不相容职务是指某些由一名员工担任，既可以弄虚作假，又能够自己掩饰作弊行为的职务。经济业务活动通常可划分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤，这五个步骤所对应的职务和岗位应该由不同的人员担任，这便形成了组织内部的不相容职务。具体而言，常见的不相容职务包括：授权、批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等。
例如，一名员工既负责签发支票、记录支票登记簿，又负责企业银行账的对账工作，如果他伪造签名、贪污企业的款项，也就有可能隐瞒对贪污款项的支票记录，而且又因为他掌握对账工作，使得舞弊行为被隐瞒而不被发现。可见，签发支票、记录支票登记簿与银行对账两项职务就成为不相容职务，所以这两种职务必须由两个员工分别担任以便进行控制。不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。
由上可知，企业通过不相容职务分离控制活动，可以降低错误和不当行为发生的风险。尽管在小型组织中，因为人员有限，不相容职务的分离会很有难度，但他们通常也会划分职责，以实现必要的牵制和制衡。但如果不可能做到这一点——有时会出现这种情况——所有者兼经理对不相容活动的直接监督就可以提供必要的控制。例如，在存在不当现金支付的情况下，一般会指定所有者兼经理作为唯一授权的支票签字人，或者将月度银行对账单在未开封的状态下直接送交给他，以便对已支付的支票进行审核。
