库存准确度的概念
在MRP环境下,计算机中的库存记录数据(现有库存)准确度必须至少达到95%。达不到这个准确度,是不能实现主生产计划和运行MRP的。由于库存记录数据是编制物料需求计划的启动数据,所以非常重要。如果对某项物料的库存记录数据不准确,那么,该项物料的计划也将是不正确的。由此产生的订单也是错误的,根据订单展开所得到的所有下层物料项目的毛需求也是错误的。正所谓“进去的是垃圾,出来的也是垃圾”。垃圾数据当然不能用来指导生产。因此计划的编制失去了意义。
那么,95%意味着什么呢?其含义是,计算机中所存的现有库存数据和库房中实际存于货架上的项目相匹配的程度达到95%。人们往往认为,这是不可能的。如螺栓、螺母之类非常细小、价格便宜的零件在仓库中成千上万,无法使计算机记录和实际库存相匹配。
对于诸如螺母、螺栓之类的物料项目通常不采用清点计数的方法,而采用测量计数的方法。例如称重计数的方法,是将库存物料称重,然后通过一个转换因子转换成件数。如果测量是准确的而且零件重量也是准确的,显然不必要求物料项目的实际数量和计算机记录完全匹配。类似地对液体物料可以采用量体计数的方法。
这里需要引入计数容限的概念。对于每个测量计数的物料项目都确定一个计数容限。如果计数容限是±3%,任何实际的计数如果和计算机记录的相对误差不超过3%,则可以作为准确数据来接受。
现在可以重新解释“准确度为95%”的含义:对95%的库存物料来说,计算机中所存的库存余额数据和库房中存于货架上的实际数量在计数容限内相匹配。
确定库存记录准确度的方法是:以一项物料的实际盘点数为分母,以实际盘点数与库存记录数之差的绝对值为分子,得到一个分数。将此分数化为百分数,如不超过计数容限,则认为此项物料的库存记录是准确的,否则认为是不准确的。然后,以物料总数为分母,以库存记录数据准确的物料种类数为分子,又得到一个分数,再将此分数化为百分数即是表示库存记录数据准确度的百分比。
关于计数容限,还有一些问题需要考虑。关于一项物料的计数方法不是使用计数容限的唯一准则,还有其他一些,列举如下。
- 项目的价值:一般来说,低值的物料项目可以比高值的物料项目有更高的计数容限。
- 提前期:提前期越长,计数容限越低。
- 项目在产品中的关键程度:越是关键的物料,其计数容限越低,甚至为零。例如,一项物料处于物料清单的高层则应有较低的计数容限。
计数容限的使用应保证物料计划的有效性。其范围应反映它们对企业按时生产和发运产品的影响。经验表明,成功的ERP用户所用计数容限的范围为0~5%,而没有超过5%的。
如何达到必要的库存准确度
这个问题涉及一些基本的管理原则,要向有关人员提供恰当的工具去做好工作,通过教育和培训教会人们去使用这些工具,并明确人们的职责。这些基本的管理原则包括一丝不苟的工作态度、受限访问的库房、好的事务处理系统和循环盘点制度。
(1)一丝不苟的工作态度是指人在获得和维护库存记录准确性方面的作用。库房人员必须理解库存记录准确性是非常重要的,因此,他们本身的工作是非常重要的。企业必须让库房管理人员知道:
- ERP对企业的未来是十分重要的。它将使企业更兴旺,使我们的工作更可靠。
- 物料需求计划是使ERP正常工作的关键部分。
- 库存记录准确性是使物料需求计划正常工作的关键部分。
- 负责库存记录准确性的人员是非常重要的,他们工作的好坏有着重大的影响。
(2)受限访问的库房是确保库存记录准确性的“硬件”部分。在大多数情况下,受限访问的库房是指有一个物理上的可靠区域围起来而且上锁。这主要涉及责任问题。为了让库房的工长真正能够对库存准确性负起责任,必须向他提供必要的工具,其中之一就是控制进出库房的能力。也就是说,除了工作需要应限制其他人员访问仓库。然后,库房工长可以理所当然地对库存准确性的结果负责。
(3)好的事务处理系统是获取库存记录准确性的“软件”部分。记录库存事务和更新库存余额数据的系统应当是简明的和反映实际情况的。
简明是指容易理解和容易使用。这样,事务处理类型不应太多。物料的进库和出库是两种事务处理类型。这些事务处理有计划内的,也有计划外的,这样就成了4种类型,再加上从一个库房到另一个库房的物料转移以及其他库存调整。这样,所需要的事务处理类型不超过10种。有些软件包含许多不必要的事务处理类型,造成系统不必要的麻烦,难于操作,于是也难于获得和维护库存记录的准确性。应当记住使用这些工具的是库房人员,而不是计算机科学的博士,所以越简明越好。
事务处理系统还应有效地反映库房里出现的真实情况。例如,每当有物料项目进出库时,库存余额记录应当随之更新。库存记录的更新虽然不需要实时处理,但也是相当频繁的,而且应在实际事务发生后立即来做,绝不允许超过24小时才进行处理。
(4)循环盘点制度是得到并保持库存记录准确性的有效途径,我们将在5.6节详细讨论。