六点优先工作制
“六点优先工作制”又叫 “艾维利法则” ,是著名的效率大师艾维利所发明的。 他认为如果我们在日常情况下,能够保证每天把六件事做好, 就是一种非常高效利用时间的表现了。 一个人一天的精力是有限的 ,如果我们想要将精力放在重要的事务上, 更需要花费大量的时间,所以不可能在每天都完成大量的重要工作。 在这种情况下,如果你能保证一天做好六件事,就绝对是一个高效人士。
六点优先工作制案例
艾维利曾经建议著名的美国钢铁公司伯利恒的总裁, 按照 “六点优先工作制”的方式来安排自己的工作,并且取得了非常好的效果。 当时美国伯利恒钢铁公司正面临着一些焦头烂额的问题,公司濒临破产边缘。 在这种情况下,总裁找到艾维利进行咨询 询问他应该如何扭转当前的危局。
他们进行了半小时左右的交流,最开始的大部分时间里, 艾维利都在听总裁倾诉自己的问题。 在了解了他所面临的状况之后,艾维利对总裁提出了一个要求一拿出一张白纸将他今天要做的事情全都写下来。
总裁欣然照办。 身为一家钢铁公司的负责人,他每天的工作当然是非常多的,所以最后这张白纸被总裁写得满满当当,其中大概有几十项工作,都是他今天要做完的。
接下来艾维利对总裁说: “好的,现在从这些事情中,找出你认为最重要的六件事,分别按照其重要性,从1到6标出来。"
艾维利还叮嘱总裁,从今天开始,以后的每一天都要这样做。先将自己这一天需要完成的工作写下来,然后按照重要性选出前六项最重要的工作,从第一项开始做。 每天只要先完成最重要的,事情,再去完成下一项,如果做不完标号为1的事就不要去考虑标号为2的工 作。
艾维利还告诉总裁,其实人一天的精力是有限的,如果能全力以赴,将前面六项最重要的事情做好, 就已经是一种效率和时间上的高效体现。大多数人每天都觉得自己有很多工作,但实际上他们很难完成其中的大部分,如果只是想到什么就做什么的话,大量的时间和精力就会浪费在一些根本不重要的事情上。
所以在一开始就应该对自己的工作效率和时间安排有一个明确的认识,知道自己一天能做多少事,然后全力以赴地去做最重要的,这样才能将时间高效利用起来。
这就是有名的 “六点优先工作制”。艾维利告诉伯利恒的总裁,如果他能够坚持这样做,并且向自己企业中的每一个员工推广这种方法,那么整个公司的效率都将大大提升。 想象一下,如果我们身边的每一个人,都能够将自己的主要精力放在最重要的事情上,每一分钟都在做最能体现自身价值和最能发挥生产力的事 那该是一种怎样的高效啊!
果然一年之后,伯利恒公司扭亏为盈,破产的风险也就消失无踪。 艾维利因此收到了一张两万五千美元的支票,这张支票也体现了他所提出的这个法则多么的有效! 几年之后,当我们再看到伯利恒公司的时候,已经完全不能从它的身上找到破产的风险和痕迹,它成了当时美国最大的私营钢铁公司。 而这个案例也在管理学界被奉为圭臬,人们认为这个看似简单的方法, 体现了最高效的时间管理理念。
六点优先工作制原则
当我们在进行企业或个人的时间管理时,也可以学习艾维利的方法,利用“六点优先工作制"来帮助自己管理好每天的时间,把自己的每时每刻都放在有意义的工作上。 当你要实行“六点优先工作制” 的时候,可以按照以下几个步骤进行:
1.列出一个计划清单
首先, 在选出最重要的六件事之前,你应该知道自己要做什么,所以列一个计划清单是很重要的。 列清单的时候,有时我们可能会忽略一些重要的事情,所以你可以将其列成思维导图,用思维导图的模式,更加具有逻辑性地呈现在我们眼前,可以让我们对要做的事情有更加直观的认识和更全面的考虑。
列一个计划清单很重要,如果你连自己要做什么都不知道,也很难从中找出最重要的事情。而且有些重要的事,也许你的印象并不深刻,所以如果你不梳理一下,而是直接去想的话,很容易将其遗漏。 所以将事情罗列下来,写成清单整理好, 再从中挑出最重要的事情,可以最大程度上保证考虑全面。
2.对于较为困难的大项目,可以化整为零
我们所说的 “六点优先工作制"对于一些大规模的工作来说,可能不那么适用。 因为你常常会发现, 自己不仅一天做不了六件事,还可能一件事就要花费好几天的时间, 因为工作体量实在是太大了。 在这种情况下,你就要学会化整为零,将一个大项目拆分成不同的小项目或阶段来进行。
在这之后,再在小项目中挑出最重要的六件来做。 这种方式不仅让我们的工作被细化,变得更加有条理性,而且很容易让我们产生成就感,不容易在长时间的工作中产生疲惫。
3.按照轻重缓急,对事务进行排序
在选择出最重要的六件事之后,应该按照轻重缓急对它们进行排序,因为“我们在做的时候应该首选最重要的,其次是第二重要的事情,以此类推。而且我们还会面临一个问题,当你在计划中预计自己要一天做六件事的时候,因为在实际操作中会面临很多意外状况,所以很可能无法将其完成。 在这种情况下, 我们当然要有所取舍,最终完成不了的那件事应该是相对不那么重要的。 所以,每天应该将最重要的事情放在第一件来做, 等做完之后再进行下一项,这样才能保证我们的所有精力都被最大程度的利用。
4.拒绝拖延,做一个有执行力的人
计划在做完之后能否保证达成目标,看的不是其他,而是我们有没有执行力。 如果你是一个缺乏执行力的人,在真正落实计划的时候, 常常面临拖延的问题, 那样再好的计划也很难落实。
这就是为什么很多人总是打算的很好,可是真正做出来的成果却和想象中天差地别,全都是因为执行力不够,所以理想的状况才与现实脱节。
解决这个问题,可能在有拖延症的人看来是比较难的,但只要你下定决心愿意去管理自己的时间,并提升自己的效率,这样的困难也能够克服。
