管理者提高工作效能的第一步就是将那些被实际运用的时间做记录。
能善于利用时间的成功人士都会制定一份长期计划表。在一次全国性业务员会议中，有记者问一位首席业务员说：“在你看来，最重要的销售策略是什么？”他回答道：“我的每月日程表。”他必须事先知道下一个月即将拜访哪些客户，并为此要预先做准备。
成功学专家拿破仑·希尔认为，要想成为卓越的管理者，就要定期检查计划表。很多优秀的管理者早晨起床的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事情全都列在计划表上，而且每天固定检查计划表，你就不会忘记这个计划当中还有事情没有完成。
福布斯二世的书桌上总是放着一张记录重要事件的卡片，他把它作为管理系统的中心：“每当我踌躇、犹豫的时候，我就会看着这张表，思考这件事情是否需要着手去办。”通常在福布斯二世的卡片上大约有20件事，包括电话、信件、传真，以及他口述的小段专栏文章。他说过：如果你用一个较为固定的记事本来记录你想做的事，那事情将永远搁置在那里。卡片能够时刻提醒他哪些事情还未办。
很多管理者还曾有这样的工作经验。每当分配工作给下属时，如果要求他们把所交代的事情记在工作计划表上，在随后的会议中，也要要求他们带计划表来开会，并以此作为推进报告的根据，那么，一般而言，团队的任何人都不会遗漏工作中的人任何环节，并且知道哪些环节是异常重要的。
《菁华》杂志的主编苏珊·泰勒不但规划了自己的计划表，还给她的属下制作了日程表。在通常情况下，周末泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企业规划方案，读文章、报纸、杂志，理清头绪。当她星期一回到工作岗位后，总会带着重要人员的日程表，上面写有指派给每个人的工作。应该优先须知的事会有红色的记号，应该第一优先要做的事情则有两个记号。另外，完成工作所需的资料，例如名片或相关的信件等，都会附在日程表上。
有一位善于利用时间的经理则将部门的日程安排写在白板上，这样有利于随时根据事情发展变化进行调整，改变事情的优先顺序，而且也让部属明白他如何看待一项企业计划方案的重要性。另外，还有一些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用周计划或月计划或年计划制定日计划。
《薪水阶级》月刊的主编黛博拉·沙蓝，她以归档方式规划每年、每月的时间安排。每月的前两周固定是写评论时间，第三、四周则为其他活动时间，例如演讲、回复信函、做公关联络并计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作如几个月写本书、几个月开个研讨会，其余的两个月安排来尝试新奇的事物。沙蓝利用这种方式创作了数量惊人的作品，并且在同行中获得了众多的拥护者。
做好时间记录，是为管理时间服务的。德鲁克说，要想进行卓有成效的时间管理，就需要找出自己的哪些活动是浪费时间、不产生效果的，并尽可能将这些活动从时间表上排除出去。把那些可以由别人来做的事情统统交给别人去做，将自己的时间完全集中于绩效和那些容易出经济成果的事情上。
