管理信息系统的结构是指系统中各个组成部分之间相互关系的总和。 由于人们对管理信息系统的部件存在着不同的理解,所以就构成了管理信息系统不同的结构方式,其中最重要的结构方式是基本结构、层次结构、职能结构和综合结构。
1.管理信息系统的基本结构
从概念上来看,管理信息系统的基本组成部件有四个,即信息源、 信息处理器、信息使用者和信息管理者。
信息源是指原始数据的产生地。 信息处理器的功能是对原始数据进行收集、加工、整理和存储,把它转化为有用的信息,再将信息传输给信息使用者。 信息使用者是信息的用户,不同层次的信息使用者依据收到的信息进行决策。 信息管理者负责管理信息系统的设计和维护工作,在管理信息系统实现以后,他还要负责协调信息系统的各个组成部分,保证信息系统的正常运行和使用。 信息系统越复杂,信息管理者的作用就越重要。
2.管理信息系统的层次结构
有些规模比较大的管理信息系统,必然会显现出某种层次结构。 在实际应用中,我们一般根据处理的内容及决策的层次把企业管理活动分为三个不同的层次:
战略计划层、 管理控制层和运行控制层。 一般来说,下层系统的处理量比较大,上层系统的处理量相对较小,所以就形成了一个金字塔式的结构。
(1)战略计划级管理信息系统
战略计划级的管理活动所涉及的是企业的总体目标和长远发展规划。 因此,为战略计划级管理活动服务的信息系统需要比较广泛的数据来源。 其中,除了内部数据,还要包括相当数量的外部数据。 此外,由于战略计划级管理信息系统所提供的信息是为企业制定战略计划服务的,所以要有高度的概括性和综合性。
(2)管理控制级管理信息系统
管理控制级的管理活动属于企业的中层管理,它的主要工作是根据高层管理所确定的总目标,对组织内所拥有的各种资源,制定出资源分配计划及实施进度表,并组织基层单位来实现总目标。这个层次的管理活动包括各个部门工作计划的制定、监控和各项计划完成情况的评价等。 因此,可以说管理控制级管理信息系统主要是面向各个部门的负责人, 为他们提供所需要的信息服务,以支持他们在管理控制活动中能正确地制定各项计划和了解计划的完成情况。 它所需要的数据来源可以有三个渠道:
一是控制企业活动的预算、标准和计划等;
二是作业处理所提供的数据;
三是其他数据。
管理控制级管理信息系统所提供的信息主要包括决策所需要的模型,对各部门的工作计划和预测,对计划执行情况的定期和不定期的偏差报告,对问题的分析评价,以及对各项查询的响应等。
(3)运行控制级管理信息系统
运行控制级的管理活动是为有效利用现有资源和设备所展开的各项活动,属于企业的基层管理,基层管理活动包括作业控制和业务处理。 它按照中层管理活动所制定的计划与进度表,具体组织人力物力去完成上级指定的任务。因此,运行控制级管理信息系统处理过程都是比较稳定的,可以按预先设计好的程序和规则进行相应的信息处理。 在这一级别上的管理信息系统一般由三种处理方式组成: 事务处理、报告处理和查询处理。 这三种处理方式的工作过程十分相似。 首先将处理请求输入处理系统中,系统自动从文件中搜寻相关的信息,进行分析处理,最后输出处理结果或报告。
3.管理信息系统的职能结构
通常按职能部门的业务范围划分为生产管理、人事管理、财务管理、销售管理、物资供应、后勤管理、信息处理和高层管理等子系统。
其中,每个子系统分管着企业运作过程中不同的任务,各自为一个完整的系统,但当面对整个企业时这些子系统又有机地结合起来,形成一个大系统,共同完成企业的目标。
4.管理信息系统的综合结构
管理信息系统的综合结构通常可以用职能系统/管理层次矩阵来表示。 其实这种功能没有标准划分,因组织不同而异。显而易见,图中每一列代表职能,每一行代表管理层次。 各个职能子系统的主要职能分别如下。
(1)生产子系统
生产子系统的功能主要包括产品设计、工艺改进、生产计划安排、生产设备的调度和运行、生产人员的雇用和训练以及质量控制和检查等。 战略计划方面主要是对改进工艺过程的各种方案进行评价,选定最优的加工和自动化生产的方法。 管理控制要求对生产过程的总进度、单位成本、单位工时消耗以及各类物资的消耗情况进行分析比较。 运行控制要求把实际生产进度与计划相比较,及时发现生产的瓶颈环节,并且予以解决。 生产子系统的典型业务处理是对生产订货(即订购生产成品时所需要的部件)单、装配订货单、成品票、废品票和工时票等原始数据的处理。
(2)市场销售子系统
市场销售子系统包括企业进行销售和推销的全部管理活动。 战略计划的功能是根据人口、购买力和技术发展等因素,使用顾客分析、竞争者分析、顾客评价、收入预测、人口预测和技术预测等方法获取信息,从而对开发新市场和新市场销售的战略进行分析和研究。在管理控制方面,根据顾客、竞争者、竞争产品和销售能力要求等信息, 对总的销售成果、销售市场和竞争对手等方面的情况进行分析和评价,确保销售计划的完成。 在运行控制方面,包括雇用和训练销售人员、日常销售和推销活动的调度和安排,还要按区域、产品、顾客对销售数量情况进行定期分析。 业务处理则主要是指对销售订单的处理。
(3)财会子系统
从原理上来说,财务和会计有着本质的区别,二者的目标不同。财务的目标是保证企业在资金使用方面的财务要求,并尽可能地减少其花费;会计的目标则是把财务方面的业务进行分类、总结,然后填入标准的财务报告,并制定预算、对成本数据进行核算分析与分类等。 在战略计划方面,人们关心的是财务保证的长远计划、资金筹措计划、减少税收影响的长期计划以及成本会计和预算系统的计划,并且还要制定财会政策。
管理控制主要是对预算和成本数据的计划执行情况进行分析和比较,处理会计数据的成本和差错率等。 运行控制和业务处理主要是分类、汇总每天的单据,提出差错和异常情况的报告,以及延迟处理的报告和未处理业务的报告等。
(4)信息处理子系统
信息处理子系统负责与其他子系统的沟通联系,保证企业对各种信息的需求。 它的战略计划关心组织功能的集散度、信息系统的总体规划、硬件软件系统的总体结构等内容。 管理控制主要将计划和实际执行情况进行分析比较,如设备成本、开发人员水平、新项目的进度和计划的对比等。 运行控制的内容包括日常工作任务的调度、 分析差错率、设备利用率和设备故障以及控制新项目的开发进度和调试时间。 业务处理是处理请求、收集整理数据、 对数据和程序的修改变动提出申请、 对硬件和软件的故障提出报告以及规划建议等。
(5)人事子系统
人事子系统的主要工作包括对人员的雇用、培训、考核记录、工资和解雇等方面的管理。 战略计划方面主要包括对招聘、工资、培训、福利以及留用人员的战略和方案的评价分析。 管理控制关心的是人员的录用和解雇、 招募费用、技术库存成本、培训费用以及工资率的变动等情况。 运行控制主要涉及对录用人员数量、应支付的工资和培训费用等情况的分析处理。 典型的业务处理有雇用标准说明、工作岗位责任说明、培训考核记录、 人员情况档案处理、工资变化情况处理以及工作时间和离职说明等。
(6)后勤子系统
后勤子系统主要负责对采购、收货、发货和库存控制等方面进行管理。战略计划主要涉及制定采购战略、制定对卖主的新政策以及评价物资分配方案等内容。 管理控制的工作主要是将库存水平、采购成本、供应计划执行和库存营业额等各种后勤工作的实际情况与计划进行比较。 运行控制包括对多余和短缺物资的项目、数量和原因等情况进行分析。 具体的业务处理包括采购订货、收货报告、各种进出库单据、 脱库和超库项目、库营业额以及购货申请单等数据的分析。
(7)高层管理子系统
高层管理子系统是为每个组织的最高领导层(如公司总经理)提供服务。其战略计划层主要关心的是公司的发展方向和长远规划,并且为其他职能部门的战略计划制定总的目标。 因此,高层战略计划的决策必须依靠来源广泛的、综合性高的内部和外部信息的支持。 管理控制层主要是将各功能子系统的执行情况和计划进行比较,并做出分析和评价。 运行控制层的内容主要包括提供会议时间表、控制会议进展以及管理各类文件等。 典型的业务处理是为决策提供信息咨询、编写文件以及向公司其他部门的子系统发送指令等。
