1 ABC工作优先法则
19世纪意大利著名经济学家和社会学家帕累托(Pareto)首先在经济管理领域使用 ABC法则。 ABC法则主要是以数理统计方法对诸多事物因素按照特征分类排队,分清重点和主次, 按照轻重缓急有区别地实施管理的技术。
A级任务的决定标准
1.完成哪些任务可使我更接近自己的主要目标(年度目标、月目标、周目标和日目标)
2.我能否在完成单个任务的同时解决许多其他问题?
3.完成哪些任务有助于我为实现
组织、部门、 工作小组的整体目标做出最大贡献?
4. 完成哪些任务能使我获得最大实惠, 得到上司的表扬和其他人的认可?
5. 哪些任务一旦完不成,会产生负面作用如生气、 责备、 干扰等?
2 “四象限”决策法则
无论是学习还是工作,其中的任务都是繁杂众多的,而你要想保持井然有序、有条不紊的学习或工作状态,就必须善于将众多任务进行“排队”,这就用到时间管理的 “四象限” 法则。
四象限法则是由美国管理学家科维提出的一个时间管理理论, 把我们日常学习、工作中的工作任务划分为两个维度:
一种是按照工作任务的重要程度来划分 ,另一种是按照工作任务的紧急程度来划分。
他把数学中的平面直角坐标系引入到时间管理理论, 使用象限原理来分析时间的性质,图中用坐标系横轴表示工作任务的重要程度, 用纵轴来表示工作任务的紧急程度。 我们日常生活中的事情基本上都可以涵盖到这四个象限当中。
第一象限为紧急且重要的事情,比如客户投诉、财务危机、 停电停水;第二象限为紧急非重要的事情,比如接到电话、处理文件; 第三象限是非紧急非重要的事情,比如上网、看报纸、 回复微信;第四象限是重要但不紧急的事情,比如参加培训 制订考研计划、与同学建立良好关系。
小测试: 你根据以下哪一项提示安排工作任务?
1 . 先做自己喜欢的事, 再做不喜欢的。
2.先做比较容易的事,再做比较困难的。
3.先做耗时短的事,再做耗时长的。
4.先做规定了时间节点的事,再做无时限的。
5.先做资料齐全的事,再做资料不全的。
6. 先做自己熟悉的事,再做生疏的。
7.先做别人交代的事,再做自己的。
8.先做紧急的事, 再做不紧急的。
9.先做有趣的事 再做枯燥乏味的。
以上都是做事的顺序,但是它们并不都是高效的时间管理方式。 一般来说,我们做事情都是以计划为行为准则,以目标为行为导向的。 那么,在一系列待处理的工作任务中,我们就应该根据目标来确定哪些事情值得做,哪些不值得做; 哪些对我们来说是重要的,哪些是不重要的。 在以实现目标为前提的工作任务中,我们还需要明确哪些事情要先做,哪些要后做, 哪些甚至可以不予处理。 越是紧急的事情越重要,越应该优先处理, 但事实上大多数重要的事情都不急迫。 比如参加培训、制订学习计划、备考技能证书等,这些都是大学生在校必须做的事情,但往往都不是急需完成的。 而那些紧急的事,比如接电话、停电、开门等一般都不是重要的事。 那我们应该按照什么标准来确定做事的顺序呢?
3 帕累托(Pareto)时间分配原则
19世纪意大利经济学家帕累托发现: 80%的财富掌握在20%的人手中。这种80/20规则在许多情况下得到广泛应用。 一般表述为:在一个特定的群组或团体内,较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值。 在时间管理中,在优先顺序里,也有一个帕累托时间分配原则,也称“80/20法则”。 假定工作项目是以某价值序列排定的,那么80%的价值来自 20%的项目,而20%的价值则来自80%的项目。 时间管理的重要意义在于能以20%的付出取得80%的成果 ,最后的结果占了 80%的大部分。 你应该把十分重要的项目挑选出来,专心致志地去完成,把时间分配在更有意义的事情上面。
帕累托时间分配原则为:
例如:作为销售人员推销时,也许你共打了 50个电话,但结果可能只有10个顾客同意与你相约见面,也就是说你虽然花了 100%的时间在约见客户,然而却只有20%的客户同意跟你见面,其他80%的时间是无效的。作为一个职业经理,可能你花了2个小时的时间做准备,但是会议进行可能不到30分钟,也就是说同时用了其他80%的时间做准备,造成的结果却只有20%的时间, 但是这20%的时间造成了80%的结果。
4 30秒电梯理论-重点与聚焦
30秒电梯理论源自全球最出色的咨询公司一一麦肯锡(McKinsey)公司。 该公司一个项目负责人正努力争取一个大公司客户 ,在咨询结束时,他在电梯遇到了公司董事长, 该董事长问道: “是否能够现在告诉我咨询结果?”由于项目负责人没有准备,在电梯从30层到1层的30秒时间,根本无法说清情况。 最终麦肯锡公司与这个重要客户失之交臂。
从此,麦肯锡公司要求员工尽量在最短的时间把事情说清楚,凡事直奔主题是最基本的要求。同时,麦肯锡认为,一般情况下,人们最多只能记住前3条信息,所以,凡事应归纳在3条信息以内-这便是时间管理中的“30秒电梯理论”。
30秒电梯理论最大的优点在于,让事情简单化, 最大程度地节约时间。
为了利用这一理论使自己的形象变得更职业,你需要做到:尽量学会正确地讲话; 声音洪亮,注意抑扬顿挫, 不要添加附加语言(比如口头禅、 语气词等); 学会分析归纳, 概括地讲出重点。
30秒电梯理论与西方的咖啡文化非常类似: 国外的商业谈判多在咖啡馆进行,客户做出决策的时间基本上是喝一杯咖啡的时间, 而你争取客户的时间当然也只有一杯咖啡的时间。 所以,在做事情前充分准备显得尤为重要。
