信息系统的结构是指信息系统各个组成部分之间相互关系的总和,它反映了信息系统各部分之间的关系及信息系统建立的指导思想。 由于信息系统是一个复杂体,信息系统的建设又需要一个漫长的时间过程,因此从不同的侧面观察和理解,信息系统构成了多种结构形式
(一)信息系统的物理组成
如果想了解一个组织机构的信息系统,通常首先要了解系统的物理组成部分。一个组织机构的信息系统所要求的物理成分有硬件、软件、数据库、操作规程和操作人员。
硬件指的是系统中的计算机及有关的设备。 硬件是数据输入、输出、存储、通信和运算处理等功能实现的基础。
软件是一个广义的概念,是指那些指挥硬件运行的指令。 软件主要分为系统软件和应用软件两大类。
数据库包括应用程序要使用的所有数据及其管理系统。一组独立存储的数据通常被称为文件。 数据库可通过各种存储介质(计算机磁带、硬磁盘组、软磁盘等)来存储数据,这些介质作为辅助存储器使用。
操作规程通常以手册或说明书等方式出现。 系统需要的操作规程主要有以下三种:
(1.)用户指导说明书(供系统用户在记录数据、 利用终端输入或检索数据、使用输出结果等场合使用)。
(2)数据准备人员准备输入数据时的指导说明。
(3)计算机操作人员操作用的指导说明。
(二)管理信息系统的层次结构
企业的管理活动分为战略计划、管理控制计划、业务计划和控制三个层次,分别对应于战略决策、战术决策和业务决策三个决策层次。 战略计划的内容包括确定企业的目标、政策、总的指导方针、路线和新产品开发的策略等;
管理控制计划的内容包括制定生产大纲、营销策略、财政预算等; 业务计划和控制的内容包括在财政预算的制约下有效地和高效率地使用现有设备和各种资源进行各项业务活动等。 上述三个层次的管理活动时间尺度不同。 战略计划主要处理长期问题,如企业经营方向、市场战略、产品发展战略等; 管理控制计划考虑中期问题,如合理组织和有效利用资源、调整工作机构设置、接收和培训工作人员等; 业务计划和控制是关于现有业务活动的短期决策,如价格、产量计划和库存控制等。
当然,上述三个层次的管理活动是相互关联的,但由于活动内容、 时间尺度的不同,信息需求和问题处理的方式也有差别,为了有效地支持各级管理决策,根据处理的内容及决策的层次来看,可将管理信息系统看成一个金字塔结构。
(1)事务处理:
主要处理各类统计、报表、信息查询和文件档案等。
(2)作业控制:
主要是协助管理者合理安排各项业务活动的短期计划(如生产日程安排等); 根据计划实施情况进行调度、 控制; 对日常业务活动进行分析、总结,提出报告等。 业务信息处理的主要信息来源是内部环境信息,特别是反映当前业务活动情况的信息。
(3)管理控制:
协助管理者根据企业的整体目标和长期规划制定中期产、供、销活动计划,应用各种计划、预算、分析、决策模型和有关信息,协助管理者分析问题,检查和修改计划与预算,分析、评价、预测当前活动及其发展趋势以及对企业目标的影响等。 战术信息处理要利用大量的反映企业业务活动状况的内部信息,也需要反映市场情况、原材料供应者和竞争者状况的外部信息。
(4)战略计划:
主要协助管理者根据外部环境的信息和有关模型方法确定或调整企业目标、 制定或调整长期计划、总行动方针等。 战略信息处理要利用上述各层次信息处理结果,同时要使用大量内、外部信息, 如用户、 竞争者、原材料供应者的情况,国家和地区社会经济状况与发展趋势,国家和行业管理部门的各种方针、 政策等。 政治、心理因素、 民族、 文化背景对战略决策也都有重要影响。
(三)管理信息系统的软件结构
从软件构成角度看, 管理信息系统是基于系统软件平台上的应用软件。
其软件结构由市场销售、生产管理、物资供应、 人力资源、财务会计、 信息管理、高层管理等子系统组成,同时每个子系统都涉及事务处理、作业控制、管理控制和战略计划四个层次的信息管理活动。 每个职能子系统都有自己的应用程序和专用数据文件。 此外,还有一些为多个子系统服务的公用程序, 包括通用应用程序、 数据库管理系统和模型库以及应用数据库等。
(四)管理信息系统的功能结构
从管理信息系统中的管理职能来看,主要涉及对企业的人、财、物、信息资源的管理和对产、 供、 销过程的管理。 同时,这些管理职能涉及事务处理、作业控制、 管理控制和战略计划四个层次,这些方面是建立管理信息系统功能结构的基础。 因此,一个完整意义上的管理信息系统应该包括四个层次的资源管理和过程管理功能。 它至少包括市场销售、生产管理、物资供应、人力资源、财务会计、信息管理、高层管理等功能子系统。
1.市场销售子系统
(1)功能包括支持销售和推销以及售后服务的全部活动。
(2)事务处理主要是对销售订单、广告推销等的处理。
(3)作业控制方面包括聘用和培训销售人员,销售和推销的日常调度,按区域、产品、顾客的销售量进行定期分析等。
(4)管理控制方面包括总的成果和市场计划的比较, 它所用的信息有顾客、竞争者、竞争产品和销售力量要求等。
(5)战略计划方面包括新市场的开拓和新市场的战略,它使用的信息包括客户分析、 竞争者分析、客户调查、收入预测、产品预测和技术预测等。
2.生产管理子系统
(1)功能包括产品的设计、生产设备计划、生产设备的调度和运行、生产人员的聘用和培训、 质量控制和检查等。
(2)事务处理是对生产指令、装配单、成品单、废品单和工时单等的处理。
(3)作业控制要求将实际进度与计划相比较, 找出薄弱环节。
(4)管理控制要求进行总调度、单位成本和单位工时消耗的计划比较。
(5)战略计划要考虑加工方法和自动化的方法。
3.物资供应子系统
(1)功能包括采购、收货、库存管理和货物发放等。
(2)事务处理包括对采购订货,完成订货和收货报告,填写库存单、 运输单和装货单,统计脱库存项目和超库存项目进行库存营业额报告、 供应商性能总结、运输单位成本分析等的处理。
(3)作业控制包括产生库存水平报告、库存短缺报告、库存积压报告等。
(4)管理控制包括进行计划库存与实际库存水平的比较、 采购成本分析、库存短缺分析、库存周转率分析等。
(5)战略计划包括新的物资供应战略、对供应商的新政策以及“自制与外购”的比较分析、新技术信息、分配方案等。
4.人力资源子系统
(1)功能包括人员聘用、培训、考核、制定工资额度和解聘等。
(2)事务处理有产生聘用需求、完善工作岗位责任、制定培训计划、统计职员基本情况(学历、技术专长、经历等)、记录工资变化、工作小时和离职说明。
(3)作业控制考虑的是聘用、培训、终止聘用、工资调整和发放津贴等。
(4)管理控制主要进行实情与计划的比较,产生报告。
(5)战略计划包括聘用战略和方案评价、职工培训方式、就业制度、地区工资率的变化及聘用留用人员的分析等。
5.财务会计子系统
(1)财务的职责是在尽可能低的成本下,保证企业的资金运转。
(2)会计的主要工作是进行财务数据分类、汇总,编制财务报表、制定预算和成本数据的分析与分类。
(3)事务处理包括赊账申请、处理销售单据、收款凭证、付款凭证、 日记账、分类账等。
(4)作业控制包括每日差错报告和例外报告,处理延迟记录和未处理业务的报告等。
(5)管理控制包括预算和成本数据的分析比较。
(6)战略计划包括财务的长远计划、减少税收影响的长期计划、成本会计和预算系统的计划等。
6.信息管理子系统
(1)功能是保证其他功能子系统所需要的信息资源和信息服务。
(2)事务处理有工作请求、收集数据、校正或变更数据和程序的请求、软硬件情况的报告以及规划和设计建议等。
(3)作业控制包括日常任务调度、统计差错率和设备故障信息等。
(4)管理控制包括计划和实际的比较。
(5)战略计划包括整个信息系统计划、确定硬件和软件的总体结构、确定功能组织是分散还是集中等。
7.高层管理子系统
(1)功能是为组织高层领导服务。
(2)事务处理包括信息查询、决策咨询、 文件处理、向组织其他部门发送指令等。
(3)作业控制包括安排会议计划、控制文件、 联系记录等。
(4)管理控制要求各功能子系统执行计划的当前综合报告情况。.
(5)战略计划要求广泛的、 综合的外部信息和内部信息。
