认真把握沟通的13个要点

2019年9月15日18:38:23 认真把握沟通的13个要点已关闭评论

那些在事业上获得较大成就的人,大多有着良好的人际交往和沟通能力。

玛丽是美国SMZ公司的总经理,她是一位很有个性的女强人。在工作上,她热情高,能力也很强,并且年轻漂亮,充满着一种健康向上的朝气。

在事业上,她是一位十分成功的企业家。她身上最大的优点就是总能够那么谦虚地关心他人、体贴他人,从不刻意地去表现自我的优越感,对下属更是如此。

一位曾经采访过她的记者这样生动地描述道:“不管你来自何方,只要有机会和她相处,她总会将你当成是她唯一的重要客人。当你和她说话时,她的眼神和语言总会让你忘记自己面对的是一位声名显赫的女企业家,而更像是面对一位与你亲密相伴的朋友。她会非常认真地倾听你的意见,让你大胆地发表自己的意见和观点。倘若有别人在场,她并不会因为你只是一名年轻的业务员、打字员或是秘书而怠慢你,她仍然会热情地对待你,就好像你是她的一位朋友一样。”

正是这种善于与人沟通的优点,弥补了她身上的一些缺点,她才能够取得巨大的成就。

身为管理者,需要每时每刻都与下属进行沟通,如果想取得理想的效果,就应当把握好下面13条有效沟通的基本原则。

1.尽量避免采取撒手不管的态度对待下属

假如管理者想要下属认真对待自己下达的任务并严格地遵照指令执行,那么偶尔开个玩笑是无伤大雅的,但是要清楚并准确把握那些非常重要的事情。不管对什么样的事情,管理者都不能够采取撒手不管、听之任之的态度去对待下属。

2.要注意自己的言辞

在公司里,大多数员工都已接受了这样的事实:作为一位管理者,他的工作就是传达指令。因此,由此引发的争吵往往并非下属有意要去挑战管理者的权威,而有可能和管理者传达命令的方式有很大的关系。所以,管理者必须选择那些能够清楚表达自己思想的言辞和语调来对下属发布命令。

3.不要假设下属已经理解了自己的意图

作为一名管理者,需要鼓励下属多问问题,并且耐心地向他们解释这些问题。要学会通过重复或演示,巩固、加深下属对你所下达命令的理解和把握。

4.要及时进行信息反馈

要给那些抱怨管理者指派工作不得当的下属提供足够的反馈信息的机会。身为管理者,要在有时间纠正前先去了解下属的抵触和误解是什么原因造成的。

5.别为了显示自己的权威而去争吵

假如管理者的头脑中存在比较典型的“我要让你看看到底谁是上司”的想法,那么很快就会将组织闹得不可开交,争吵也就不可避免。身为管理者,要努力想方设法把自己和下属的注意力都集中到那些必须面对的问题上去,而不应该在无关紧要的事情上大费口舌。

6.请不要发出太多的命令和指示

假如滥用指令,管理者就会自食其果,因此要对发出的命令有所选择。比较正确的做法是,命令一定要简短、中肯。假如可能的话,可以等到下属完成一项命令之后再将另一个命令下达。

7.提供恰如其分的材料

不同工作所要求的复杂程度不一样,员工所需要的材料也会不一样。在有经验的下属看来是不必要的材料,可能恰恰是新员工渴求的非常有利的材料,领导者必须对此加以考虑。也就是说,要针对不同的对象有选择地为他们提供开展工作所需要的材料。

8.要防止下达的指令不一致

管理者应该经常做的一件事情,就是要去搞清楚在自己打算向下属传达一项指令时,临近部门的管理者是不是正在告诉他们另一项指令,而且这个指令与你传达的可能有所不同。除此之外,对下属所传达的指令不能在时间和对象上存在相互矛盾的现象,而是必须要保持一致,避免自相矛盾。

9.不要仅仅选择那些比较配合的员工

有的人天生就是非常适于合作的,而有的人则并非每次让他们做事都非常乐意。你要记住,不要让情愿干的人超负荷进行工作,而忽视那些不想办事的人,这是避免产生对抗的好方法之一。

10.尽量不要去批评别人

通过让下属完成让人不快的工作来对他们进行惩罚,是一种非常冒险的行为,管理者要尽量避免这样去做。因为每一名员工都有权希望分配给自己一些合理的工作,即使管理者非常怨恨他们中的某一个人,也不应用这种冒险的方式来对待这个人。

11.要学会倾听

作为一名管理者,必须要明白倾听的必要性。弄清楚员工引起你注意的真实意图,他们的想法很有可能和你大相径庭。所以,管理者首先应该注意的是不要假设任何事情。不要猜测别人会对你说些什么,并且不要让员工感觉到你了解他想要说的事情,即使你真的知道这件事。

与此同时,管理者也不要随意打岔,而要让人将话说完。如果你的确很忙,那就要么限定时间,要么再找其他的时间,以保证你能够了解整个事情的来龙去脉。

12.别反应太快

管理者对于听到的事不要急于回答,避免仅仅由于事情没说清楚或是用词不当而感到烦恼。在理解他人的看法时,你的耐心将会让你受益良多。

13.不管怎样,认真倾听不应该取代明确的回答和行为

如果感觉到员工正在不着边际地和你说话,你可以用机智的提问来将话题引回到主题上面。假如员工对任务的真正目的以及组织的政策理解并不正确,你就要想方设法使其明白。当集体讨论陷入毫无意义的闲聊时,你必须撇开话题并采取适当的措施。当员工给你出难题,并且真正的用意是想让你用你的知识与经验来解决它时,你应该直接给予回答,并对他的态度予以肯定。

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