实施六西格玛的首要任务是把六西格玛主题和实践贯穿于组织的日常管理,设置能承担相应职责的组织人员,以及设计适用于六西格玛开展的组织结构,在组织中形成六西格玛组织体系,确保流程的科学性和合理性。
企业顺利实施六西格玛管理的前提是创建一支致力于流程改进的专家团队。六西格玛团队由高层领导、倡导者、业务负责人、黑带大师、黑带和绿带构成,六西格玛团队成员权责分明、来自各个岗位,并经过六西格玛的专门培训,具备较高的技术水平和较强的组织能力,可为六西格玛管理提供组织上的保障。
1.高层领导
高层领导的支持、参与、高度认同及卓越领导是组织“自上而下”坚定不移地进行改革,并成功推行六西格玛管理的根本动力和关键因素。
2.倡导者
倡导者一般为组织中层以上管理人员,或者是组织六西格玛管理领导小组成员,是六西格玛管理的重要角色。其通常基于战略层面对六西格玛进行全面的战略部署、目标确定、项目策划、资源分配与过程监控,并最终对六西格玛活动整体负责。
倡导者的核心任务包括:充分认识变革,为六西格玛确定前进方向;发起和支持黑带项目,确认和支持六西格玛管理全面推行,制定战略性项目规划;决定“该做什么”,确定任务的优先顺利;合理分配资源,提供必要的支持;消除障碍;检查进度,确保按时、按质实现既定目标;了解六西格玛管理工具和技术的应用;管理和领导业务负责人、黑带大师、黑带。
3.业务负责人
成功的六西格玛项目需要配备相关业务负责人,六西格玛项目的顺利进行离不开其的协调与帮助、支持与配合。此外,还需要为六西格玛项目配置财务代表,对项目潜在收益、解决方案成本收益及项目成果收益等进行全面评估。
业务负责人不需要独立完成项目,在六西格玛管理中他们的职责是:达成对六西格玛的共识;协助选择黑带、绿带;为黑带、绿带提供资源支持;关注黑带、绿带项目的实施过程;协调管辖范围内的黑带、绿带项目,保持与业务方向的一致性;确保过程改进能够落实,保持改进成果。
4.黑带大师
黑带大师一般由具有工科或理科背景,或具有较高管理学位的人担任,是组织实施六西格玛项目的主要技术负责人,是运用六西格玛管理工具的高手,他们是全职人员,“自上而下”实施持久而根本的变革。
黑带大师的核心任务包括:担任六西格玛方案专职培训师,为黑带学员传授六西格玛管理及统计方面的知识;帮助倡导者、管理者选择合适的人员,协助选择和实施能获得潜在利润的改进项目;为参加六西格玛项目的黑带提供指导和咨询;作为指导者保证黑带及其团队始终在正确的轨道上,能够顺利地完成工作;指导和协助黑带及其团队在六西格玛改进过程中完成每个步骤的关键任务;在收集数据、统计分析、设计试验及与关键管理人员沟通等方面为团队提供意见和帮助。
5.黑带
黑带作为企业推行六西格玛管理的中坚力量,来自企业的各个部门,是六西格玛管理过程中最重要的角色,他们的努力程度和技术水平直接关系企业推行六西格玛管理的成败。黑带专门负责企业的六西格玛改进项目,要同时具备技术和管理两方面的才能。首先,要对六西格玛项目改进流程非常熟悉,且能够灵活应用六西格玛管理的工具和方法。其次,要有较强的组织与协调能力,能够激励一线员工的积极性和创造性,具有一定的实践工作经验,善于解决复杂问题,带领团队迅速实现改进目标。黑带的主要任务如下。
(1)领导。在倡导者和黑带大师的指导下,进一步界定六西格玛项目,根据项目需要成立项目改进团队,带领团队运用六西格玛方法完成项目。
(2)策划。制订项目的具体实施计划,决定项目每一步骤需要完成的任务,包括组织跨职能工作。
(3)培训。具有培训技能,为项目团队成员提供六西格玛战略、工具及技术应用的专门培训与辅导。
(4)辅导。为组员提供一对一支持,带领绿带队员快速有效地实现改进目标。
(5)传递。通过各种形式的培训、案例研究、工作座谈会和交流活动,将新的战略和新的工具方法传递给团队的其他成员。
(6)发现。在组织的内部或外部(如供应商和顾客等)寻找运用新战略和新工具方法的机会,与黑带大师一起确定有价值的项目,解决相关资源问题。
(7)确认。通过与其他组织合作,发现新的商业机会。
(8)影响。拥有良好的人际关系和组织技巧,让团队始终保持高昂的士气与稳定的情绪。
(9)总结。对六西格玛项目进行总结,向最高管理层提供项目报告,并在组织内部公开进行交流、分析和汇报。
每个成功的六西格玛项目都离不开黑带的不懈努力,从六西格玛项目的最初启动到最终结束黑带要时刻保持警惕,以免走向错误的方向。从开始组织、管理、指导一支特定的六西格玛团队开展工作,到工作过程中的持续跟进、管理团队进展,直至项目最后成功,都需要黑带具有一定的管理和技术才能。因此,成为一名合格的黑带,必须拥有以下几项技能。
(1)管理和领导能力。黑带必须基于权力和职责指导项目的执行,要发挥管理能力和领导才能,熟练运用项目管理方法和技巧。
(2)决策能力。在六西格玛项目中,黑带要做无数次的决策。为制定可靠、及时的决策,黑带必须随时掌握和了解项目的每个方面,平衡成本、时间和效果。
(3)团队建设和谈判。黑带必须与不同的人建立持久的联系,如上层管理者、顾客、组织的关键股东、团队成员、项目倡导者及供应商等。一个优秀的黑带必须经常与上级领导沟通和谈判,使六西格玛项目获得优先权。
(4)项目管理能力。与其他项目管理活动相同,六西格玛项目管理包括目标建立、项目细化、绘制工作流程、任务调度、成本预算、协调团队、组员沟通等,黑带必须有效策划和高效行动,平衡项目规划和进度安排,这是项目成功的关键。
(5)关注全局。一个成功的黑带要能够统筹项目的所有方面,如果对细节过分关注,则可能影响对项目的整体判断。
(6)沟通和人际交往能力。这里的沟通是指把项目活动的内容和结果,及时向相关人员进行传递和反馈。作为项目领导,黑带必须具有一定的人格魅力:诚实、有能力、可信赖、有包容心,与项目倡导者和组织的主要相关方建立良好关系,将不同背景的人员组成一个团队。
6.绿带
绿带是六西格玛管理中人数最多、最基本的力量。绿带接受六西格玛技能培训的项目与黑带类似,但层次略低。在实施六西格玛管理的企业中,有很大比例的员工都接受过绿带培训,他们把六西格玛的新概念和工具带到了企业的日常活动中。
绿带的职责是提供相关过程的专业知识;建立绿带项目团队,并与非团队同事进行沟通;促进团队观念改变;把时间集中于项目;执行改进计划以降低成本;与黑带讨论项目执行情况及后期项目;保持高昂的士气。