工作分析从宏观上讲,是组织战略设想和规划得以贯彻、落实的基础与保障,从微观上讲,则是每位具体员工、每项具体工作得以安排与开展的依据和蓝本。 工作分析开展得好坏与否,不仅会直接影响组织的生存和发展,同时也会直接影响组织的每一位成员的工作质量和生活水平。 因此,为了提高工作分析的科学性、合理性和有效性, 保障工作分析的顺利、有序进行,有必要确定一些相应的原则。
一 目标明确
每一个组织的存在都是为了实现特定的目标,所以不论是对企业还是部门内各岗位职责的分析,都必须以实现企业目标为依据。 也就是说,全面的工作分析应该从企业目标、经营业务等方面着眼,将企业内需要落实的任务分解为各部门的目标、职责和要求,再将这些目标、职责和要求分解到具体的岗位。
反之,每个具体岗位、每项具体工作,同样应该体现与反映企业的总体规划和目标。
二 分工协作
劳动分工与协作是企业中有机结合的两个方面。 劳动分工是职能化、专业化的必然结果,是在实现企业目标的基础上,将企业内同类的工作集中起来,由专门的部门、岗位来完成,使员工能专注于特定的工作领域,有助于提高工作技能和工作效率。 正因为存在劳动分工,就需要采用劳动协作将各种局部分工的工作结合起来,相互协调、相互支撑、相互作用和影响,以形成合力完成企业的整体目标和计划。 在工作分析中,需要分析部门、岗位的职能是否能体现专业化分工、合理化协作的原则,各种专业分工是否能促使企业提高工作效率,同时是否能通过协作来有效完成企业的整体目标,获得一加一大于二的企业整体效益。
三 责权利相称
责、权、利相称是现代企业管理一个十分重要的理念,同时也体现了企业科学、公正、人本管理的基本素质和能力。 所以一定的职能和责任必须有相适应的权力作为保障,同时又有相适应的利益作为酬赏。 责、权、利平衡,是工作分析得以平稳合理展开的基础和条件。
四 成本适当
任何管理都需要成本,而资源的有限性和对效益追求的最大化,始终是企业管理者必须面对的重要课题。 所以在工作分析中,同样必须考虑,企业各个工作岗位的设置和编排是否能以最优化的设计、最合理的成本来实现企业的预定目标。 企业成本包括物质、时间、人力等有形和无形成本。
五 流程合理
企业的目标不可能由单个部门、单个岗位或单个人独立完成,也不可能只通过一两项工作和一两道工序来完成,所以常规工作都会有一定的流程,有多个环节, 有环节间的协调与衔接。 因此,在工作分析中,需要关注和重视工作项目在部门、岗位间衔接的必要性和合理性 ,消弭摩擦、降低成本、提高效益,慎重、认真地处理好工作流程的组合和调整。
