授权控制的基本原则
1.授权的依据——依事而不是依人
授权控制作为控制活动不可或缺的组成部分,归根到底还是为了实现内部控制的目标而服务的。企业应该本着最有利于实现企业战略目标、有利于资源的合理与最优配置的目的来设定职务并进行授权,而不是仅凭被授权者的能力。如果因人授权,虽然充分考虑了被授权人的知识与才能,但是不能确保职权被授予最合适的人员,不能实现人力资源的合理利用,不利于经营效率的提高。
2.授权的界限——不可越权授权
授权者对下级的授权,必须在自己的权力范围内,不能超越自己拥有的权限进行授权。例如,总会计师有权批准报销10 000元以内的费用,可以授权财务经理10 000元以下(包括10 000元)的费用批准权限,超过10 000元的批准报销权不得被授予。
3.授权的「度」——适度授权
授权过程中对于「度」的把握是授权控制成败的关键,既不能贪恋权力、不愿下放,也不能过度授权。权力下放不到位会直接影向下级部门的工作效率和积极性,而过度授权则等于放弃权力,甚至出现滥用职权的现象。正确的做法是应将下级在行使职责时必需的权力下放,并且做到权力和责任相匹配。对于重大事项的权限,不可轻易下放。
4.授权的保障——监督
授权后既不能放任不管,也不能经常干涉。如果放任不管,可能发生越权、滥用职权谋取私利的行为;如果常加干涉,授权等于没授,会挫伤下级的主动性和创造性。授权控制作为控制活动的一种,同其他控制活动一样,必须对其进行监控才能保证其有效。对授权监督的重点主要是防止下级越权操作和「先斩后奏」。
5.授权的灵活性——弹性授权
所谓弹性授权,是指授权不是一成不变的,而是随着经济业务活动的变化而不断发展变化。武侠小说里常说「天下武功,唯快不破」,这句话也同样适用于企业的经营。对于企业经营来说,这里的「快」字不应该仅仅体现在进攻速度上,更应该体现在应变速度上。授权要保持灵活性,要能够快速地变化以适应企业各岗位职能的变化。
授权控制的基本形式
授权控制通常采用权限指引的形式。所谓权限指引,就是对企业管理的决策权、审批权根据业务的性质和管理的层级予以明确的量化规定,通常采用业务活动类型与管理权限系列相结合的矩阵表格形式。矩阵表格的纵向项目列示授权的业务活动类型,横向项目则列示相应的管理层级。因此,矩阵表格中的每一行指企业不同的管理层级对企业的某一具体业务是否具有审批权限,有多大金额的审批权限。
因此,权限指引的意义在于企业能以清晰明确的标准体系对各不同管理层级的权限范围进行界定和约束,做到进行科学的分权管理和建立完善的授权控制体系。同时,权限指引具有很强的可操作性,对于职权部门而言能明确自身的权限类型和执行标准,杜绝了越权审批;对业务部门而言能够按图索骥,大大提高了执行效率。权限指引是现代科学的授权控制工具,是企业提升经营活动效率的重要管理控制手段。