中小企业的采购管理

2019年9月2日06:43:03中小企业的采购管理已关闭评论

采购是企业生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配置的设施之购入活动的总称,是企业成本控制的重点。无论是企业管理者还是财务部门,对采购工作存在的风险都应有非常强的敏感性,这不但因为采购是直接影响生产成本的主要因素,而且其过程中往往存在着很高的人为欺诈的可能。

在日趋完善的现代经营管理模式中,企业管理部门越来越注重财务管理和财务运作的有效性,那么,作为中小企业,怎样进行采购管理才能达到预期的效果呢?

一、设立采购监管部门

采购监管部门虽然对企业所有的采购活动进行控制,但它往往并不是一个专门的职能部门,而是一般由企业财务部代为执行采购监管职责。企业财务部是一个综合性的管理部门,具有包括生产物料、工模材料、总务维护、设备维修、办公用品、饭堂伙食及后勤用品等在内的所有采购活动的全面管理的涵盖面,因为公司任何活动都必须以资金作为介质,所以以财务职能来控制公司的全盘采购是再合适不过了。

作为采购管理工作的开始,企业首先应对财务部在采购管理中扮演的角色进行合适的定位。企业管理者在企业组织架构上应赋予财务部作为企业采购监控部门的职能,即财务部负责有关采购政策的制定和采购实务的监控工作。管理者可明确授权:财务部有权对公司任何采购事宜进行质疑、调查、监控和必要的参予,并对不合理或不利于公司利益之采购事项否决或终止(有必要时,报请总经理或管理委员会决定)。财务部也可设专职如采购管理会计,分管采购控制工作(此职位亦可由相应岗位兼任,并直接向财务经理负责),财务部的采购监控工作直接向总经理负责。

二、建立和实施制度化的采购管理程序

建立和实施制度化的采购管理程序,是采购管理工作有效进行的根本保证。采购管理程序主要包括以下六个方面。

(1)规定采购条件。明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任,并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责。

采购物品必须是必需的、不可或缺的,而且经查对无库存。采购物品必须适量,不得超标积压,也不得不可用或根本不需用。采购物品的单价须为掌握内的合适单价,而且力求是最低的单价。

(2)明确分工。企业下辖生产性原材料消耗的装配部和塑胶部等生产部门、工模材料消耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、员工伙食消耗的后勤部等诸多采购部门,为明确采购员的权利和责任,使各采购活动有条不紊并将责任归落到人,必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员。

(3)采购审批权限。所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行,有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜,但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购,但请购单上须注明“急购”字样并说明理由,请购单由总经理补批。

(4)验收职能。任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、发票上签名作实。验收人员由财务部指定或确认。验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符,对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。

(5)退货与索赔。为避免损失,采购回厂的物品如果质量、规格不符,采购部门须立即办理退货,无论货品是否退还给了供应商,均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。凡检验结果为不良品的来料检验报告,品管部应分发至采购部门和财务部,以有效追踪,防止有遗漏退货扣款事项的发生。

(6)货款结付政策。所有采购除零散性或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付外,均采用月结付款方式。不能使用月结的,除小金额或零散性的因供应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外,均由供应商直接到公司财务部收款。禁止采购人员直接办理现金支付事宜。

三、加强和完善采购的环境管理工作

加强和完善采购管理工作的措施主要有以下四项。

(1)加强采购的事前管理,建立完善的材料价格信息档案。为了有效地控制和降低采购成本,并保证采购材料的质量,企业采购员应做好材料采购市场的有关价格信息的收集和整理,及时了解市场行情和动态,并与已在采用的采购价格进行比较和分析,同时进行相应的调整和更新。

(2)建立健全的供应商档案。为全面掌握公司所有供应商的情况并对供应商进行相应的资质考评,应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。

(3)对采购员进行考核、激励和约束,这是防范采购中人为欺诈的有效方法。采购员是采购的实际实施者,在采购过程中起着至为重要的作用,因此,企业一定要注重考核采购员的职业素养,以企业制度约束其行为操守,以减少工作中弄虚作假和损公肥私行为的发生。二是注重考核采购员的专业能力,一个合格的采购员既要熟悉公司的生产运作和物料存储情况,又要了解物料的本身属性、市场行情等情况,这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用或根本不可用的材料,避免公司蒙受不必要的损失。

(4)选择合理的采购方式。对于不同资质、不同类型的材料,选择合适的采购方式是降低采购价格的良好途径。

对于大宗材料采购,实行公开竞争招标的方式,往往能通过供应商的相互比价,达到采购成本最低、质量最好的采购目的。对于持常性的材料采购,可选择信誉佳、配合能力好的供应商,与之订立长期合同。与诚实、信誉佳的供应商合作不仅能保证供货质量和交货时间,而且能得到付款及价格等方面的优惠。

为了以最低的价格取得最优质的材料,在价格确定前,采购员必须先调查市场行情。所有采购应有三家或三家以上供应商报价,并与供应商价格档案进行比较核实,而且经财务部认可。

四、对采购工作进行严格的日常控制

对采购工作进行日常控制的措施主要有以下三点。

(1)事前批准,并严格按采购审批权限执行。所有采购必须事前获得批准,未经计划并报审核和批准,不得采购。

(2)各种采购须及时结算。对于采购员持有大笔企业现金流且未进行清结的情况,规定所有采购员经手的现金采购,必须于采购发票日起规定日内到财务部报账结算并进行款项清结,报账程序按财务部相关报账规定办理。对于月结供应商货款有跨月或遗漏入账情况,规定月结供应商的送货单经验收入库后,由采购员分类整理并于翌日规定时间前送采购管理会计。月结供应商账单由采购管理会计整理并进行会计处理,月末统一编制《应付账款明细表》,并送财务经理审核认可。

(3)召开采购管理会议。针对采购工作中存在的问题、有关采购管理的政策修改或更新、重大的采购事项等,财务部可定期或不定期主持召开采购管理会议。采购管理会议可以固定在每个月月末举行,也可以根据需要临时性地召开。一般由财务经理主持,各采购部门参加,有必要时请总经理及相关主管人员参加。

按照以上四项要求,让财务部同时作为公司所有采购活动的监控部门正式进入采购管理角色,将会有效改善中小企业的采购管理工作。

总之,采购管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作,是企业内部控制的关键控制环节之一,具有长期性、持续性、系统性和过程性,不可操之过急,也不可能一步到位,只有持之以恒、毫不松懈地进行,才能取得应有的绩效。

采购管理一点通

当企业将采购活动按流程细分之后,控制采购过程就变得相对简单。所有市场调查、货比三家、讨价还价的信息资料都必须按规定上报存档。合同管理、供应商管理更是只能加强,不能放松。除了货物验收、品质检验、生产反馈在严密监督采购活动成果之外,企业还要另设监察审计部门进行重点监控。所有采购人员的所有采购活动都在双向监督之下。

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