为了使组织变革富有成效,达到预期的目的,必须遵循一定的程序,有计划、有步骤地进行组织变革。 组织变革的基本程序主要有: 明确问题、 分析问题、 制定组织变革计划、 执行计划和变革效果的评估。
1.明确问题
当组织存在许多问题, 影响了组织的效率, 首先应确定问题的本质是什么,然后才能解决问题。 管理人员应分析组织效率低下的原因,若能够确定是由组织本身引起的,就应该深入分析,确定问题的实质和组织变革的目标。
2.分析问题
当问题确定以后,组织就可以采用一些专门方法来进行诊断。 常用的方法有:
(1)问卷调查。 问卷可根据问题的性质设计,对组织结构、 人员安排、工作责任、沟通方式、 职权关系等进行调查,掌握问题的实质。
(2)职位说明书。 通过职位说明书,了解各职位的工作、 权限、 职责以及组织关系。
(4)组织图。通过组织图,了解组织的职权关系。
(5)组织手册。 通过组织手册,了解组织的目标、 政策和职权关系等。通过上述方法对组织存在的问题进行诊断,分析问题产生的根本原因。
3.制定组织变革计划
首先, 要正确选择组织变革方案,组织变革的方案正确与否, 直接影响到组织变革的效果。 例如,组织内部出现了职工情绪低落不安定的情况,经分析假如是由于工资低造成的,就需要建立一个新的合理的工资报酬方案; 假如是管理监督人员表现不好造成的,则要设计对管理监督人员的培训方案。 组织变革的方案必须具有针对性,才能取得较好的效果。
其次,制定具体的变革计划,包括确定变革的步骤安排、 变革所需费用的预算、变革的具体方式方法与保证措施等。 同时,也要对变革可能带来的影响以及职工对变革的态度等有充分的估计,制定辅助的变革应变计划,以应对变革中可能出现的各种问题。
4.执行计划
执行计划要采取有效措施,确保组织变革计划按照预期的目标进行,在变革中要充分调动职工的积极性,让职工参与变革,创造变革的气氛, 使变革顺利进行。
5.变革效果的评估
根据组织变革实施后的结果,及时进行评估总结。 如果变革达到了预期效果,说明变革采用的方案和计划是正确的; 如果变革没有达到预期的效果,就要找出原因,调整变革的方案或计划,采取有效措施,确保组织变革能够达到预期的效果。
