根据呼叫中心采用的技术状况,可以将呼叫中心的发展历程分为4个阶段。
1. 第一代呼叫中心——人工热线电话系统
如前所述,第一代呼叫中心起源于20世纪30年代,此阶段的呼叫中心的主要作用是咨询,将客户的呼叫转移到应答台或者专家处,由应答台或者专家回答客户的问题。由于当时的通信技术和计算机技术还比较薄弱,第一代呼叫中心是一个由两人或更多人组成的、在一个特定地方用专用设备处理电话业务的小组。而内部的工作人员就是通常所说的呼叫中心代理(人)。一个呼叫中心可以只提供信息接收服务(呼入电话中心),或者只提供信息发送服务(呼出电话中心),或者是一个混合式呼叫中心(兼具呼入和呼出功能)。第一代呼叫中心还是人工操作为主,故多称之为人工热线电话系统。
第一代呼叫中心的特点:硬件设备为普通电话机或小交换机(排队机),造价低、功能简单、智能化和自动化程度低、技术含量低、人工成本大,一般仅用于受理客户投诉和咨询,适合规模小或业务量小、客户要求不高的企业使用。目前,许多规模较小、无力正式设立呼叫中心的企业都倾向于采用这种方式。第一代呼叫中心的缺点是:由于没有采用CTI技术,因此只能提供人工服务,客户的来电无法转接,网络及操作系统落后。由于基本是人工操作,对座席员的要求相当高,而且劳动强度大、功能差,已明显不适应时代发展的需要。
2. 第二代呼叫中心——交互式自动语音应答系统
随着计算机技术和通信技术的发展,随着要转接的呼叫和应答的增多,第一代呼叫中心已明显不适应时代发展的需要。因此,功能完善的第二代呼叫中心系统应运而生。第二代呼叫中心开始建立起IVR系统,这种系统能把常见的、由人解答的问题交由机器,即“自动话务员”来应答和处理。
第二代呼叫中心的特点:广泛采用了计算机技术,如通过局域网技术实现数据库数据共享;语音自动应答技术用于减轻话务员的劳动强度,减少出错率;采用自动呼叫分配器均衡座席话务量、提高客户的满意度等。
但第二代呼叫中心也存在一定的缺点:它需要采用专用的硬件平台与应用软件,还需要投入大量资金用于集成与客户个性化需求,灵活性差、升级不方便、风险较大、造价也较高。
3. 第三代呼叫中心——兼有自动语音与人工服务的客户系统
随着业务量的不断扩大,原有的呼叫中心越来越难以满足企业的要求。企业迫切需要一种能与技术发展保持同步的呼叫中心。他们希望传统的呼叫中心进一步发展成为可以提供一流服务以吸引客户并增强现有客户忠诚度,最终为企业带来丰厚利润的“客户联络中心”。
与第二代呼叫中心相比,第三代呼叫中心采用CTI(computer telephony integration)技术使计算机网和通信网融为一体,实现了语音和数据同步。它主要采用软件来代替专用的硬件平台,由于采用了标准化的通用软件平台和通用硬件平台,使得呼叫中心成为一个纯粹的数据网络。
第三代呼叫中心的优点:采用通用软硬件平台,造价较低;随着软件价格的不断下调,可以不断增加新功能,特别是中间件的采用,使系统更加灵活,系统整合度更高,系统扩容升级方便;无论是企业内部的业务系统还是企业外部的客户管理系统,不同系统间的互通性都得到了加强;同时还支持虚拟呼叫中心功能(远程代理)。
4. 第四代呼叫中心——网络多媒体客服中心
近年来,随着Internet的崛起以及数据、话音和视频传输网络三网合一的技术发展,给呼叫中心的应用带来了新的空间,呼叫中心的服务内容、服务方式、服务技术和服务领域发生了巨大的变化。用户可以通过电话机上的按键来操作呼叫中心的计算机。第四代呼叫中心很大程度上是为Internet用户服务的,其功能更加强大,应用范围也更加广泛。
第四代呼叫中心的特点:在接入方式上集成了Internet渠道,实现接入和呼出方式的多样化,使用户可以用各种方便快捷的方式(电话、传真、计算机、手机短信息、WAP、寻呼机、E-mail等)与呼叫中心客户代理人进行沟通和交流。同时也实现了多种沟通方式之间格式的互换,诸如文本到语音、语音到文本、E-mail到语音、E-mail到短消息等的自由转换。语音自动识别技术可自动识别语音,并实现文本与语音自动双向转换,即可实现人与系统的自动交流。基于Web的特点使之能完成Web call、独立电话、文本交谈、非实时任务请求。
其设计重点主要集中在应用层面上,而不是硬件(如PABX)上,因此更能适应企业的要求,更有效地配合企业客户关系管理CRM的进程;第四代呼叫中心系统采用了开放式的设计(open system),大大提高了系统的灵活性,同时加强了与其他系统的整合性。
从目前的情况看,这四代呼叫中心,在我国企业中并存着,但第四代是发展方向。