虽然有很多成长型企业往往会选择基础财务信息化作为信息化的第一步,但因企业的规模还不大,业务也相对简单,加上财务管理的任务很急迫,所以,中小企业迈出这一步的时候往往考虑得还很少,或多或少都有一些盲目。
对于快速成长企业来说,信息化就是要给“快速行驶的赛车快速更换轮胎”,帮助其在下一轮竞争中创造领先的优势。专家建议,在这类企业的信息化建设中,需要使其成为一个有机体来实现对市场的快速反应,并利用商业分析来监控企业战略的有效执行,同时还应通过个性化的快速配置以解决管理软件应用复杂与快速实施的矛盾。
“为快速行驶的赛车快速更换轮子”,这无疑正是企业ABC公司所面临的最重要任务。ABC公司是总部设在深圳的一个多元化集团,近3年收入年平均增长速度为42%,正在考虑在全国扩展医药连锁、家电、地产、电子产品生产等行业。
在过去的几年中,已经有不少类似的快速成长企业利用信息化手段来适应新的变革,并借此保持和创造持续的竞争优势。不过,财务信息化是企业信息化工作的最基础部分,也最容易实现,但是财会信息化必须量力而行,是一个逐步应用推广的过程,应当根据企业的实际情况分步骤、分阶段地推行。
因此,对于快速成长的中小企业用户来说,目前的财务信息化建设与ABC公司一样在基础财务信息化过程中通常会面临着四个方面的难题:
首先是初期的成长烦恼。企业高速成长,管理水平难以跟上企业规模发展的要求。如现有财务人员由于信息化知识欠缺,所需培训期较长,同时,项目迟迟不能验收导致手工记账和电算化系统并行期较长,财务人员主观上的抵制产生人为阻力,每家企业在信息化的初期几乎都会面临这些“成长的烦恼”。
其次是中前期路径迟滞。中小企业手工记账模式下存在的一些不规范的业务流程和核算流程,往往会导致这些企业在财务信息化中前期实施工作量增大,同时,财务人员对软件系统的业务处理模式认识不统一,习惯遵循固有的财务管理模式,也有可能使实施工作受阻于“路径依赖”,实施进展缓慢。
再次是应用中的认识误差。企业片面强调个性化需求特性,以偏概全,对软件功能吹毛求疵;过多考虑非核心流程,如个性化的分销和结算流程,影响企业财务管理基本功能的应用进度。这不仅会使系统难以正常投入运行,也给日后的系统升级留下了隐患。实际上,很多企业并没有认识到什么是真正的“需求”。
最后是见效缓慢引起的心态失衡。中小企业由于专业人员缺乏,对信息化实施、应用的认识都十分有限,想当然的认为财务信息化应用简单,没有建立科学的财务信息化评估标准,忽略了企业财务信息化面临的风险控制,最终导致财务信息化达不到预期的目标。太多的企业抱着摸着石头过河的心理开始基础财务的信息化,必然影响信息化的最终实施效果。
当然,在高成长公司中也不乏运用财务信息化管理比较成功的案例,天安保险股份有限公司就是其中一家。天安保险股份有限公司是我国第一家由企业出资组建的股份制财产保险公司,是国内著名的财险公司之一。公司成立于1994年,主要经营财产保险、责任保险、信用保险、水险、意外伤害保险、健康保险、金融服务保险、再保险、法定保险和资金运用保险等业务。每年以6%的平均速度增长,累计实现保费收入19亿元。公司先后在上海、南京、宁波、合肥、大连、青岛、广州、济南、重庆、深圳、厦门、郑州等地建立了分公司,由区域性保险公司迈向了全国性保险公司的行列。
为了适应激烈的保险市场竞争,公司计划重新设计和建造一个集中统一的企业管理系统,并与现行核心业务系统对接,实现财务、业务数据一致,使得企业信息管理更规范化、标准化和现代化。
天安公司之所以要进行重新设计和建造财务信息系统,是因为基础财务信息化经历近10年的发展,很多企业虽然已经具备一定的信息化基础,但随着企业的快速成长,早年曾经实施过会计信息化的企业几乎都在这几年开始更换更先进的适合企业新的发展阶段的管理软件。中小企业为了避免重蹈覆辙,开始思考如何选择适合自身不同发展阶段又简单适用的基础财务管理软件。
考虑到快速成长企业的财务软件选型有其特殊的要求,公司在选择财务信息化管理软件时一般都要考虑如下三个方面:
首先,公司要明确需求,制定切合企业实际的财务信息化所需达到的目标。尤其要考虑如何处理个性化的需求,掌握需求控制的度,分析这些个性化需求对快速实现基础财务信息化的影响。
其次,公司要重点了解产品如何兼顾企业当前的业务需求和未来的快速发展的需要。企业级的财务软件与部门级的财务软件相比,选型要更加谨慎。
再次,公司要从决策层、管理层、操作层的不同层面分析产品功能对企业需求的符合程度。如从决策层次考察产品提供的财务分析功能;从管理模式考察产品提供的财务业务一体化功能;从操作层次考察总账、资金、应收应付、固定资产等核心功能。
实施企业信息化管理后的天安公司,业务与财务效益得到了极大地提高;各地的保费收入与支出、各地客户的变动情况、险种变化趋势通过资金收支与业务项目变化即可清晰展现,提高了决策速度;决策支持的报表系统比以前提前了一周;高度个性化的业务系统使每位天安人都焕发出全新的活力。
虽然有很多成长型企业往往会选择基础财务信息化作为信息化的第一步,但因企业的规模还不大,业务也相对简单,加上财务管理的任务很急迫,所以,中小企业迈出这一步的时候往往考虑得还很少,或多或少都有一些盲目。作为高成长公司在选择财务管理信息化时要避免出现如下倾向。
一种倾向是无视企业实情,不惜巨资盲目采购国外财务软件。如成都某企业收入只有3000万,基础管理以及员工能力素质相对薄弱,原来使用北方某知名软件公司的部门级产品,使用效果令企业老板大失所望,然后“痛下决心”花150万元买入SAPSBO,使企业资金状况十分紧张,这样不顾实际的“豪赌”只会葬送企业的大好发展前景,使企业的运作更加艰难。
另一种倾向是“大事化小”,本应慎重选择企业级成熟管理软件,因缺乏长远眼光,为节省资金选择面向低端的部门级产品,部分企业甚至通过一些非正规途径购买盗版软件,试图通过区区数千元就能上一套ERP系统解决所有问题,这是一种非常不切实际的想法。
因为基础财务信息化是很多中小企业信息化的第一步,所以能否快速见效将直接影响到企业后续的信息化进程。从这个原则出发,企业基础财务信息化尤其应该强调速战速决,快速见效。这样将可以使中小企业过去在财务信息化中面临的困扰得到有效的化解。但是企业在具体的实现过程中仍然需要考察产品的特性,熟悉不同产品的差异,寻找最适合自身的解决方案。