什么是项目活动定义
项目活动定义是为实现项目目标所开展的对已确认项目工作的进一步定义,从而识别和定义项目所必需的各种活动的一种项目时间管理工作。 具体包括项目活动的识别、分解、定义、 确认和文档化等方面的工作,由此分析确定为达到项目目标和生成项目产出物,以及完成项目工作所必须进行的各种项目活动。
项目活动定义所给出的项目活动是由一系列项目活动步骤构成的,每一个分解定义的项目活动都必须能够生成一个完整而具体的项目可交付物。 这种项目活动所生成的项目可交付物既可以是一种有形的东西,也可以是一项有具体内容和质量要求的服务或管理工作。
实际上,项目活动定义就是在项目工作分解结构的基础上进一步定义每个项目工作包中所包括的项目具体活动,它的过程识别处于工作分解结构(WBS)的最下层,叫作工作包的可交付成果。 项目工作包被有计划地分解为更小的组成部分,叫作计划活动。 为估算、安排进度、执行以及监控项目工作奠定了基础,有利于更好地进行项目管理和控制。
项目活动定义的依据和方法
项目活动定义是确认和描述项目的特定活动,在进行项目活动定义时,需要有一定的依据,其中包括事业环境因素、组织过程资产、 项目范围说明书、工作分解结构等,具体内容如下。
(1)事业环境因素作为活动定义的依据, 可以考虑的事业环境因素包括是否有可利用的项目管理信息系统与进度安排工具软件。
(2)在进行活动定义过程中,要充分利用组织过程资产,组织过程资产包括同活动规划有关的正式与非正式方针、程序与原则,需要在活动定义中给予考虑。
(3)在定义活动时显然要考虑项目范围说明书中记载的项目可交付成果、制约因素与假设。 制约因素是限制项目管理团队选择的因素,例如,反映高层管理人员或合同要求的强制性完成日期; 假设是在项目进度规划时视为真的因素,如每周的工作时间或一年当中可用于施工的时间。
(4)工作分解结构是进行项目活动定义的基本依据。 WBS通过子单元来表达主单元,每一工作的编码都是唯一的,因此十分明确,且任何工作项目都可以通过计算机及下层工作的成本、进度得到该工作的成本和进度。
当然,项目活动定义不能只是了解其依据,我们还需要掌握正确的方法:
(1)分解技术。
项目分解技术是为了项目更易管理,以项目工作分解结构为基础,按照一定的层次结构把项目工作逐步分解为更小的、更易操作的工作单元。 直到可交付物细分到足以用来支持未来的项目活动计划编制、执行、控制及收尾等。 这种方法有助于找出工作分解结构规定的可交付成果所需完成的所有活动,并且可以对这些活动进行更有效的管理。
(2)模板法。
是指将已经完成的项目工作分解结构(WBS)予以抽象,形成类似的项目活动清单或部分活动清单, 作为某一类新项目活动定义的模板。 虽然每个项目都是独一无二的,但仍有许多项目彼此之间都存在着某种程度的相似之处。 根据新项目的实际情况,在模板上调整项目活动, 从而定义出新项目的所有活动。 在定义项目活动时,模板法是一种简捷、 高效的活动分解技术。
(3)滚动式规划。
滚动式规划是一种渐进明细的规划方式,即对近期要完成的工作进行详细规划,而对远期工作则暂时只在WBS的较高层次上进行粗略规划。 因此,在项目生命周期的不同阶段, 工作分解的详细程度会有所不同。 比如,在信息尚不够明确的早期战略规划阶段,工作包也许只能分解到里程碑的水平; 随着更多信息被了解,近期即将实施的工作包就可以分解成具体的活动。
(4)利用专家判断。
擅长制定详细项目范围说明书、工作分解结构和项目进度表并富有经验的项目团队成员或专家,可以提供活动定义方面的专业知识。
确定活动之间的依赖关系
有了活动清单和属性,就需要通过活动排序弄清楚活动之间的逻辑关系。
例如,哪些活动需要一项接一项做,哪些活动可以同时做。 在确定活动之间的这种先后顺序时, 我们需要了解下面三种依赖关系。
(1)强制性依赖关系。
也称为逻辑关系,是指工作性质所固有的依赖关系,它们往往涉及一些实际的限制。 项目管理团队在确定活动先后顺序的过程中,要明确哪些依赖关系属于强制性的。 比如,在施工项目中,只有在基础完成之后,才能开始上部结构的施工。
(2)可斟酌处理的依赖关系。
有时叫作优先选用逻辑关系、优先逻辑关系或者软逻辑关系。 它们会造成总时差不确定、失去控制并限制今后进度安排方案的选择。 可斟酌处理的依赖关系通常根据对具体应用领域内部的最好做法,或者项目某些非寻常方面的了解而确定。 项目管理团队在确定活动先后顺序的过程中,要明确哪些依赖关系属于可斟酌处理的,然后根据以前完成同类型工作的成功项目所取得的经验,选定计划活动顺序。
(3)外部依赖关系。
是指涉及项目活动和非项目活动之间关系的依赖关系。例如,软件项目测试活动的进度可能取决于来自外部的硬件是否到货。 活动排序的这种依据可能要依靠以前性质类似的项目历史信息,或者是依靠合同和建议。 因此, 项目管理团队在确定活动先后顺序的过程中,要明确哪些依赖关系属于外部依赖的。
总之, 项目管理团队在活动排序的过程中应确立活动之间的依赖关系,且项目干系人一起参与讨论并定义项目中的活动依赖关系非常重要。 可以将每一个活动名称写在一张纸上来确定依赖关系或排序, 也可以直接用项目管理软件来建立关系。 只有定义活动顺序, 才能更好地制定项目进度管理计划。
