20世纪80年代以来,计算机科学的发展给企业的信息管理带来了新的转机。 随着计算机管理信息系统的发展和深化,从MIS、DSS到SIS,各种各样的计算机软件系统给企业管理也确实带来了许多高效处理事务的方便和经济效益。
但是,计算机系统毕竟只是工具,并不能帮助管理者处理所遇到的一切信息,更不能代替管理者的思维,不能完全满足企业信息管理的需求。 于是,专门适用于企业管理的 “企业信息管理"产生了。
企业信息管理是信息管理的一种。信息管理作为一个术语,在全世界的范围内已经广泛使用开来。 信息管理是指人类为了实现确定的目标,对信息进行的采集、加工、存储、传播和利用,对信息活动各要素(信息、人、机器、机构等)进行合理的计划、组织、指挥和控制,以实现信息及有关资源的合理配置,从而有效地满足组织自身和社会信息需求的全过程。 简言之,信息管理就是对信息和信息活动的管理。
根据上述信息管理的定义,司有和教授在《企业信息管理学》中是这样定义的:
企业信息管理就是企业管理者为了实现企业目标,把信息作为待开发的资源,把信息和信息活动作为企业的财富和核心,充分使用信息技术,对信息的采集、加工、传播、存储、创新、共享和利用进行有效的管理, 对企业信息活动中的人、技术、设备进行有效的协调和运行,以谋求可能的企业最大效益。
简言之,企业信息管理是企业管理者为了实现企业目标,对企业信息和企业信息活动进行管理的过程。
可见,企业信息管理包括两个方面:
一是对“企业信息”的管理;二是对“企业信息活动"的管理。 但是在许多企业管理者的头脑里只有第一个方面的内容,没有第二个方面的内容。
实际上,企业内有着许许多多的信息活动,比如,新闻发布会、产品展览会、信息开发创新、注册商标和域名、商务洽谈等。 这些信息活动与企业实现自己的目标直接相关,而这些信息活动是需要事先精心策划的。 所谓 “策划",就是对信息活动进行管理。
企业的信息活动都是为了实现企业的目标而开展的。 如果不事先策划,就不会发生。 策划得好,可以为实现企业目标做出大的贡献;策划得不好,就可能会给企业带来损失。在企业信息管理中,可以从不同的角度进行分类:
(1)按照企业信息的内容不同,可分为生产信息管理、营销信息管理、行政信息管理、科技信息管理和文体信息管理。
(2)按照企业信息的载体不同,可分为实物信息管理、人脑信息管理、文献信息管理、数据信息管理、网络信息管理和多媒体信息管理。
(3)按照管理层次的不同,可分为宏观信息管理、中观信息管理和微观信息管理。
(4)按照管理主体的不同,可分为个体信息管理和群体信息管理。
(5)按照管理手段的不同,可分为手工信息管理、信息技术管理、行政信息管理、信息资源管理等。
企业信息管理是管理的一种,所以它具有管理的一般属性特征, 诸如管理是为了实现组织的目标、 管理主体是具有一定知识和水平的管理者、管理对象是组织活动、管理本身是一个过程等,在企业信息管理中同样具备。
企业信息管理是信息管理的一种,所以它具有作为信息管理而区别于其他管理的特征:
一是管理的对象是非人、财、物的信息和信息活动;
二是管理行为并不局限于在工作现场;企业信息管理是无时不有、无处不在的。
企业信息管理作为一个专门的独立的信息管理类型,还具有区别于其他信息管理、为自己所独有的特征:管理的客体对象是企业信息和企业信息活动。
它是以信息流代替常规管理中的物质流、价值流,管理原则遵循信息活动的固有规律,建立相应的管理方法和体系,实现企业的各项管理职能。
目前,许多领域都涉及有关企业信息管理的研究。 企业中的信息管理问题,在现代管理理论的各个学派中,都有所涉及,并且有相应的论述,但均没有形成成熟的企业信息管理理论和模式。在管理学领域的研究成果中,虽然涉及企业管理中存在的信息管理问题,但是都还没有明确提出 "企业信息管理"的问题,也没有具体探讨企业信息管理的理论。
在国内,近几年信息管理学的研究有较大的发展,有许多代表性的著作,这些著作对于我国信息管理学科的发展无疑是做出了很大的贡献。但是,它们较多的是研究宏观信息管理的一般规律,具体到微观信息管理问题的研究,又都是图书、档案、情报类等信息企业的信息管理,都没有涉及传统企业的信息管理,很明显,传统企业的信息管理不能套用信息企业管理的原则和方法。
当前,我国乃至全世界,企业信息管理理论的发展滞后于企业信息管理的实践,要满足企业信息管理实践的需求, 迫切需要对企业信息管理的规律、方法等理论进行深入、细致、全面的研究。