信息化项目的特点,决定了项目在实施与管理上存在一些突出的难点。
(1)业务需求及时确认困难。
信息化管理者最大的困惑之一就是项目的业务需求总是在变化。
通常,由于专业知识的限制,业务人员不太了解信息技术,听不懂信息技术人员的技术语言,说不清楚通过信息系统能够为业务做什么;信息技术人员也不了解业务流程,不能很好地帮助业务人员提出和发掘业务需求,对业务人员提出的需求不甚理解。 而且普遍的现象是,随着业务人员对信息系统的逐步了解甚至应用,需求会随之变化、增加和提升,处理不好,就会使信息系统的建设疲于应付业务需求的变更, 不但很难形成一个相对固定的系统应用版本,而且将引起项目的投资增加和工期延长。
在专业应用系统建设中,特别在涉及业务交叉时,边界难以划分清楚,各方难以达成共识,如何规范并确认业务需求成为控制项目进度和质量的关键环节。 为此,要非常注重业务人员的全过程参与; 将业务需求整理并分类细化,分析优先级关系,形成书面文档请业务代表签字确认;按照书面确认的需求进行系统设计和实施,从而建成系统的1.0版本。 通过对系统的普遍应用,在规范业务的同时,根据业务的发展进行系统完善和版本升级,把企业的业务逐步迁移到统一的信息系统平台上运行,不断提升企业的经营管理整体水平。
(2)项目范围不易准确界定。
信息系统项目管理中最重要也是比较困难的就是准确界定项目范围。 而项目范围不清或变化,常可导致项目人员、资金投入难以控制,项目成本增加甚至项目计划延期,必须尽量避免。 通常,在项目启动时,由于信息系统建设的固有特点,对项目范围和目标仅仅有一个笼统的认识,难以清晰界定具体工作内容和成果内涵。 随着项目的进行,项目范围和目标逐渐变得清晰、明确和细化。
企业可以通过进行规范的项目可研,进行项目需求分析和概要设计,明确范围和任务,确认基本功能,保证项目的可行性。 但由于可研主要面向业务和管理人员,项目方案设计存在深度限制,需要在项目实施过程中再次进行现场详细调研和系统需求确认并进行系统设计,从而控制项目范围方面的风险。
(3)信息系统实施遭遇的冲突阻力大。
企业信息化实质是通过网络管理数据、整合流程, 最终将业务管理搬到信息网络上运行,涉及企业的方方面面、渗透于企业运作整个过程的各个环节,是一个非常复杂的系统工程,必然会遭遇各种各样的冲突和阻力。
首先, 信息化建设给企业带来了多方面的变革。 信息系统需要集中建设,涉及跨组织边界的流程优化,与企业组织的条块结构本身就存在着矛盾; 需要统一数据标准、优化经营管理模式、改变信息获取方式;需要改变员工工作方式和行为习惯,提高员工素质和能力; 需要进行资源、责任、利益的调整和再分配。 这些变革同时交织出现在信息化建设过程中,必然会形成不可忽视的阻力和干扰。
特别是在ERP项目实施时,阻力尤其巨大,这也是导致实施失败的主要风险。
其次,信息系统分散和统一建设两种思想观念的矛盾和冲突也很难在短时间内消除。 新建系统覆盖、替代已有系统也必然会遇到一些人为障碍。 冲破这些阻力,需要企业各级领导的果断决策和强有力推进,需要企业各级管理人员持续提升对信息化的认识。
(4)信息化建设绩效评估难度大。
信息化项目效益具有很大的潜在性、间接性和延迟性。 项目的收益并不总是能够在企业财务报表中反映出来,而且收益具有一定的时间滞后性,滞后时间的长短取决于信息化建设项目实施的规模和程度。 与传统的其他实物投资项目的效益评估相比,信息化的效益评估更具复杂性。 传统的投资项目价值评估的指标比较容易量化,而且其效益主要体现在显性收益上,比较容易进行最终的评价,而信息化建设项目的隐性成分和间接成分相对较多,且信息系统应用受到许多因素的影响,与其他因素有很强的互补性。
因此,对信息化进行效益评估时需要综合考虑。
