在沟通过程中，由于主观因素和外界干扰及其他原因，经常出现信息被丢失或被曲解，使得信息的传递无法正常进行，或不能产生预期效果的现象，即沟通障碍。
从沟通障碍形成的原因来看，大致有以下几个方面。
1.过滤
过滤指发送者有意操纵信息，以使信息显得对接收者更为有利。例如，一名下级告诉其上级的信息都是上级想听到的东西（如报喜不报忧），这名下级就是在过滤信息，这就妨碍了上级了解事件的真相。这种现象在组织中是经常发生的。
由于传达和汇报是组织经常使用的沟通方式，所以，组织中纵向的层级越多，过滤的机会就越多，信息每经过一次传达就可能多一层丢失和错误，造成信息失真，对沟通效果影响很大。有研究表明，一般来说，信息每经过一个中间环节就要丢失30% 左右的内容。
2.选择性知觉
知觉，即各种感觉（如视、听、触、摸、嗅）的复合。选择性知觉指的是在沟通中，接收者会根据自己的需要、动机、经验、背景及其个人特点有选择地去接收信息。解码时，接收者还会把自己的兴趣和期望带进信息之中。
实际上，人们经常是在有选择地接收信息，其主要原因是每个人的生理、心理、生活经历、知识背景以及所处环境等因素都会影响人们的知觉过程。
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心理学家认为：人们一般不太重视与原来看法、期望和价值观不一致的信息，而重视从一个不太可靠的来源得到的、比原来期望要好的坏信息。
如果从某个来源得到的信息与过去的期望相比一样坏，这个信息来源就不大可能受到重视；如果这个信息比原来期望的还要坏，其来源更加不会受到重视。
选择性知觉的理论表明，我们看到的并不是事实，而是把我们所感知到的事物进行解释之后得到的结果称为事实。
3.情绪
沟通主体与沟通对象在情绪、心理等方面的因素也会影响沟通的顺利进行。例如，如果发送者在接收者心中的形象不好，接收者对其存有偏见，则后者往往会戴着有色眼镜来对待前者所讲述的内容，诸如不愿意听、不予理会或专挑毛病、拒绝接受。这就是一位对管理者心存偏见的下级为什么很难理解、接收管理者的正常沟通信息的原因所在。
4.语言
语言障碍指的是语言表达不清、使用不当或是接收者错误理解造成沟通不畅。
不同的背景、词语的多义性、语言的完整性不同，都会引起沟通不畅。如当新领导发表就职演说“我们应该以新的姿态去迎接新挑战”时，有人可能理解为领导的决心，有人可能理解为套话、空话，有人可能视之为组织调整的信号，有人或会认为这是对原有状况的批评，当然，也可能这句话本身的确包含了这些意思。
另外，方言差异也是一种常见的语言沟通障碍。例如，南方人讲话，北方人听不懂。所以在现实生活中，由于语言表达不准确，或是用词不当，或是接收者理解上的不同而导致信息失真的现象时有发生。
5.地位冲突
在一个组织中，人们在地位上的差异或身份的不同也有可能成为妨碍沟通的因素。
大量研究表明，人们之间自发的沟通往往发生在同地位的人之间。例如，员工与员工之间、一般管理人员之间等，因为同地位的人进行沟通，双方往往没有压抑感，不会担心因说错了什么而受到损害，而与地位有差异的人之间进行沟通，则可能存在压抑感。
一般来说，地位高的人对地位低的人沟通是无所顾虑的，而下级对上级沟通时往往有顾虑。这样就使得一个领导者不容易得到充分而真实的信息。特别是当领导者不愿意听取不同意见时，必然堵塞言路，使下级保持沉默或报喜不报忧。
小提示
人们经常根据一个人地位的高低来判断沟通的信息的准确性，并倾向于相信地位高的人提供的信息是准确的，即不重视信息本身的性质，而是看重信息提供者或接收者。一个人的地位高，那么其所传递的信息似乎就是正确的、可信的；一个人地位低，其信息也将跟着打折扣。
再者，有的人会表现出愿意同地位较高的人进行沟通，而对地位较低的人的意见不重视，甚至否定，如果下级觉察到这种态度，自然会给沟通带来不利的影响。
6.沟通焦虑
有效沟通的另一个主要障碍，是一些人总有某种程度的沟通焦虑或紧张。例如，口头沟通的焦虑者发现自己很难与其他人面对面进行交谈，或当他们需要使用电话时会极为焦虑，因此，他们会依赖于备忘录或信件传递信息，即使打电话这种方式更快、更合适。
研究表明，口头沟通的焦虑者会回避那些要求他们进行口头沟通的情况，有的甚至为了把沟通需要降到最低限度而扭曲了工作中的沟通要求。
7.其他
除了上述情况之外，形成沟通障碍的原因还有以下一些。
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有数据表明，5%～20%的人存在着不同程度的沟通焦虑，他们害怕在人群中讲话，缺乏沟通技术。因此，能否正视有效沟通的困难，并能适时掌握运用良好的沟通技巧，已成为衡量领导者水平的重要尺度之一。
（1）条件不清造成理解各异。例如，每一项政策、制度、办法都有一定的条件，都有一定的前提和假设。我们在传达信息时往往只注意传达信息本身，而忽视这些条件（要么没有予以研究，要么未曾传达）。
（2）要求不明，渠道不畅。有的领导并不清楚为了完成组织的任务和做出正确的决策自己需要哪些信息。如果没有明确的设计，组织的沟通渠道就必然呈现自发的无组织状态，以至于别人提供的信息不需要，而需要的信息又没人提供。
（3）地理障碍、沟通困难。一个组织机构庞大，地理位置分散，相距较远都会引起沟通困难，虽然有网络、电话和文件联系，但缺乏面对面的沟通。这也是沟通的一大障碍。
