尽管人们都知道时间管理很重要，可大多数人都在不知不觉中就浪费掉了大量的时间。专家们通过调查，发现浪费时间主要体现在如下八个方面。
1.会议效率低下
会议的普遍问题是，往往众多与会者并不清楚开会的真实目的，只有少数人发言；说明占用了太多时间，而非讨论；很多人迟到早退，开会时走神或睡觉；争论过于激烈或跑题都会令会议浪费时间，会议结束时间不定等。
应对策略就是采取科学的会议管理方法。明确有效会议的5个“P”，也就是目的、参与者、计划、参与及远望。
目的(Purpose)，指召开会议的原因。会议通常具有“发布通知”“进行决策”和“进行头脑风暴”三种功能，而后两者才能作为召开会议的原因。当“分享信息、达成一致、信息散播和反馈、问题解决”这些条件中有一个或多个被满足时，才应该召开会议。
参与者(Participants)，是指被邀请参加会议的人员。必须弄清楚参与者的规模、成分与技能，才能使会议有效。
参与者无论是多还是少，都可能会造成决策的肤浅或混乱，也可能因为信息不充分造成问题不能解决。据研究，与会者数目是奇数时更有利于取得较好的会议效果。会议的成分是指与会者的同质与异质性，以及他们的竞争与合作意愿等。技能指与会者的胜任能力。通常情况下，问题的知情者、提出解决方案者、控制资源者以及最终掌权者都应一起参加会议。
计划(Plan)，当然是指为会议做的日常准备。有效的会议包含很多规则。
①1/6规则。议程表上关于当前问题的讨论应安排大约2/3的时间，1/6的时间则用于过去与未来的议程项目上，面向未来的头脑风暴则安排占用剩下的1/6时间。
② 报告规则。倘若没有一个接一个的“报告”，会议就能更有效地进行。不妨把“报告”中的信息重新组织成具体项目，比如公告、决策以及头脑风暴。
③3/4规则。搜集的信息，包括以前的会议记录以及议程表，最好在会议间隔中3/4的时间点发放给参会者。
④ 议程规则。会议的议程不要使用单一的字或词来描述，而是采用行为动词或概括性的句子来归纳描述。
⑤ 按时规则。准时开始并准时结束，这是会议的基本要求。
⑥ 议程完整规则。不要遗漏议程上的任何问题，即列在议程上就要讨论，而不要讨论无关的问题。
⑦ 执行总结规则。给与会者提供报告时，必须包含执行总结或观点备忘录，也就是关于可行方法和决策的报告。
参与(Participation)，指会议的实际过程和保证每个成员都能参与会议的途径，包括提供介绍、确立基本规则以及形成决策的规则。
远望(Perspective)，是指远距离观察会议，意味着对会议以及会议的决策与程序实行评估。
要想对会议进行有效管理，就要做到：会议要准时开始；制定决策；让与会者保持参与感；对会议内容及时记录。会议结束后：把会议记录发给参会者；检查决策的贯彻情况；向上级汇报。
2.不当的人员干扰
在整体管理水平较低的企业中，管理者经常被人干扰，可支配时间减少。比如：经常有不速之客；整天都有人来访；客人占用时间过长；主管高高在上，秘书不能帮助主管安排行程。
对策：善用他人、事先过滤，会客时让秘书掌握时间，站立会客；形成惯例以及形成规则；主动约谈；利用其他沟通方式；绝不推迟下班时间。
3.不当的电话干扰
例如：很多事情都需要用电话回复，工作经常被电话打断，煲电话粥，经常等电话，不知道来电的目的。
对策：由助理或秘书过滤电话，看来电显示；拿出一些时间专门回电话；不用电话聊天；合理地运用插拔系统；打电话前想好谈话内容；适当运用技巧来结束电话。
4.文书系统紊乱
某些人的办公桌上总是堆放很多杂物，急需资料时，总是东翻西找，严重影响工作效率。
这种问题主要表现在：办公桌或文件橱里资料无序摆放，总是在找文件；抽屉里的物品杂乱；做事常常半途而废；办事没有效率；处理文件往往超过时限。
对策：学会分类管理文件；不要滥用文件，比如打电话能解决的问题就没必要形成文件；设立文件销毁日期，定期清理；办公桌上的物品要摆放整齐有序；书面报告尽量简短，对于长的报告，应要求在封面上写明标题、作者以及摘要；授权下属处理文件并培养他们的相关能力。
5.信息不足与拖延
工作中经常出现因为处理问题的信息不足，或各种问题的拖延而不能在计划时间内达成工作目标的现象，并且会妨碍开展下一个目标。
对策：设计每日执行计划的表单并遵照执行；梳理组织的各类流程；确定每项工作的期限；克服拖延习性，必要时进行培训学习。
6.计划不良
企业中经常出现各自为政的现象，工作时没有目的，这是典型的计划不良的特征。
另外，工作缺乏绩效指标和结束期限；被琐碎的、不重要的事情占用过多时间；同一时间处理多个事情；成员工作分配不均；没人掌控全局，没有给所有项目确立优先次序。
对策：在行动方案中落实各级目标，能系统地分析整个工作流程，制订计划时必须留出弹性时间，监控计划的实施过程，奖励及时实现目标者。
7.授权不当
授权得当既能让自己脱离琐碎的事务，又能培养下属。可是假如管理者能力不强，动机不纯，授权时把自己的职责也丢给下属，就会导致企业或团队的低效率。
授权不当可能出现的现象有：下属事无大小都要请示；管理者事必躬亲；没有职务的替代人选；长期不能休假，在琐碎的事情上投入太多精力，而不能高瞻远瞩。
对策：有效授权，任务指示要明确，获得下属的承诺；授权时，上级需要提供必要的支持，承担整体责任；依据工作特点，对授权对象谨慎选择；对被授权者实行有效监控；授权必须以信任为基础。
8.沟通不畅
沟通不畅能造成很多问题，人们往往因此付出成倍的时间，其表现主要有：团队信息和情况无法通畅地传达；责权不清；小道消息代替了公开意见；会议没有效率；工作不能一次交代清楚，出现错误再来更正。
对策：建立企业内部的沟通协调网络；使用共同语言，尽量使会员达成共识；沟通前要确定目标、内容以及预算时间；引导并控制谈话过程；提升沟通技巧。
