授权计划的制订不应是自上而下发布命令的方式,这恰是与授权精神相违背的。授权计划从一开始即要求受权下属的参与。应允许下属参与授权的决定,在授权计划形成之后,应在更大范围内公布授权计划,根据授权计划向下属进行反馈和提问。
这样做的好处有很多,其一是帮助管理者整理自己的思想,在必要时,修改授权计划。其二是使下属充分理解授权的精髓,在最大限度内得到下属的认同,激发其积极性。同时,又能在组织中起到宣传引导的作用,形成授权的心理期待。
不同的授权方法会产生不同的效果,管理者应当掌握正确的授权方法。授权的方法按照不同的维度,有不同的划分方法。按照授权受制约的程度,授权的方法有:充分授权、不充分授权、弹性授权、制约授权。
充分授权是指管理者在向其下属分派职责的同时,并不明确赋予下属这样或那样的具体权力,而是让下属在管理者权力许可的范围之内,自由、充分地发挥其主观能动性,自己拟定履行职责的行动方案。这种授权的方式虽然没有具体授权,但在事实上几乎等于将管理者自己的权力——针对特定的工作和任务的——部分下放给其下属。
充分授权的最显著优点在于能使下属在履行职责的工作中实现自身价值,获得较大的满足,最大可能地调动下属的主观能动性和创造性。对于授权管理者而言则大大减少了许多不必要的工作量。充分授权是授权中的“高难度特技动作”,一般只在特定情况下使用,基本要求授权对象是具有很高素质和责任心的下属。
不充分授权是指管理者对其下属分派职责的同时,赋予其部分权限。根据所授下属权限的大小,不充分授权又可以分为几种具体情况:
让下属了解情况后,由领导者做出最后的决策;
让下属提出详细的行动方案,由领导者最后选择;
让下属提出详细的行动计划,由领导者审批;
让下属果断采取行动前及时报告领导者;
让下属采取行动后,将行动的后果报告领导者。
不充分授权是现实中最普遍存在的授权形式,它的特点是较为灵活,可因人而异、因事制宜,采取不同的具体方式。但它同时要求上级和下级、管理者和下属之间必须事先明确所采取的具体授权形式。
弹性授权是综合充分授权和不充分授权两种形式而成的一种混合的授权方式。弹性授权是根据工作的内容将下属履行职责的过程划分为若干阶段。在不同的阶段采取不同的授权方式。弹性授权的精髓在于动态授权的原理。弹性授权具有较强的适应性,当工作条件、内容等发生了变化时,管理者可及时调整授权方式以利于工作的顺利进行。管理者应用弹性授权时的技巧在于保持与下属的及时协调,加强双向的沟通。
制约授权是指管理者将职责和权力同时委托和分派给不同的几个下属,以形成下属之间相互制约地履行其职责的关系。如会计制度上的相互牵制原则。制约授权形式的应用要求管理者准确地判断和把握使用的场合。它一般只适用于那些性质重要、容易出现疏忽的工作。制约授权在应用中的另一个要点在于,警惕制约授权可能带来的负面效应,过分的制约授权会抑制下属的积极性,不利于提高工作的效率。制约授权作为较特殊的一种授权方法,一般要求与其他授权方法配合使用,取其利,去其弊。
不同授权方法的特点
授权是以人为对象,将完成某项工作所必须的权力授给部属人员。由于授权受制约的程度不同,授权的方法也不同。
充分授权
特点:没有具体授权,但在职权范围内可充分发挥主观能动性。
弹性授权
特点:混合授权形式,将工作分段,不同阶段实行不同的授权形式。
不充分授权
特点:赋予部分权限,上下级之间事先要明确具体的授权形式。
制约授权
特点:将职权委派给多个下属,使其相互制约。
授权是一项重大的决定,因此,对于管理者来说,他必须对此形成完整的计划。授权计划可能不是文字的,但一定要在脑海中形成清晰的框架,盲目的授权,或者未经仔细斟酌设计的授权将带来混乱。