管理的职能就是指管理活动的职责和功能。
它是管理主体对管理客体在管理过程中施加影响的具体体现,是涉及管理者职务和管理机构功能的依据。 管理的二重性决定了管理具有两个基本职能,即合理组织生产力的职能和维护社会生产关系的职能。
而这两个基本职能的实现,必须依赖于管理的一些具体职能。
有关管理的具体职能, 目前管理学界普遍接受的观点是管理具有四大具体职能,即计划、组织、领导和控制的职能。
1.计划
计划就是对组织未来的活动以及为了资源供给与使用所进行的一种预先的筹划。 “凡事预则立,不预则废” ,现实生活中,无论人们从事哪项活动,在活动之前都要首先有个计划,预先决定要做什么(What)、 为什么去做(Why)、由谁去做(Who)、 在什么地方做(Where)、什么时候去做(When)以及如何去做(How)等问题,这也是人们常说的5W1H。 这样才能保证活动有条不紊地进行。
计划是管理的首要职能,计划工作主要包括以下内容:
(1)研究活动条件。
活动条件研究包括组织的外部环境研究和内部条件研究两部分。组织的外部环境研究是分析组织活动的环境特征及其变化趋势, 了解环境是如何从昨天演变到今天的,以找出环境变化的规律,并据以预测环境在明天可能呈现的状态。 组织的内部条件研究主要分析组织内部对各种资源的拥有状况和对这些资源的利用能力。
(2)制定经营决策。
活动条件研究为组织活动决策的制定提供了基本依据。对企业这种经济组织来说,在活动条件研究基础上制定经营决策,就是根据这种研究所揭示的环境机会和威胁以及组织在资源拥有和利用方面的优势和劣势,确定组织在未来某个时期要达到的总体目标和实现目标的规划方案。
(3)编制行动计划。
确定了组织未来的活动目标和规划方案以后,还要详细分析为了落实这种决策,组织需要采取哪些方面的具体行动,以及这些行动对组织内各部门、各环节未来时期的工作提出的具体要求。 编制行动计划的目的就是将决策所确定的目标在时间上和空间上分解落实到组织的各部门、各环节,对每个单位和每个成员的工作提出具体要求。
2.组织
组织是管理者创建一个有助于实现组织目标的工作关系结构,以使组织成员能够共同工作实现组织目标的过程。
组织职能是保证计划有效执行和组织目标得以实现的一种功能。 任何一项决策或计划的实施,只有建立在一个高效协调的组织基础上才能取得预期的效果。
组织职能一般包括以下几个方面:
(1)设计组织结构。
组织结构设计首先需要在组织任务目标分解基础上将各部分需要分工开展的工作落实到具体的承载者,同时设计出机制和手段来确保执行具体工作的个人和单位能够密切配合,协调行动,使个体或局部的力量整合成为组织整体的力量。 组织结构指的就是能够界定组织中所进行活动的分工和协作关系的一种框架。
(2)配备人员。
即根据各岗位(职位)所从事工作活动的要求,以及组织所拥有员工的素质和技能特征,将适当的人员安置在适当的岗位上,以便使适当的工作能由适当的人去从事。
(3)运行组织。
即向配备在各岗位上的工作人员发布工作指令,并提供必要的物质和信息条件,从而使组织按设计的方案运行起来。
(4)变革组织。
指对组织运行的过程进行监控,根据组织活动开展的状况以及组织内外环境变化的情况,研究和推行必要的组织变革。
3.领导
领导是指管理者利用组织所赋予的职权和自身的影响力去指挥、影响、激励组织成员,为实现组织目标而努力工作的一门艺术性很强的行为活动。 领导职能主要包括: 领导影响力的运用、领导方式的选择、 对下属的激励和有效沟通等。 一个管理者要对组织进行有效的领导,科学的运用领导职能是极其重要的。 当然不同管理层次、 不同职能部门的领导内容及其侧重点有所差异,但是,管理者必须具有与其从事领导工作相应的领导素质和领导艺术。 这是发挥领导职能必不可少的。
4.控制
控制是为了保证组织各部门、各环节能按既定的计划开展工作,从而实现组织目标的一项管理监控活动。 其内容主要包括: 根据计划标准, 检查各部门、各环节的工作情况,判断其工作结果是否与计划要求吻合以及存在的偏差; 如果存在较大的偏差, 则分析偏差产生后对业务活动的影响程度及偏差产生的具体原因;在此基础上,还要有针性地制定并实施纠正偏差的措施,以确保组织计划和目标有效实现。
