物流组织的主要目标是计划不同的物流活动并使它们之间保持协调一致。这种协作可能靠一些非正式的组织方式达成,即不改变现有的组织结构,而是靠合作和建议等方式来达成负责这些活动的员工之间的协作,良好地协调各种物流活动。
(1)建立激励机制。
有的企业将运输、库存控制、订货处理等关键活动分归不同部门管理,为了协调它们之间的关系,常需要一些激励机制。传统的管理模式中,预算是许多企业主要的控制机制,但这通常不利于激励协作关系。例如,为了降低库存成本而导致运输费用的上升在运输管理人员看来即是不合理的,因为运输管理人员的表现主要是靠运输成本与预算的比较来衡量的,库存成本并不在运输管理人员的预算职权范围内,这可能导致管理人员为了完成自己的预算要求,而并不愿意提供全力的协作。因此,为了促进合作,常需要一些其他的激励机制。
①建立各种物流活动之间的转换成本。例如,假设为了大批量运输而减少运输成本和降低运输频率,这会使得库存超出了合理水平,从库存管理目标看,由此导致库存成本的提高应该可以要求运输部门分摊。运输管理人员可以合理估计运输方式选择对物流成本的影响,然后基于此做一个成本权衡,从而合理地选择决策。
②共享物流成本的节约,在所有成本模式有冲突的物流活动之间进行再分配。这种方法可以很好地激励它们之间的合作,因为只有合作才能带来成本模式相冲突的活动之间的权衡,从而得到最低的成本。
③高层管理者对物流决策和运作的关注也是激励协作的有效方式,因此,对于职能部门之间的协调和支持至关重要。
(2)协调委员会和工作小组。
协调委员会也是一种非正式的物流组织。委员会的成员由各主要的物流环节的人员组成,委员会提供了沟通的方式,有利于各环节的合作,是解决协调问题的一种简单直接的方式。
与协调委员会类似的一种非正式物流组织是工作小组。工作小组的任务是对交叉职能的工作进行安排和管理。协调委员会和工作小组都可以解决特定状况下出现的问题,如新的物流设施选址问题等。但委员会一般是为实施某些特定的任务而组建的,工作小组则是一个以完成基本工作为目标的相对固定的组织形式。小组成员有不同的背景,有不同的经验和知识,他们之间的协作所产生的成果显然比成员各自的技能简单相加要有效得多,所以不失为一种高效的组织方式。但是,在组建工作小组时,却常常会碰到一些障碍,例如难以树立一个共识的目标,而且在小组工作中,个人之间的职责和权力分配难以清晰界定,这造成了管理的困难。另外,各成员有不同的背景,他们之间的协调和沟通往往也是个难题。