企业在建立起采购组织后，就要明确各采购部门和相关人员的职责，把采购工作落到实处。
一、采购组织的职责
采购部是企业对供应商的唯一窗口，也是能对企业客户产生极大作用的组织。它是联结企业客户和供应商的纽带，从总体而言，它具有对内和对外两类不同的职责。对外是选择和管理供应商，控制并保证价格优势；对内是控制采购流程，保证采购质量和交货周期，满足企业生产和市场的需要。
1．采购总部的职责
（1）组织与工作职责的制定。
（2）商品结构的制定（大组、小组、商品群、价格带、品项数等）。
（3）采购作业规范手册的编制与更新。
（4）拟订全国品牌采购条件和年度采购计划。
（5）统一订货与结算商品的处理。
（6）定期召开全国联合采购会议，加强全国采购本部与地区采购部、地区采购部与地区采购部之间的交流。
（7）促进各分店之间的采购交流工作。
（8）开展采购工作的培训与稽核。
（9）协助新开张分店地方性商品的采购。
（10）协调财务部门，确保全国联合采购供应商的“绿色通道”。
（11）辅导各分店的采购工作。
（12）分析各分店商品结构，并给予各分店建议或指导。
（13）协调各分店与供应商之间的矛盾及交易条件。
（14）制定符合公司规章制度，同时满足质量控制和财务制度的采购控制流程，确保公司的采购活动能够满足来自生产部门、市场部门、公司内部的各种采购要求。
（15）通过人员培训和组织调整，控制采购的合同风险和法律风险，杜绝来自公司内外的对采购流程的干扰，提高采购部门的纯洁性。
2．采购部门的职责
（1）供应商（包括寻找新的物料代替品）的调查与选择。通过采购调研做出供应商的筛选、甄别、评价、认证、培养、审核、考察、评审、资料备案等。
（2）与供应商协商对采购最有利的供货条件（包括质量、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货办法、送货期限及送货地点等）。
（3）收集市场信息、价格变化的调查分析，掌握市场的需要及未来的趋势。对市场（国内和国际）的行情有及时的了解，保证公司在采购价格上的优势。在市场状况发生明显变化时能够妥善利用供应商的资源和采取适当战略降低风险，取得竞争优势。
（4）核对请购单所购物料的技术规范和技术标准。
（5）供货商交货时品质、数量的验收、追踪和处理。
（6）询价、洽谈采购条件，填制订购单并签订采购合同。
（7）通过不懈的努力，降低采购运作的成本，提高采购效率，提高内部和外部的客户满意度。
二、采购人员的职责
在市场经济条件下，决定企业成功的根本因素是人，企业采购都要通过采购人员来完成。有的企业每年外购总值高达数亿元甚至数百亿元，只要采购管理工作发生一点疏漏，就可能造成严重后果，可见采购人员的能力和素质对一个企业来说有多么重要。
1．采购经理的职责
（1）在总经理的领导授权下，直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权，对商品政策进行监督。
（2）在企业总体经营策略的指导下，制定符合当地市场需求的营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策。
（3）在遵循企业总体经营策略下，领导采购部门达到企业的业绩及利润要求。
（4）对采购人员进行相应的采购技能培训和提高，清楚地了解采购人员的能力水平，以便促进员工的招聘、调动和提升。
（5）保持与企业各层级的采购人员密切沟通与配合，以保证采购工作的连续性、充分性和完整性。
（6）制定和维护一套信息系统，以保证能清楚地知道应采购什么物料、由谁采购、从哪儿采购、采购的数量及采购成本，完成一些主要物料的谈判和重要的采购环节。
（7）指导和帮助企业各部门的采购人员实现存货控制系统、储配水平、在订货点及一般物料管理工作的管理效益。
（8）负责对供应商的调查、评估，决定与供应商的合作方式。
（9）负责并确保所采取的采购行为符合有关政策、法规和道德规范。
（10）调查研究企业各部门的物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，做到供需心中有数。
总体而言，采购经理需要根据运营整体进度规划，开发或优化现有供应商，并与之签订规范的产品经销合同；及时评估现有供应商的质量和效率，及时优化供应链，降低进货成本。依据采购部的采购需求单及补货单，保障执行采购；将市场上的销售情况反馈给产品经理，为其提供采购建议（互动）；与储运部门沟通接洽，及时理顺流程，保障入库；与财务部门沟通，及时审核、履行付款财务手续；检查并监督本部门是否将财务记录和资料进行归档留存；控制库存在合理的程度内，与供应商协调，及时安排办理调退货，优化库存。
2．采购人员的职责和要求
采购人员的日常工作就是进行采购作业，包括商品的议价、交易条件协商、新商品的引进及议价、商品的配送方式、数量等。
其职责主要包括以下几项：
（1）随时掌握企业各部门的物资需求及各种物资的市场供应状况，熟悉各种物资的采购计划。
（2）对于采购物品，要做到在物美价廉的基础上，尽量选用优质的产品。对于季节性的物资，如果部门尚未提出申购计划，应及时提供样品、信息，供经营部门参考。
（3）努力学习业务知识，提高业务水平，严格遵守企业的各项规章制度，服从上级领导的工作安排。
（4）必须依照采购单进行采购活动，金额超过规定数额以上须经采购经理批准。
（5）采购多种物品时，要分轻重缓急，合理采购。大宗高额物资须经采购中心招标采购，小宗大量物资同申购部门代表一同采购。
（6）严把质量关、价格关，不采购假冒、伪劣、不符合质量要求的商品，及时做好入库报销工作。
作为采购员，在执行工作任务时，清楚地了解自己的岗位职责，可以更好地投入工作。目前各个行业和企业都有自己的采购标准和采购模式，对采购员的要求也不一样。材料、酒店、超市、工厂、药品、服装、原料、工程、物资采购员岗位职责可能都会有所差异，但一些基本的采购员岗位职责是大同小异的。采购员一定要以身作则，做好基本的采购工作。
采购管理一点通
初入职的采购员对于自己的工作职责，不要仅仅浮于表面，要更多的通过实际训练来消化理解。同时在工作过程中，要尽快熟悉岗位职责，然后在此基础上努力提高效率，优化工作任务。这样做不仅有利于自己采购工作的开展，而且对带动同事也会起到积极作用，更容易得到领导的肯定和赞赏。
