时间管理四象限
第一象限: 紧急且重要的。
这些是生活中的危机。 你一整天都在“灭火”,灭的就是第一象限这样的“火”。你在处理的事情重大、 会产生深刻影响,并且很迫切。
这些问题需要解决并且必须马上解决。 在这里花费的时间叫作“反应”时间。 你所认识的人中80%都把时间耗费在这些事情上。
他们所有的努力和工作只占最后完成工作量的 20%不到。
第二象限: 重要但不紧急的。
这些项目很容易被推迟到第二天再做。它们会带来深远的影响但目前不是很紧迫。
这一类项目包括维持、预防、成长、机 会发展等等相关的事情。 这些项目都是需要去做的,但通常会被延迟到某个不确定的“明天”。 结果,明天永远遥遥无期。 这些重要但不紧急的任务会被人们忽视,直到它们跳出第二象限加入第一象限,变成当前的危机。
在事情还处于第二象限时投入一小部分时间可以避免事情发展到第一象限时所需花费的大量时间。 “一盎司的预防相当于一磅的拯救。 ”这就是积极促成事情发生的一种做法。 之前说到20%的活动能带来80%的结果,这就是那20%的一部分。
第三象限:紧急但不重要的。
这些项目急需你的关注,但在你的主次任务评判中它们却不怎么重要。 很多时候,这些其实是别人的问题。
你曾经是否发现自己在做的事情本来是应该由别人去做的?当别人叫你去做他们自己该做的事情时你是不是会觉得很难拒绝? 如果是的话,你其实是把时间浪费在第三象限了,而其实你把这些时间投入到第二象限去会更好。
第四象限:不紧急也不重要的。
这一类事情包括那些琐碎 每天重复进行的项目,它们会浪费你的时间,但却不能推动你朝着自己的目标前进。 你是不是曾经提早一个小时去上班,想赶早赢得主动权? 你冲了杯咖啡, 走向自己的办公室。 路上,你碰到一个也是提早来上班的同事,于是你们攀谈起来,相互讲了讲自己前一晚都干了些什么。后来你终于回到自己的办公室了,坐下后却发现咖啡杯又空了。 于是你又起来去冲咖啡,然后又开始了刚才的循环。 那额外的一个小时你都干了什么?你没有投入到第二象限的活动中去,却把时间浪费在了第四象限的活动上。
有效计划可以帮助你最大限度地减少浪费在第一、三、 四象限活动的时间,而让你把最多的时间花在真正重要 的事情上。
