广泛的目标的理解等。这就说明采购组织的高效运行，离不开高素质人才的作用。
