适度控制是指控制的范围、程度和频度,只要在控制的标准之内,就可以不要求差异归零,但也不能超过标准、放松要求。适度控制主要从如下方面展开:
1.实施控制的频度和程度要适宜
做任何事都有个限度,超过或达不到这个度,就事与愿违。有时候,计划虽然准确,但如果控制过度或失控,必定会滥用资源,为持续发展造成困难或后患。管理控制也如此,不同的控制对象,因各自的组成元素和影响因素不同,其控制的度也不同。因此,我们要依据其需要控制的程度和频度,进行适度的控制。例如,企业年度计划进行季度检查控制,对于月度计划进行周检查控制;又如半自动冲床加工小型冲压件,一般5分钟就要检验一次,符合公差就继续作业,超出公差就应调整冲床或更换模具。否则,就会导致控制过度或控制不足,这种失控会给组织造成不同程度的损失。
这种损失,从整体上表现为对组织中的员工造成伤害,会扼杀他们的主动性和创造性,最终影响企业的效率;还表现为不能使组织运作有序进行,不能保证各部门运作进度和比例协调,造成资源的浪费;还可能使个人无视组织的规章,不好好工作,甚至利用组织中的权力、地位谋求个人利益,最终导致组织的涣散和崩溃。
2.实施全面控制,抓住重点控制
任何组织都不可能每时每刻对每个部门、环节和个人的工作情况进行全面的控制。同时,由于存在对控制者的再控制,其全面控制甚至会造成组织中控制人员多于现场作业者的现象。但是,作为一个组织,对其营运进行全面管理控制是必要的,否则一个环节失控,就会造成损失。如不少企业只重产品数量而不控制质量,向上报了产值,结果产品最后只能堆放在废品库。为了协调这一矛盾,这里需要明确界定管理控制是各级管理者的职责之一,既施控又接受控制,如最高管理者既是组织目标、计划的决策者,又是其控制者。此外,还要明文规定实际作业者自我检验控制是其岗位责任,没必要每个运作环节都委派专门人员施控。
由于运作中各个环节的控制频度和程度各不相同,失控的损失也相异,这就要求我们择其关键环节重点控制。一般说来,各种资源、产品关键技术、市场销售等是控制重点,有时派专门人员监控,有条件应设立预警系统进行控制。重点控制随组织运作的不同阶段也有所变化,在初始阶段以控制资源及其分配为重点,在中期阶段以供应、生产、工艺技术为主,在后期则以销售、回收资金为主。