改变利用时间的习惯，最普通的做法，便是设立一个日常事务日志。
良好的习惯能改变一切。想要摆脱无谓的忙碌的困扰，请从改变利用时间的习惯开始。建立一个高效的时间管理系统，将使你避免许多尴尬情形。
最普通的做法，便是设立一个日常事务日志。它将是你利用时间的必备工具，是每一件事发生时的记录，它将使你对还没完成的事保持准确的了解。设计一个适合你自己需要的日志，那样你就不会再找不到通讯记录、电话号码或忘记待办事宜了。
1.通讯录
建立一个通讯录，可以使你不必再保留那些总是放错地方的纸条。填写记录表要花几秒钟，和写一张总是放错地方的纸条所用的时间一样，但这样做却能使你节约找纸条的时间。它还可以使你不必在来访者走后或电话挂掉之后，只能凭记忆来保留其事。
它是由一组简单的表格组成的，可以在上面写下电话人的姓名、公司名称、所谈事务的性质及任何所需的待办内容。待办内容部分是在表的右侧，位置引人注目。当事情办完后，在这部分上面打一个“×”。只要快速地翻阅日志的各页，你就能一眼看出是否还有需要完成的待办事宜。
它是所有电话和来访者的永久记录，页数积多了之后，可以装订在一起，或加入对方的新情况，如电话号码、新地址，积多了之后，把旧的丢掉。
在工作日志中，可适当添加一些计划簿。当你打电话或接电话时，随手把计划簿放在桌面。通话时不要在一张纸条上胡乱记下，而要把记录写在一张表格的“事务性质”栏；当通话人提出一个要求时，记在“所需行动”栏。
在谈话开始或间歇时，记下通话人的姓名和所在公司的名称。即使在你的电话簿中已经有了，在挂掉之前，一定要问一下他的电话号码，他告诉你号码只需几秒钟，而你要是查找的话，却要花上十倍于此的时间。由此可见，提高工作效率，往往就在一两句话之中。
当有人到你的办公室来访时，应有同样的记录程序。把对方的要求记下来，这样做会给对方留下你将去完成他的要求的明显印象。
坚持就是胜利，先强迫自己使用一周，到第二周就会容易多了。此后，这样做就会成为一种习惯。
2.事务记录表
你是否有过分派给某人一项任务或计划，后来却忘了检查其执行情况的时候？如果有，那就在活页夹中放上另一套表格。表格内容很简单：是什么任务，派谁去处理，预定完成日期，实际完成日期。当人们知道你已把这些记下来时，他们完成分派的任务的速度，往往是惊人的。
无论在何时分派一项任务，双方都要商定完成时间，并把它记下来。把每一个督办人的汇报，分别记在各自完成任务情况的记录单上。记录单不仅可以防止你遗忘，它还是你的雇员们表现的永久记录。把“预定完成日期”同“实际完成日期”比较一下，在“评估”栏中写下评语：任务完成得是否有效率、是否彻底等。
在做表现评估时，这将是非常方便的参考资料。这还可以阻止你不经意地把所有的工作，都堆在一个人的身上。如果记录小乔被分派的工作清单很长，而分派老赵的工作却很少，这在单子上会自然显现出来，使你有机会迅速加以调整。
根据实际需要，你还可以增加其他部分，比如增加从财务报表中得来的图表或曲线图、月计划表、个人时间表、清单和个人目标等内容，还有充足的空白纸。
这样，你不必在办公桌上放便条纸、笔记本或类似的东西，只需放上这个相关的日志簿和你当时正在处理的项目就可以了。
