我们对时间的管理简单来说可以用一个公式来表示，那就是时间管理=选择事件+时间顺序+时间分配。
在确定了第一项事件后就应该仔细地对事件进行排序，这是时间管理的关键。事情的轻重缓急不同，处在不同的象限，回报率如何，这些都是要考虑的因素。对事件进行合理的排序可以使工作条理分明地进行，而且能激发你的动力，拓宽你的思路，使你前面的道路更明朗，在前进中充满自信和成就感。
在某堂课上，教授在桌子上放了一个玻璃罐，然后拿出一袋鹅卵石放进罐子里，问学生：“满了吗？”学生异口同声地说：“满了。”“真的吗？”教授接着拿出一袋碎石子倒进罐里，再问学生，“这罐子满了吗？”这次学生犹豫了。
接着，教授再拿出一袋沙子，慢慢倒进罐子里面，然后问学生，“这个罐子里是满的呢，还是不满？”大家都学乖了，都回答“没有”，最后，教授拿出一大瓶水，倒进看起来已经被鹅卵石、沙子、碎石子填满的罐子，然后问学生，“我们从中学到什么了呢？”班上一阵沉默，一位学生回答说，“无论多忙，行程排得多满，总是可以挤出时间做很多事情的。”
教授听完后，点点头，说道，“答案是不错，但是我主要是想告诉大家，我们如果先把水放进去了，那么就没有机会再放别的东西了。”
时间管理上就是这样，如果你的事件顺序安排不对，没有先放鹅卵石，那么别的东西就没有机会了。在平常的生活中，事件的安排总会受客观或主观的因素而发生一些错误，陷入一些不必要的误区。通常，这样的错误有以下几个类型：
（1）先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。
（2）先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。
（3）先做容易做的事，然后再做难做的事。
（4）先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。
（5）先处理资料齐全的事，再处理资料不齐全的事。
（6）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。
（7）先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。
（8）先做别人的事，然后再做自己的事。
（9）先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。
（10）先做有趣的事，然后再做枯燥的事。
（11）先做易于完成的事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。
（12）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。
（13）先做已发生的事，然后做未发生的事。
很显然，上述各种准则，都不符合高效工作方法的要求。
工作是以目标的实现为导向的，在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，到底哪些事项应先着手处理？哪些事项应延后处理，甚至不予处理？
对于这个问题，麦肯锡公司给出了这样的答案：应按事情的“重要程度”编排行事的优先次序。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。对实现目标越有贡献的事越为重要，它们越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，愈不重要，它们愈应延后处理。简单地说，就是根据“我现在做的，是否使我更接近目标”这一原则来判断事情的轻重缓急。
在上述的13种决定优先次序的准则中，对我们最具支配力的恐怕是第9种——“先做紧迫的事，再做不紧迫的事”，大凡低效能的人员，他们每天80%的时间和精力都花在了“紧迫的事”上。也就是说，人们通常的习惯是按照事情的“缓急程度”决定行事的优先次序，而不是按照事情的“重要程度”。这就要好好学习象限管理法了。在多数情况下，愈是重要的事偏偏越不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划，甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事（诸如不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。
所以我们在制定时间管理的时候就要注意，精心分析事情的重要与否，每天给自己制定一张优先表，让自己成为一位时间管理的高手。
