开库盘点与闭库盘点是完全互补的,它们的结合丰富了物料的盘点方式,保证物料的盘点不会遗漏。例如,有的物料不适合开库盘点,只能闭库进行;有的不适合闭库进行,那就要进行开库盘点。
(1)开库盘点
开库盘点是在物料进、出正常时进行盘点的一种方式,其最大特点就是物料进、出不间断。
①开库盘点的要求。这种方式不追求效率,要求循序渐进,耗费时间较长。因此,采用这种盘点方式对物料有明显要求,即存货量要大,便于分类。
a.存货量要大。开库盘点一般会将仓库内大数额的货物先分为若干小类型,一次只盘点其中一小类,然后日日循环往复,直到全部盘点完成。因此,开库盘点法属于循环盘点法的一类,属于周而复始连续盘点库存物料。
b.便于分类。采用开库盘点这种方式时,要对物料进行分类,按照物料的重要性程度划分。优先盘点流动性强、价值大的物料,流动性弱、价值小的物料则适当延后盘点;对于高额的、流动性快的物料频繁盘点,对于低额的、流动性慢的物料则不必过于频繁,规划好盘点间隔期限和允许的误差范围,进行强度不同的轮番盘点。
②开库盘点的注意事项。在运用这种方式时还要注意一些事项。
a.盘点不要有所遗漏。开库盘点是按照物料的种类、批次划分不同时间的盘点,不是一次两次就能完成盘点工作的。但是,如果前期分类时遗漏了部分物料,那就无法盘点到这部分物料,最终库存数量的准确性也就失去了保障。
b.不能忽视盘点频率。盘点频率究竟是一天一次、一星期一次、一个月一次、一季度一次还是一年一次,这是难以统一规定的。应该结合实际情况才能做出抉择,但是一般性的指导原则是根据物料的重要性等因素设置循环频率。企业中总有一些物料是滞销的、低价值的,这种物料的盘点,一个月一次就有点小题大做了;对于一些流动性强、价格高昂的物料,一个月一次就有点轻视它的重要性了。
(2)闭库盘点
闭库盘点是指在盘点前需要提前通知物料所属部门,并令其将已开出的物料领取完毕,然后停止一切活动配合盘点。盘点周期一般采用与会计审核相同的时间跨度,如半年一次(上市企业)或一年一次(非上市企业)。
闭库盘点成本低,这是由于这种方式多适用于统一订单、集中订单,多个物料往往通过一份订单来处理。对于这样的物料,盘点起来成本可能会降低。
闭库成本除了基本的购买材料费用、人工搬运费用、物流费用等基础性费用之外,还有工本费以及各部门的人工支出。不同订单的物料处理意味着花费更多的人力、物力、财力,必然导致盘点成本增加。通常情况下,多个订单盘点时,往往采购数量不会太大,对于供货商来说首先是缺乏合作的吸引力,导致供货商合作意愿和合作态度不会特别好;其次是一旦单次购入物料、产品的数量较少,会给供货商造成一定的运费压力,无论是最终运费是否由供货商承担,都浪费了资源和时间。
同理,统一订单、集中订单多能享受到供应商的供货优惠。供应商往往愿意为大批量采购、长期合作的商家提供最大限度的优惠和折扣,这也直接决定了盘点成本降低。
单批次采购同类型商品可能给物流费、工本费带来比较大的压力。但如果将不同类型的物料整合成一份订单,一次性的采购数量上去了,商家可能会愿意提供额外的优惠政策,不仅仅解决了基础性支出费用昂贵的问题,还可以和供货商通过合作关系分摊风险,甚至为长期合作积累资源。