二、成本会计基础工作的内容
成本会计基础工作是进行成本管理的前提条件,没有健全的基础工作,成本核算与管理便无法顺利进行。 成本会计基础工作包括以下内容:
(一)建立、健全原始记录制度
原始记录是指按照一定的格式和要求,对企业生产经营活动的具体事实所做的最初的直接书面记录。 它是反映企业经济活动的一种基础性资料。 例如,在实践中,生产工人每天生产产品的数量、品种、质量、生产时间等情况都需要记录在一定的凭证上,这种直接记载具体生产事实的凭证就是一种原始记录。每一个企业都应当根据本企业生产经营活动的内容与特点和经营管理的需要,建立起一套严格的原始记录制度。
这种制度对加强成本管理,正确计算产品成本,具有十分重要的意义。
企业原始记录的种类很多,与成本相关的原始记录主要有以下几个方面:
(1)反映物资消耗情况的原始记录。 物资消耗的原始记录主要是反映物资入库、领取、使用、退库等情况的原始记录,如收料单、自制材料入库单、领料单、限额领料单、领料登记表、补料单、切割单、退料单、废料缴库单、代用材料单、材料耗用汇总表、材料盘点报告单等。
(2)反映人工消耗情况的原始记录。人工消耗情况的原始记录主要是反映职工人数、职工调动、考勤情况、工时利用、工资结算等情况的原始记录,如职工录用通知单、 职工调动通知单、工资卡、职工考勤记录、产量记录、工时记录、停工记录、加班记录、工资单等。
(3)反映设备使用情况的原始记录。设备使用情况的原始记录主要是反映设备交付使用、设备开动和运转、设备维修、设备事故、安全生产等情况的原始记录,如设备交付使用单、固定资产卡片、固定资产登记簿、设备运转记录、事故登记表、设备报废清理单等。
(4)反映费用支出情况的原始记录。 费用支出方面的原始记录主要是反映企业在水、电、气、劳务以及日常零星开支等情况的原始记录,如各种发票、账单等。
(5)反映生产情况的原始记录。生产方面的原始记录主要是反映在产品、自制半成品转移、产品质量检查、产品入库等情况的原始记录,如产成品交库单、半成品入库单、废品通知单、在产品台账、工序进程单、工作通知单等。
不同种类的原始记录,尽管记录的具体内容和格式有较大的差异,但它们一般都必须具备以下几项基本内容:
(1)原始记录的名称;
(2)填制的日期、地点和编号;
(3)经济活动的内容;
(4)经济活动的计量单位和数量;
(5)填制单位和经办人员的签名或盖章。
反映企业经济活动的原始记录应按照规定的方法和要求填制,其内容、时间、金额、签章等都必须完整、准确无误。
实践中,有部分原始记录可能为几个部门所需要。 例如,仓库保管部门、材料采购部门和财务部门都需要掌握材料入库单上的有关信息。 对于几个部门都需要掌握的原始记录,可以采取一式多份的形株式。
为了适应各种内部管理的需要,企业应健全各种原始记录制度,统一规定各种原始记录的内容、 格式、填制方法、份数和存档保管制度; 应根据成本计算和内部控制制度的要求,规定各种原始记录的传递时间、地点、流程和方式,明确内部各个部门、单位、岗位、职工在原始记录中的经济责任,提高原始记录的利用效率,充分发挥其作用。
总的来说,建立、健全原始记录制度既要满足企业内部控制制度的需要,又要简便易行,应做到数字真实、内容完整、手续齐备、要素齐全、责任明确。
(二)建立、健全计量、验收、盘存制度
原始记录为企业管理工作提供所需的各项数据,这些数据主要是从数量上反映企业生产经营活动中各项资源的消耗和变动情况。 计量工作是确定这些数量的依据,如果没有准确的计量,就不能准确确定数量,也就无法据以进行管理。 另外,在企业生产经营过程中消耗和库存的各种资源,其质量、品种、规格是否符合生产技术的要求,关系到产品质量及其经济效果,需要经过检验,账实是否相符,也需要进行盘点。 因此,在企业中建立健全计量、验收、盘点制度具有十分重要的意义。
计量是指利用一定的器具对各种物资按其特点(长短、大小、轻重等)测量其数量的工作。 企业物资的收发不计量,或者计量不准确,或者计量器具不齐备,都不可能为企业管理提供可靠的数据。 据此计算的成本就不可能是正确的,据此确定的财产物资的变动和结存数量也是不准确的,必然会给企业的财产物资管理造成极大的混乱,给企业造成大量的损失和浪费。 因此,计量工作作为一项企业管理的基础工作要想做好,首先必须提高广大职工对此项工作重要性的认识,其次应设立专门负责质量检验的机构,辅之以群众性的质量管理活动,形成专职机构与群众检查相结合,以专职机构为主的质量检验制度。
做到不符合技术质量、规格的物资不入库;不符合质量要求的零部件不交库,不符合质量标准的产品不入库、不发货。企业应针对不同的计量对象,配置必要的计量器具。 此外,企业应建立起对计量器具的实物管理和定期校验制度,以保证计量器具始终处于良好的运转状态。
验收是指对各种物资(如材料、在产品、半成品、产成品等)的收发和转移进行数量和质量检查的制度。 验收时,要看是否与发票、运单、在产品台账、入库单等所记录的数量相符,是否与协议、合同、派工单等所规定的品种、规格、数量、质量等级要求相符,以防止乱领、乱用现象的发生,明确生产经营各个环节的经济责任。 在实践中,验收和计量常常是同时进行的,在验收的同时必然会涉及计量问题。
盘点制度也称“财产清查制度"是指根据账簿记录对各项财产物资进行实地清点、核对,以查明企业实有财产数字的一种内部管理制度。 通过定期或不定期地对财产物资进行清查,可以确定企业各项物资的实有数同账面数是否有差异,发现财产管理制度上的漏洞,以保证会计核算资料的真实性、 可靠性,加强对财产物资的管理,挖掘财产物资的使用潜力。
上述三项基础工作,计量制度是保证原始记录正确无误的有效措施,也是确定原始记录数量的依据,没有准确的计量,就不可能提供准确的数量,也就无法据以正确计算成本; 验收制度是保证企业生产经营中所需物资的质量、规格合乎既定的标准,是产品或服务质量的有效保证;盘点制度是通过对财产的清查,检查企业是否账实相符,是否存在材料、物资积压、浪费、贪污、盗窃等现象,以保证企业财产物资的安全、完整。
(三)建立、健全定额管理制度
定额是指企业在正常的生产经营条件下,对人力、物力、财力的利用标准。 定额管理是指企业利用定额形式,合理地安排使用现有经济资源的一种内部控制制度。 建立、 健全定额管理制度,可以为企业计划、预算的编制提供科学的基础,也可以为开展成本控制、分析、考核提供客观的依据, 对于提高整个企业的成本管理水平具有十分重要的作用。
定额作为一种衡量工作数量和工作质量的客观尺度,有各种各样的形式,有劳动定额、物资消耗定额、设备利用定额、流动资金使用定额、管理费用定额等。 定额按所规范的内容可以分为以下几种:
(1)材料、动力、工具消耗定额。这一类定额有原材料消耗定额、材料利用率、材料损耗率等。
(2)劳动定额。这一类定额有工时定额、产量定额、停工率、缺勤率、加班加点率等.
(3)质量定额。这一类定额有产品合格率、品种抽查合格率、一级品率、废品率、返修率等。
(4)固定资产利用定额。这一类定额有设备利用率、固定资产利用率、固定资产报废率、固定资产闲置率等。
(5)费用定额。这一类定额有办公费用定额、制造费用定额、差旅费定额、邮电费用定额、通信费用定额等。
企业定额的内容和形式不尽相同,其定额的制定方法也不完全相同。总的来说,一般常见的制定方法有三种:
(1)技术计算法,指根据某项工程、产品或劳务的技术设计和工艺要求计算企业定额。 如材料消耗定额、工时定额的制定就属技术计算法。 这种制定方法的主要优点是比较准确,但比较复杂,或者需要系统的资料积累,或者需要投入大量的人力进行测算,因此比较适合于大量大批生产类型的企业使用。
(2)统计分析法,指根据过去生产同类产品或提供同类服务的统计资料,结合目前生产、技术、组织条件的变化等因素,经过统计分析研究制定各种定额的方法。 这种制定方法的优点是简便易行,但它对构成定额的各种因素缺乏仔细分析、计算,容易受过去平均数的影响。
(3)经验估计法,指根据人们的生产技术和工作经验,结合设计图纸、工艺规范分析以及使用的设备与工具、生产组织等实际情况确定定额的方法。 这种制定方法的主要优点是简便易行,花费的时间较少,但它对构成定额的各种因素没有进行深入的技术经济分析和计算;容易受估计人员主观因素的影响。
以上三种基本方法各有利弊。 在一个企业中应采用什么方法,要从该企业实际出发,根据需要和条件来确定,也可以将三种方法结合起来使用。 总的原则是定额既要先进,又要切实可行。
定额一旦制定,应注意保持稳定,否则不利于调动大家完成定额的积极性。 当然,随着企业生产经营技术条件的变化和管理要求的提高,定期对定额进行修订也是十分必要的,否则定额将无法起到应有的激励作用。
定额是企业在生产经营过程中各种消耗的“标准" 。 企业应按照定额组织全体职工从事生产经营活动,这是定额管理的核心。 为动员全体职工执行定额,首先,企业应切实贯彻执行各项必要的技术组织措施和管理制度,从客观上为完成定额提供必要的条件。 其次,为保证定额的完成,为定额制定和修订提供可靠的资料,企业应加强对定额完成情况的核算、 检查和分析工作。 应有一定的专职机构负责定额管理,并负责对定额执行情况定期进行考评和奖惩。
(四)建立、健全内部结算制度
内部结算制度是指对企业内部各单位、部门之间的材料、半成品、产成品流转以及相互提供的劳务采用货币形式进行核算和管理的制度。 它属于一种内部控制制度。 建立、 健全内部结算制度,有利于明确各单位、部门之间的经济责任,正确考核各单位的工作业绩,也有利于成本计划和成本控制工作的开展。
建立内部结算制度应着重搞好内部结算价格的制定、内部结算方式和内部结算组织形式的确定三个方面的工作。
(1)内部结算价格及其制定。
内部结算价格是指企业内部各单位、部门之间相互提供产品或劳务时采用的一种价格。 由于该价格是企业自行制定的,只适用于企业内部往来结算,相对于企业外部市场交易的价格,称为内部结算价格。 内部结算价格可以采用计划单位成本、计划成本加成(即在计划成本的基础上加一定的内部利润)、协议价格、模拟市场价格(即根据产品或劳务的现行市场价格确定内部结算价格)。采用内部结算价格会使企业内部各个单位都感受到市场压力,促使其加强经营管理,适应市场竞争机制的需要。 内部结算价格应由财务部门牵头,在计划部门、劳动部门、生产工艺部门、设备管理部门的协作下制定。 制定内部结算价格是一项技术性较强的工作,涉及内部各单位之间的经济利益,应力求准确、合理。 内部结算价格一经制定,不宜随意变动,因为经常变动不利于内部结算与考核。 内部结算价格的调整一般以一年一次为好,遇有特殊情况可针对个别价格进行临时调整。 内部结算价格制定后应装订成册,统一颁布实施。
(2)内部结算方式。
内部结算方式主要有厂币结算、内部支票结算和内部转账结算三种基本方式。 企业应在满足资金管理和内部控制制度要求的前提下,选择简洁、实用的内部结算方式。
(3)内部结算组织形式。
企业不管采用哪一种内部结算方式,都需要在一定的内部结算组织机构内进行。 我国企业中较为常见的内部结算组织形式是内部结算中心和内部结算银行。 内部结算中心是指在财务部门设立一个专门处理内部结算业务的中心,由它负责企业内部各单位、部门之间的往来结算。该中心职能范围较小,一般不具有资金管理的职能。 核算工作比较单一;,一般运用于规模较小的企业。 内部结算银行的职能范围较广,具有内部结算、信贷、控制等职能。 核算工作比较复杂,一般运用于规模较大、内部单位较多、 管理基础工作较好的企业。
企业要搞好成本会计工作,除了做好以上四个方面的基础工作之外,还必须努力提高全体员工的成本意识和职业素质。 不仅成本会计人员要具备成本意识,其他管理人员、工程技术人员也应增强成本意识和素质,注意将成本管理与技术经济管理结合起来。
总之,良好的成本意识、灵活的企业经营机制、优秀的管理团队、先进的工艺技术与设备、严格的内控制度、健全的基础工作都是搞好成本会计工作不可缺少的基本条件。
