1.职能型组织中的流程
大多数组织是建立在职能等级上的,这种组织形式以控制和专业化为基础。为了实现控制,有一条清晰的命令链,工作上报给上级的主管,企业的经营目标通过组织的层级结构一层层向下展开和传递。为了实现专业化管理,岗位职责定义得很狭窄,并有着明确的权力和责任的划分。流程在职能型组织中的流转过程如图 2-3 所示,其中箭头指向表示流程的流转方向和路径。在这种职能型组织中,没有人对整个流程负责,每个部门和岗位只关注流程中与自己相关的活动,流程在各部门之间流转经过多个部门,请示、审批等环节多,迂回反复,效率低下。
图2-3 流程在职能型组织中的流转过程
职能型组织是按照静态的环境来设计的。显然,对于当今快速变化的市场和客户的需求而言,这种组织适应能力差,反应速度慢。
职能型组织中的目标分解,通常是通过组织结构垂直向下分解来完成的。这种方法会把部门的局部绩效从组织的系统绩效中割裂出来,忽略了贯穿于整个价值创造过程的组织目标的一致性。其结果则是部门的局部绩效提升了,而组织的整体绩效却降低了。
因为在职能型组织中创造价值的流程跨越多个部门,而流程的改进一般在部门开展。因此,流程的改进不针对端到端流程,无法确保对整个组织的绩效产生正面的影响,而流程型组织则解决了以上存在的问题。
2.流程型组织特征及构建
流程型组织 (Process-Focused Organization,PFO)站在顾客的立场来考虑问题,而不是基于组织部门目标,按照端到端的方式来组织管理流程。它是关注组织内部的各种跨部门流程的执行情况和结果,以达到最终顾客满意为目的的一种组织。
流程型组织具有几个主要特征。
第一,以流程为管理对象,关注端到端流程。
第二,针对流程设立一个流程主人,即流程负责人,由流程主人负责对流程的管理和改进,并对流程绩效负责。
第三,企业的经营和管理目标及资源通过流程分配给职能。这样保证了各职能与流程的高度一致性,并且能够支撑流程的需要。
流程型组织通过设计岗位来支撑流程而非组织,满足跨职能流程的需求。把创造价值的流程作为关注点,通过流程配置资源、管理绩效。在流程型组织中,有流程负责人对整个流程负责,协调部门、岗位之间的活动,信息的传递路线短、效率高。流程在流程型组织中的流转过程如图 2-4 所示,其中箭头指向表示流程的流转方向和路径。
图2-4 流程在流程型组织中的流转过程
流程型组织构建应从几个方面着手。
第一,需要公司高层高度重视,以流程的观点来看待业务,而不是职能的观点,通过流程配置资源,为客户创造价值。
第二,设立流程管理专职部门,负责流程管理体系的建设和日常管理工作,如流程的梳理、实施、评估、改进和优化。
第三,加强培训和宣传工作,建设良好的企业文化,做好流程管理,建立团队协作的良好工作氛围。
第四,针对流程绩效进行衡量和考核。
第五,根据流程的需要对组织机构进行改善,使组织机构扁平化,减少层级,提高流程运行效率。