在编写岗位说明书的时候，必须遵循以下几点要求：
描述要清晰、简洁。在岗位说明书中，要尽可能清晰而简单地描述岗位的各种情况，使得员工或者管理者能够迅速地明白这个岗位的工作内容和职责。要尽可能避免使用专业术语或者晦涩难懂的语句。
描述要具体。描述要尽可能具体，要详细地指出工作的种类、难易程度，任职者应该具备的技能、能力和素质以及应该承担的责任等。
适时进行调整。岗位说明书的内容可以根据岗位分析的目的以及公司的实际需求进行适当的调整。
除此之外，要在企业内部建立起一个完善的岗位分析系统，企业的高层管理者、部门领导、人力资源部门的相关人员必须组成一个工作小组或委员会，互相配合，共同完成这个任务。
在编写岗位说明书时，要根据不同岗位的情况，编制出最适合的岗位说明书，可参考表1-1。
值得注意的是，整个岗位分析的过程，针对的并不是员工，而是岗位。然而很多人力资源总监却在进行岗位分析的时候，是以现在的人力资源情况为标准，导致岗位说明书偏离了本身应有的特性，缺乏客观性。所以，在编写岗位说明书的时候，不能以当前任职者的条件为依据，而要以岗位实际需求为准。
