管理信息系统作为一个系统,必然有一定的结构,这种结构反映各个部门之间的关系、 各个部分的特点、 面临的主要问题以及人们的认识水平和技术水平。
管理信息系统是特定结构的系统,这就是总体结构。 管理信息系统的总体结构由信息源、信息处理器、 信息用户和信息管理者组成。其中:
信息源是信息的产生地; 信息处理器负责信息的传输、加工、 保存等; 信息用户是信息的使用者,并利用信息进行决策; 信息管理负责信息系统的设计、实现和实现后的运行、 协调。
从不同的角度进行研究, 管理信息系统有不同的结构。
基于管理活动的系统层次结构
(1)管理信息系统的任务在于支持管理业务,因而管理信息系统可以按照管理任务的层次进行分层。 管理信息系统的层次结构分为三层。
(2)战略管理层。战略管理是企业的长远计划,处理中、长期事件,它的决策内容包括确定和调整组织目标,以及制定与获取、 使用各种资源的政策等。
(3)管理控制层。 管理控制属于中期计划范围,包括资源的获取与组织、人员的招聘与训练、 资金监控等方面。管理控制层的信息包括计划与预算、定期报告、特别报告、 问题条件的分析、评审决策以及查询应答等。
(4)运行控制层。运行控制涉及作业的控制。 运行控制的决策是为了保证有效地完成具体任务或操作,有一定的周期性,问题的性质一般属于结构化决策,决策者通常是组织的基层管理人员。
基于管理职能的系统结构
管理信息系统的结构也可以按照使用信息的组织职能加以描述。 系统所涉及的各职能部门都有着自己特殊的信息需求,需要专门设计相应的功能子系统,以支持其管理决策活动。 同时,各职能部门之间存在着信息联系,从而使各个功能子系统构成一个有机结合的整体,管理信息系统正式完成信息处理的各功能子系统的综合。
一个管理信息系统支持着组织的各种功能子系统,使每个功能子系统可以完成业务处理、 运行控制、 管理控制、战略管理等。
(1)市场销售子系统。
销售与市场功能通常包括产品的销售和推销以及售后服务的全部活动。 其中,业务处理有销售订单、推销订单的处理。 运行控制活动包括雇佣和培训销售人员、编制销售计划和推销工作的各项目,以及按区域、产品、 顾客的销量定期分析。 管理控制涉及总的成果与市场计划的比较,它要用到有关客户、 竞争者、 竞争产品和销售力量等方面的数据。 在战略管理方面包括新市场的开拓和新市场的战略,它使用的信息有顾客分析、 竞争者分析、 顾客调查信息 、收入预测和技术预测等。
2)生产子系统。
生产子系统的功能包括产品的设计与制造、生产设备计划、作业的调度与运行、生产工人的录用与培训、 质量的控制与检验等。 在生产子系统中,典型的业务处理是生产指令、装配单、成品单、废品单和工时单等的处理。 运行控制要求把实际进度和计划进行比较, 找出瓶颈环节。 管理控制需要概括性报告,反映进度计划、单位成本、所用工时等项目在整个计划中的绩效变动情况。 战略管理包括制造方法及各种自动化方案的选择。
(3)物资供应子系统。
物资供应子系统包括采购、收货、库存控制、发放等管理活动。 业务处理数据为购货申请、购货订单、加工单、 收货报告、库存票、提货单等。 运行控制要求把物资供应情况与计划进行比较,产生库存水平、采购成本、出库项目和库存营业额等分析报告。 管理控制信息包括计划库存与实际库存的比较、外购项目的成本、缺货情况及库存周转率等。 战略管理主要设计新的物资供应战略、对供应商的新政策以及自制与外购的比较分析等。此外,可能还有新供应方案、新技术等信息。
(4)财务和会计子系统。
财务和会计有着不同的目标与工作内容,但它们之间有着密切的联系。 财务的职责是在尽可能低的成本下保证企业的资金运转,包括托收管理、现金管理和资金筹措等。 会计则是进行财务工作分类、汇制标准财务报表、制定预算及对成本数据的分类与分析。 对管理控制报告来说,预算和成本是输入数据。 也就是说,会计是为管理控制各种功能提供输入信息。 与财务有关的业务处理有赊欠申请、销售、开单据、收账凭证、支付凭证、支票、转账传票、 分类账和股份转让等。运行控制则使用日报表、例外情况报告、延误处理记录、为处理事项报告等。 管理控制利用财务资源成本、会计数据处理成本及差错率等信息。战略管理包括保证足够资金的长期战略计划、为减少税收冲击的长期税收会计政策以及对成本会计和预算系统的计划等。
(5)人事子系统。
人事子系统包括人员的录用、培训、考核记录、工资和终止聘用等。 其业务处理要产生有关聘用条件、 培训说明、 人员的基本情况数据、工资变化、工时、福利及终止聘用通知等内容。 运行控制层要完成聘用、培训、终止聘用、改变工资和发放福利等。 管理控制主要进行实际情况与计划比较,产生各种报告和分析结果,用以说明在岗工人的数量、招工费用、技术专长的构成、应付工资、工资率分配及是否符合政府就业政策等。 人事战略计划包括对招工、 工资、培训、福利以及各种策略方案的评价, 这些策略将确保企业能获得完成战略目标所需的人力资源。 战略管理还包括对就业制度、教育情况、地区工资率的变化及对聘用和留用人员的分析。
(6)高层管理子系统。
每个组织都有一个最高领导层,如公司总经理和各职能领域的副总经理组成的委员会。高层管理子系统为高层领导服务,它的业务处理活动主要包括信息的查询和决策的支持,处理的文件常常是信函和备忘录以及高层领导向各职能部门发送的指示等。 运行控制层主要是会议安排、信函管理和会晤记录文档。 管理控制层要求各功能子系统执行计划的当前综合报告情况。 最高层的战略管理活动包括组织的经营方针和必要的资源计划等,它要求综合外部和内部的信息。 这里的外部信息包括竞争者信息、 区域经济指数、顾客偏好、提供服务的质量等。
(7)信息处理子系统。
信息处理子系统的作用是保证各职能部门获得必要的信息资源和信息处理服务。 该子系统典型的业务处理有工作请求、 采集数据、改变数据的请求。 信息处理的运行控制包括日常任务的调度、差错率和设备故障信息等。 对于新项目的开发,还需要程序员的工作进展情况和调试时间的安排。 管理控制对计划情况和实际情况进行比较,如设备费用、 程序员的能力、项目开发的实施计划等情况的比较。 战略管理层则主要关心功能的组织,如采用集中式还是分散式、信息系统的总体规划、硬件和软件的总体结构等。
管理信息系统的应用离不开办公自动化技术,其主要作用是支持行政工作和文书工作,如字符处理、电子信件、电子文件等。
办公自动化可以看成与信息处理系统结合的子系统, 也可以作为一个独立的子系统。
管理信息系统结构的综合
以上从管理任务和组织职能两方面对管理信息系统的结构进行了描述。 由上述系统的组成和决策支持的要求,可以综合出管理信息系统的概念结构。综合的原则有:
(1)横向综合。
该原则就是把同一管理层次的各种职能综合在一起, 如运行控制层的人事、工资等子系统可以综合在一起, 使基层的业务处理一体化。横向综合正向着资源综合的方向发展,如把人员的信息综合到一个系统, 或按物料把采购、进货、 库存控制综合到一起。
(2)纵向综合。
该原则把不同层次的管理业务按职能综合起来。 这种综合沟通了上下级之间的关系,便于决策者掌握情况,进行正确分析。 如各部门和总公司的各级财务系统可以综合起来,构成综合财务子系统。
(3)纵横综合(总的综合)。
这可形成一种完全一体化的系统结构,能够做到信息集中统一,程序模块共享,各子系统功能无缝集成。
对管理信息系统进行综合可以了解到管理信息系统是由各功能子系统组成的,每个子系统又可以分为四个主要信息处理部分,即业务处理、 运行控制、管理控制(战术管理)和战略管理。信息系统的每个功能子系统都有自己的文件,还有为各子系统公用的数据组成的数据库,由数据库系统进行管理。 在系统中,除了为每个子系统专门设计的应用程序外,也有为多个职能部门服务的公用程序,有关的子系统都与这些共用程序连接。 此外, 还有为多个应用程序共用的分析与决策模型,这些公用软件构成了信息系统的模型库。
采用纵向与横向综合相结合的办法,综合形成的管理信息系统的结构实质上是一个概念的框架,人们可以用它来描述有关现有的或进化中的管理信息系统。
管理信息系统的物理结构
管理信息系统的物理结构是以计算机为基础的信息系统, 主要包括计算机系统、 网络与通信、数据库技术、 系统规程、人员五个部分。
