岗位分析的过程可以分为四个阶段（见图1-1）：先是准备阶段，了解并搜集相关的信息；其次是调查阶段，对各种因素进行全面调查；然后是分析阶段，对已掌握的信息进行分析；最后是反馈阶段，对全部工作进行总结。这四个阶段之间有着非常紧密的关系，它们互相联系着，又对彼此产生影响。
准备阶段
在进行岗位分析的时候，人力资源总监首先要进行充分的准备工作。
首先，确定工作岗位：人力资源总监要确定每一个岗位在部门中的作用及其在企业中所处的位置。
其次，搜集工作岗位的具体情况：为了实现岗位分析的总目标，人力资源总监要对每个岗位的具体情况进行资料搜集，初步了解该岗位，并将最为关键的部门进行记录，从而掌握相关基础数据和资料。
为了确保能够系统而全面地搜集到所有岗位的详细情况，人力资源总监还需要设计一些条目清晰的信息搜集表格。岗位的基本特征一般包括员工应该做什么，需要怎样做以及为什么要这么做，员工需要具备怎样的资格条件等，对这些信息人力资源总监要在表格中一一罗列清楚。
再次进行岗位分解：人力资源总监要根据岗位分析的任务对岗位进行分解，以便于逐项完成，最后汇总到一起。
最后组建工作小组：根据以上分析得出的结论组建工作小组。
人力资源总监还要负责对岗位分析人员进行相关培训，使他们能够迅速掌握岗位分析的工作内容和具体的执行方法。
调查阶段
在调查阶段，人力资源总监的主要任务就是根据事先拟好的调查方案，对各个岗位的工作内容、工作过程以及工作环境等信息进行深入的调查研究。在这一阶段，人力资源总监应采用最为广泛的访谈法和问卷调查法，除此之外，还可以结合亲身体验法、关键事件法、工作日记法以及现场观察法等调查方法。
分析阶段
在岗位分析的过程中，最为关键的一个环节就是第三阶段——分析阶段，这一阶段要对第一、第二阶段调查得出的结果进行详细分析，并整理出一个比较简单的岗位说明书。
反馈阶段
反馈阶段主要是对岗位分析所得出的结果进行检查、反馈，如果发现存在问题要及时修正，把工作的误差降到最小，在此基础上形成一份比较详尽、科学的岗位说明书。
很多企业的人力资源总监总是忽略这个阶段的工作，造成岗位说明书出现许多失误或漏洞，引起了人力资源管理工作的混乱以及员工的抱怨、不满，导致员工出现消极怠工等负面情绪。人力资源总监必须知道一点：在此之后所进行的人力资源管理工作都要以岗位说明书为基础，岗位说明书就像是一座高楼大厦的地基一样，只有把地基夯实了，万丈高楼才能平地起。
