供应商管理库存(VMI)的实施步骤
1)确定目标
确定VMI的目标,根据企业的不同情况,目标的确定可以从以下几个方面着手:降低供应链上产品库存,抑制“牛鞭效应”;降低买方企业和供应商成本,提升利润;增强企业的核心竞争力;提高双方合作程度和忠诚度。
2)建立客户情报信息系统
实施VMI,首先要改变订单的处理方法,供应商和客户一起确定供应商的订单业务处理过程中所需要的信息和库存控制参数,然后建立一种订单的处理标准模式,最后把订货、交货和票据处理各个业务功能集成在供应商处。要有效地管理客户库存,供应商必须能够获得客户的有关信息。通过建立客户情报信息系统,供应商能够掌握需求变化的相关情况,把由客户进行的需求预测与分析功能集成到供应商的系统中来。
3)建立销售网络管理系统
供应商要很好地管理客户库存,就必须建立起完善的销售网络管理系统,保证自己的产品需求信息和物流畅通,为此,必须保证自己产品信息的可读性和唯一性,解决产品分类、编码的标准化问题,解决商品存储运输过程中的识别问题。目前,我国大部分的企业都实施了MRPⅡ或ERP系统,这些软件系统都集成了销售管理的功能。通过对这些功能的扩展,可以建立完善的销售网络管理系统。
4)建立供应商与客户的合作框架协议
实施VMI的双方要达成一致的目标,就要明确各自的责任和义务,事先对实施的具体细节用一个框架协议确定下来,确定应用模式、订单的业务处理流程,设定库存控制方式、信息的传递方式、费用如何分摊等。这个框架协议由双方共同监督实施,双方根据VMI具体运行状况,经过协商对框架协议条款进行修改,消除不合理环节,减少浪费。
还要对相关的违约责任进行规定,如供应商错发货或延迟供货引起的损失和费用如何承担;如果用户信息系统出错,提供的错误信息导致供应商出错,损失费用如何分摊;如果用户取消订货但由于信息系统或沟通渠道的原因,导致供应商已经送货,谁对这批存货负责等。
5)组织结构的变革
实施VMI后,为了适应新的管理模式,需要对组织机构进行相应的调整。供应商要建立一个VMI职能部门,负责对VMI服务(负责库存控制,库存补给和服务水平)的监控和维持与客户之间的关系。