随机盘点与永续盘点的结合体现的是局部与整体的关系,随机盘点是对物料样品进行盘点的一种方式,永续盘点是对所有物料进行盘点的一种方式。
(1)随机盘点
随机盘点是一种对随机抽取的物料样品进行盘点的方式,盘点对象是样品,因此又称随机抽样盘点。这种方式具有时间短、效率高的特性。
随机抽样盘点的范围大都是仓库内所有物料,而且所抽取样品与所有物料的产品类型、数量比例要适当,不能有所偏颇,否则盘点的结果就会不准确。设想一下,如果局限于局部抽查,那么,得到的样本数据不够真实;因此,所选样本必须具有代表性,涉及范围也要具有真实性。
随机盘点的结果应该是公开的、透明的,随机盘点的过程中要有各方代表两人以上的统计结果,互相制衡,不可篡改盘点结果。
随机盘点之后的结果出来后,建议在企业显眼位置张贴一星期以上,在日常工作中检验盘点结果,如有异议,应该向仓管部门反映,要求调查可疑之处。
虽然随机盘点是广泛运用于仓储管理的盘点方法,但也有其局限性。由于是随机盘点,因此不能完全反映出真实情况,与逐一盘查法相比,得出的结论无法给出具体的数字。
再者,如果大型企业采用随机抽样盘点,实施起来会比较困难。对于大型企业,建议分阶段完成。比如,划分区域抽样、划分种类抽样等,在完成阶段性抽样任务后,再将数据综合起来,算出相应的数量和比例。这样得出来的数值最具有真实性。由于随机抽样比一次性抽样的工程量大得多,建议保管好抽样数据,做好备份工作,否则该部分工作就要重新开始,影响盘点工作进程。
(2)永续盘点
永续盘点又称“账面盘存制”,它是对于资产的增加和减少,根据各种有关凭证,在账簿中逐日逐笔进行登记,并随时结算出各种资产账面结存数额的一种方法。
永续盘点是为了库存物料在数量上保持一个连续不断的记录。每当库存物料发生变化时,都要进行记录。最后将订货量与库存量相比较,如果库存等于或小于再订货点就发出一份固定批量的订单;如果库存大于再订货点就不需要重新订货。
永续盘点作为一种需要时时盘点的方式,要将盘点结果与计算机内的连续记录进行比较分析,工作量是比较大的,任务也是比较繁重的。
其适用范围往往是具有价值高或严格控制的特性的物料,也就是A类物料。库存的核对盘点与物料的使用频率相关,对于使用率低的物料无须太多关注。
存货的核算一般采用永续盘点法。但是无论采用何种方法,前后要保持一致,随便混用的话,得出的数据就没有可比性和失去了意义。在采用这种盘查制度时,要按照资产项目设置明细账,对各类资产收发、结存数量予以记录。
永续盘点可以定期或不定期进行,通常在生产经营活动的间隙时间盘点。其优势是便于资产的监督和管理,通过对资产项目设置明细账目,存有详细记录,可以有效地反映和掌握各种资产收发、结存的数量和金额。
但是它也有不足之处,比如对于品种规格繁多的物料、产品的盘查工作量大。出于自然和人为因素,不排除有“账实不符”的情形出现。所以,一般在永续盘点的基础上,还要对财产物料进行实地盘点,以便查明是否有盘盈或盘亏。因此,我们可以认为永续盘点离不开实地盘点。
永续盘点在入库时进行,一般入库不全检,抽检一部分就上货架了,或者就放在固定的一个区域里面。最好是入库的时候把数量点一点,顺便看一看质量,看完以后就放一个位置,与保管卡核对。永续盘点公式是:期末结存数=期初结存数+本期增加数-本期减少数。在该公式的指导下,永续盘点才得以对存货的核算问题掌握基本数据。