团队具有以下几个重要的构成要素,简称“5P”。
1.目标(purpose)
当我们开始打算建立一个团队的时候,就该树立一个明确的目标,这个目标一直存在,直到这个团队完成这个目标为止。刚开始,团队应该有一个既定的目标,为团队导航。例如,这个团队是因为工作关系而组成的项目团队?还是因为完成某项任务而形成的任务团队?这个团队是短时间存在的还是长时期持续的?这些都是团队刚开始时要确定的问题。知道要向何处去,有了目标,才知道怎么向前走,如果团队没有目标,它也就失去了存在的价值。
如果你只是提出一个建议——“我有一个好主意,咱们来创建一个公司吧”,但是“具体做什么”,“这我还没有想清楚,不过我认为这一定是个好主意”。这就让人感觉你说的话根本没有任何意义,听起来让人感觉有点荒唐。但是,有很多人就是这样考虑问题的。如果还没有确定公司经营的目标,那么谁会为一个前途渺茫的事情去浪费时间呢?可是有些时候,一些经理人就是仅仅因为相信“这是个好主意”而组建团队。然而,最终往往使“好主意”变成“坏主意”。
有了共同目标后,团队成员才朝着这个目标共同努力,在完成一个共同目标的过程中,成员之间就会无形中产生一种高于团队成员个人总和的认同感。这种认同感为如何解决个人利益和团队利益的碰撞提供了有意义的标准,使得一些威胁性的冲突有可能顺利转变为建设性的转折。
2.定位(place)
团队的定位包含两层意思:第一,团队的定位,团队在企业中处于什么位置?由谁选择和决定团队的成员?团队最终对谁负责?团队采取什么方式激励团队成员和团队以外的相关成员?第二,个体的定位,作为成员在团队中扮演什么角色?是制定计划者还是具体实施或评估者?在对这两方面意思都明确的情况下,然后就可以制定一些规范,来规范团队的任务。
3.计划(plan)
计划关系到每个团队的构成问题。团队应该如何分配和行使组织赋予的职责和权限?简单地说就是团队中的成员都做什么工作,怎样做?具体来讲,计划有两层含义:第一,目标最终的实现,需要一系列具体的行动方案,可以把计划理解成目标的具体工作的程序。例如,一个团队计划需要回答这些问题:团队有多少成员才合适?团队中必须有一位领导吗?团队领导职位是常设的还是由团队成员轮流担任的?领导者的职责和权限是什么?其他成员的特定职责和权限是什么?团队应该定期开会吗?会议期间要完成哪些工作任务?预期每位团队成员把多少时间投入团队工作中等等具体问题。第二,提前按计划进行,可以保证团队工作的顺利进度。只有在计划的指导下团队才会一步一步贴近目标,从而最终实现目标。
4.职权(power)
所谓的职权,这里指团队负有的职责和相应享有的权限。对团队职权进行界定的过程需要解决以下问题:团队工作的范围是什么?团队可能影响到整个组织的事务吗?你愿意让你的团队作为主要顾问,提出意见和建议吗?你希望你的团队采取实际行动,促成某种结果吗?你所组建的团队在多大程度上可以自主决策等等,这些问题会因为具体团队的目标和定位的不同而各不相同,这取决于团队的规模、结构和业务类型等。在解决职权问题时,我们必须坚持“在考虑团队职权因素时,一定要分清轻重缓急”这一原则。
5. 人(people)
最后一个要素是人,人是构成团队最核心的力量,如果没有人,也就没有团队可言,也就没有计划的制订和执行了。所有的目标、定位和职权都只能是团队取得成功的基础条件,但决定性条件还在于团队成员的具体执行上的表现。一般来说,至少有3个人就可以构成团队,需要有一个人出主意,有一个人订计划,有一个人实施。当然如果3个人以上,那么就还要有人协调不同的人一起去工作,有人去监督团队工作的进展,评价团队最终的贡献等等。因为每个人的特点不同,所以,一个工作安排者如何分配成员工作,达到优势互补、协调合作影响着团队的发展,当然团队成员之间的关系是否和谐,也对团队成功与否起着作用。因此,组建一个团队,就要了解团队成员一些问题。例如,团队成员的兴趣爱好、性格特点,甚至生活习惯都是什么?所选择的成员都有哪些技能、学识、经验和才干?团队成员在多大程度上符合团队的目标、定位、职权和计划的要求等等。
作为一个工作安排者只有真正了解团队成员,才有可能使团队成员的才干发挥到最大限度。也许选择的团队成员不是各方面都很优秀,但是只要能够把所有这些人的资源整合在一起并获得最大效率就可以了。