必须优先把时间用在有意义的活动上，而取代许多无意义的或次要的活动。
想要高效率地管理、控制时间，分派是一项绝对必要的措施。它是一种非常重要并能助你成功的活动。为了达到有意义的目标、成为有效率的管理者，必须优先把时间用在有意义的活动上，而取代许多无意义的或次要的活动。
许多人曾试图延长他们的工作时间，以完成更多的工作。实践证明，那样做是有害无益的，工作会不断地扩展，以填满它能得到的时间。工作不是固体，它像是一种气体，会自动膨胀，并填满所有多余的空间，作为组织中的个体，你什么时候能将它做完呢？
时间管理专家并不鼓励管理者为解决时间问题，而延长工作时间。延长工作时间，不仅影响家庭和社会生活，还能降低工作的效率，因为管理者把晚上当作白天的延伸。如果一个计划到下班时还没写完，也许管理者会耸耸肩对自己说：“我会在晚上把它写完。”也许你宁愿这样做，也不愿利用下班前的那十五分钟好好地赶完工作；或者你不愿意匆忙行事，并将自己置于压力之下；或者你不愿意把工作硬塞给别人。但延长工作时间，只会耽搁必须做的事。如果你有一个较大的时间容器，你就能在里面塞入更多的活动，而你也会这样做。但这是工作狂的本性。而当爆炸最后来临时，你也是唯一的受害者。
如果你能把你的各种活动分类，也许你会发现有20%是非常重要的活动，它会给你带来80%的成果；其余80%的活动，由重要活动、不重要但需要做的活动、不重要的活动和不必要的活动组成。从理论上讲，你可以省去80%的活动，而仍保留80%的成果。那就是：排除5%〜10%的不必要活动；委托他人做一些事。这将为你腾出20%〜50%的时间。然后，用这些空出来的时间，去完成特别重要的工作，如作计划、考虑革新项目。
你必须决定花多少时间来工作，必须委派别人去做次要活动，并以特别重要的活动来填补空出的时间。特别重要的活动，是指那些能带来更多的报酬、获得重要的成果、使你向个人和公司的目标迈进的活动。
当然，有可能你已经为工作做出了最大努力，但工作进度仍然缓慢下来。事实上，无论事先多么小心，每个管理者都会遇到生产进度问题，当跟不上进度时，你该怎么办？急躁，报怨……后果只能降低你在下属心目中的地位，失去你在工作能力方面的魅力，与其这样，不如找出解决这些问题的方法，以展现自己的管理魅力。
当跟不上进度时，你应该立刻向更高级管理者汇报。当管理者向更高级管理者汇报问题的时候，应当有一个补救行动的计划。更高级管理者希望知道问题，但更希望知道解决问题的方法。你要向上司指出引起延误的原因。
只有知道了症结所在，才能对症下药，解决问题。接下来进行调整，可召开一个部门会议，征求大家的建议。如果不能解决整个问题，就寻求妥协的办法。如果别无他法，失去的时间不可挽回，就向更高级管理者提交一份修订过的日程表。
