在采购活动中，每一种物资的采购都是一个项目。简单地理解，项目就是任务，采购员要顺利完成采购任务，需要了解项目采购管理的关键内容，还需要弄明白项目采购管理的框架。项目采购合理，项目采购管理完善，就能保证项目顺利实施。完善的项目采购管理既能防止资金浪费和贪赃枉法，又能大幅节约项目成本，还能使所采购的物资准时交付。如果项目采购不合理或者项目采购管理混乱，就会使采购的物资不能满足项目的需求，导致项目实施受阻，达不到预期的效益，更严重的后果是造成整个项目失败。
要真正掌握项目采购管理，我们需要了解项目、项目采购、项目采购管理的基本概念。项目是指一件事情或者一项独一无二的任务，也可指在一定的时间和一定的预算内所要达到的预期目的。项目是一个动态的过程，侧重的是任务的过程。如某城市要修一条机场地铁，我们不能把地铁本身称作项目，但是可以把修机场地铁的过程称作项目。称做项目的事，一般需要一段时间才能完成，再如修建一座居民楼的过程可以称为项目，策划一场手机发布会可以称为项目，拍摄一部电影可以称为项目，采购一批手机配件可以称为项目等。项目就存在于我们的生活之中，只是我们习惯把项目说成某事情。
项目采购是指从外部3个以上可供选择的对象中购买项目所需资源的过程。在购买的过程中，买卖双方各有各的目的。比如，创维生产了许多液晶电视机想销售出去，而苏宁电器需要购买大量液晶电视机。在电视机买卖的项目上，创维、苏宁各有各的目的，创维想用电视机换来钱，苏宁想用钱来买到大批电视机，苏宁买电视机的工作就是一个典型的项目采购。在项目采购中，卖方一般被习惯称为供应商，供应商要把自己的产品按时按量提供给买方的工作当成一个项目来管理。项目采购的类型按采购内容分为货物采购、咨询服务采购、土建工程采购；按照采购的方式分为招标采购和非招标采购，其中非招标采购又可分为询价采购、直接采购、自营工程。企业项目采购类型大多数是货物采购，采购的方式往往大宗货物选择招标方式，可以获得最低的报价；用量少、不是经常使用的货物一般采用非招标的采购方式，可以快速获得报价。
供应商审核
项目采购管理是指在项目全部过程中，从外界寻求、采购满足项目所需物资的管理过程。项目采购管理的内容包括项目采购计划、项目采购方式、项目采购分类、项目采购原则，其中最关键的内容是项目采购计划。项目采购计划是项目采购管理中不可或缺的工作。一般来说，制订项目采购计划所需的信息有：项目的范围信息、项目产出物的信息、项目资源需求信息、市场条件、其他的项目管理计划、约束条件与假设前提。
北京市某银行想给西北偏远落后地区的学生捐赠棉被，让采购部制订如下项目采购计划。
采购项目标号：20140531
采购项目名称：2014年捐赠西北地区学生专用棉被。
项目经理：李经理。
采购单位：北京市某银行。
采购物品：棉被。
采购数量：1万条。
单价：60元/条。
采购条件：棉花被芯，每个被芯5斤棉花，单人被。
询价时间：2014年5月31日。
订货时间：2014年6月31日
签订合同时间：2014年7月5日
到货时间：2014年8月31日
采购方式：公开招标。
采购负责人：某家居招标中心。
备注：这批棉被2014年8月31日前送到指定学校。
总金额：60万元。
在采购活动中，制订项目采购计划，能够使抽象的项目变得具体、可操作，还能保证项目顺利进行。比如，万科A小区建设项目，既需要水泥供应商、钢筋供应商，还需要玻璃、防盗门等供应商，制订项目采购计划就能使A小区建设项目有条不紊地完成框架建设、安装窗户、安装防盗门等，按时交房。项目采购计划能够提高采购工作效率，采购员在项目采购管理中，一定要做好此项工作。
在项目采购管理中，不仅要做好项目采购计划，还要熟悉项目采购管理的框架。项目采购管理的框架由采购规划、发包规划、询价、卖方选择、合同管理以及合同收尾六个过程组成。
①采购规划，主要内容是决定采购什么物资，什么时候采购。
在采购物资的时候，采购单位需要采购员编写采购规划，写清楚要采购物资的种类、规格、数量、要求、采购时间等，采购员在工作中，严格按照此计划执行。大型的物资采购一般都需要采购规划。
某电厂需要采购一批煤炭原料，领导要求采购员王先生写采购规划。领导要求每月采购2万吨煤炭，需要供应商每月10号准时送货到厂。于是采购员王先生在采购规划里写道：本电厂需要采购煤炭，每月10号前下采购订单，每月需求2万吨，次月10号前供应商送货到厂。采购计划经领导审核通过，就可以向供应商询问价格。
有了采购计划，采购员还要制订发包规划，以便尽快获得物资的价格。
②发包规划，主要确定采购什么物资、增购什么物资，什么时候采购、增购，怎么采购、增购。发包规划是针对需要招标物资，制作成计划让供应商参考，主要目的是想让供应商以此给出合理报价或建议书，是一种招标文件，并产出采购文件及评估标准。
③询价。询价就是从可能的承包商那里确定谁有资格完成工作，谁有资格提供所需要的商品，相当于供方资格的确认。这种供方资格的确认，可以从一些行业刊物、供应商的商品目录或者其他渠道获得信息。
这个阶段涉及从可能的承包商那里获取有助于买方确定谁有资格完成所需工作的信息。
某地产公司的新建住宅楼需要一批电梯，于是成立了一个电梯采购项目，项目经理刘先生安排采购员小张询问电梯的价格。小张先从电梯刊物、网上电梯商、电梯专家、附近物业公司询问价格，从而确定A电梯商、B电梯商、C电梯商，进一步收集这些供应商的资质、产品质量、合作的技术能力、生产能力、资金力量、管理能力的信息。项目经理刘先生与小张一起完成了电梯询价工作。
询价阶段，能够基本确定哪些供应商有资格、有实力为采购项目提供所需资源。从而，有助于采购员选择到最优质的供应商。
④渠道选择，从潜在的卖主中做出选择。选择一到两家合适的供应商为采购项目提供物资，为签订合同打基础。
电梯采购项目经理刘先生和采购员小张，通过技术能力、生产能力、资金力量、管理能力等方面综合评估A、B、C三家电梯商，淘汰C电梯商，最终选择A、B两家电梯商作为电梯供应商。
⑤合同管理，主要内容是管理与卖方的关系。合同管理是为了巩固买卖双方的合作关系，确保买卖双方履行自己的职责的过程。合同管理过程一般包括：授权承包商在规定的期限内交货，监督、跟踪供应商成本、进度计划和技术绩效，核实供应商产品的质量，变更控制来保证变更能得到适当的批准，并保证所有应该知情的人员获知变更，根据合同条款规定供应商的供货进度、货款结算方式，采购审计，正式验收和合同归档。
⑥合同收尾，主要内容是合同的执行和清算，包括货款赊欠的清偿。合同收尾是在合同双方当事人按照合同的规定履行完各自的义务后，应该进行合同收尾工作。例如，某开发商在做地基的时候需要一种高质量的水泥，需要已有的水泥供应商提供，如果没有特别说明，那么这种高质量水泥采购合同，往往等建筑物封顶或者工程竣工后才终止。
合同收尾包括工作完成、产品验收和移交、价款结算和争议解决等。合同收尾阶段要把项目上的每个合同都了结。
合同收尾有一种特殊情况，合同提前终止。合同提前终止可能是双方协商的方式达成的，也可能是某一方违约造成的。在合同的终止条款中要明确规定提前终止的责任和权利，以便双方随时终止整个合同或部分项目，而不产生重大纠纷。但是，提前终止的一方要根据合同规定给予另一方支付违约金，并结清所有的账务。
项目采购管理框架的六个过程之间是相互作用的，如果项目需要，每一过程可以由个人、多人或团体来完成。虽然这六个过程分属于项目采购管理的不同阶段，但是他们是互相交织、互相作用的。
项目采购管理是采购管理的重要内容之一，项目采购管理做好了，就能够给企业准时足量地提供原材料、生产设备、服务等多种资源，并提高资源的利用率，还能有效防止采购人员的违纪行为，减少与供应商之间的纠纷。
