合格的企业管理者，必须懂得如何利用时间和精力把重要的事情放到前面做。
在北大光华管理学院的一节课上，一个教授把一个大口的玻璃瓶放在桌上，告诉学生们一起做个试验。首先在玻璃瓶里装满鸡蛋大小的石块，他是一块一块放进去的，直到瓶子装不下才停止。教授问学生们：“瓶子装满了吗？”学生都回答说满了。
教授笑了一下问：“是真的满了吗？”说完，他拿出一袋小石子，把这些小石子倒进了瓶子里，直到瓶子装不下了。教授再问学生：“现在满了吗？”有些学生说：“满了。”有些学生说：“还没有满。”
接着，教授又拿出一袋沙子，慢慢地倒进了瓶子里，沙子到了瓶口，瓶子又装不下了。教授还是重复那个问题：“现在满了吗？”当然，一部分学生回答：“满了。”另外一些人回答：“还没有满。”最后，教授拿出一瓶水倒进去，直到水流了出来。试验结束了，大家都若有所思。
教授说：“人的生命是有限的，就如同这个瓶子，它能放进去的东西是有限的。假如我们没有将生命和工作中最重要的事情——这些大石块事先放进去，那我们的一生就有可能浪费在没有意义和价值的小事情上。假如人的生命空间里充满了小石块和沙子，是多么悲哀的事情!”
时间就像流水，逝去难回头。那么，如何将有限的时间用在有意义和有价值的事情上呢？那就需要进行有效的时间管理。在日常生活和工作中，管理时间应着眼于工作。但工作与工作又有不同，并非都是同等紧急、同等重要。因此，我们可以根据事情的紧急程度和重要程度对工作进行分类。
第一类，依照工作的紧急程度划分。有些工作特别急迫，刻不容缓，自然应该优先处理。然而有些工作则是不怎么急迫或不紧急的，就可以另行安排时间去处理。非常明显，优先顺序原则就是急迫的在前、不急迫的在后。所以，在工作时应集中精力与时间把紧急工作做好，不太紧急或者根本就不紧急的工作就可以不做。假如是一名管理者，不妨授权或委托他人去做。
第二类，依照工作的重要程度划分。对于重要的工作要投入较多的时间和精力，对于不太重要或不重要的工作则暂时不必去做，或只投入很少时间去做。很明显，这一类的优先顺序原则就是重要者在前、不重要者在后。所以，工作时应集中精力与时间做好重要工作，不太重要以及那些根本就不重要的工作就可以不做，或授权他人去做。
那么，怎样明确工作的重要性和紧迫性呢？可以参考下文列出的指导性原则。
重要性，指必须完成的，假如不完成，就会有严重影响的事情。
非重要性，指那些即使没做完，也不会产生严重后果的事情。
紧迫性，是指当天工作的要点，不能有丝毫拖延的事情。
非紧迫性，指什么时候做都可以，不会产生严重后果的事情。
当然，在实际工作中，每项任务都既有紧急程度的差异，同时也有重要程度的差异。因此，决定优先次序就要综合这两个维度来考虑，即优先次序＝重要性×紧迫性。
依照这两个维度，工作可以被分为四类：位于第I象限，指那些紧急又重要的工作；位于第Ⅱ象限，指那些重要但不紧急的工作；位于第Ⅲ象限，指那些紧急但不重要的工作；位于第Ⅳ象限，指那些不紧急也不重要的工作。
第I象限：紧急又重要的事情。
“紧急”的含义是必须立刻就要做的事情，而“重要”则意味着对公司、部门或者个人有重大影响的事情。在现实生活中，有不少是既紧急又重要的事情，比如处理客户抱怨和投诉、老总命令限时提交的工作报告、家人病重住院等。这类事情都是不但紧急而且重要，人们必须暂缓手头的事情而立刻去处理，否则就会影响自己正常的工作与生活。假如由于拖延而令事情变得更为急迫，就会得不偿失，或者变得更加被动。
无论在什么情形下，紧急而又重要的事都是最重要的事情，并且是当务之急。它们有的是完成事业或实现目标的关键环节，有的可能与自己的生活息息相关。相比其他事情而言，它们更值得列入优先顺序。除非这些事情都得到合理、有效的解决，人们才有可能顺利地继续其他工作。
第II象限：重要但不紧急的事情。
现实生活中往往有很多重要但不紧急的事情，这类事情常常并不是最急迫的，但是关系到企业或个人的长远发展。有的也许与自己的理想有关，有的也许与自己的工作或学习的长期规划有关。例如：某项专业技能培训，一篇一直想写的文章，自己的健身计划，想要做的年度健康检查，起草合作意向书等。这些都很重要，但却可以拖延一定的时间，并非紧急。
一般来说，重要的事情都安排有较充足的时间，在一定的时间内可以完成。然而，假如人们每天忙于琐碎且次要的事情，反而把重要的事情搁置或推迟，那么这一象限的事情就早晚会变得既重要又紧急，成为第I象限的工作。是否有能力处理好这些事情，在某种程度上反映了一个人对人生、工作目标与进程的判断能力。因为这些事情都是常常遇到的，虽然重要却又不是需要立即完成的。
第III象限：紧急但不重要的事情。
人们常常会遇到很紧急并且需要立刻去处理的事。例如：你正忙于处理很重要或者在计划之内的事情，一位朋友却打来电话，你没有找到适当的借口来推辞，只好跟他聊了聊。这一聊竟然花掉了宝贵的半个小时时间，耽误了手上的事情。类似的情况还有可能是：为下属解决问题。比如上司找你了解工作，下属却不停地请示工作让你做决定，以及会议讨论、客人来访等。
上述事情都显得比较紧急但并不重要，应归入次优先的顺序中。假如没有预先安排优先次序，就有可能会把一些紧急的事情也当成了重要的事情来处理，本末倒置。大多数人的习惯都是按照事情的“紧急程度”来决定行动的优先次序，而没能首先衡量事情的“重要程度”。假如有人每天把80％的时间与精力都用在了“紧迫的事”上，肯定会导致工作效能的下降。
如果希望有效地解决这个问题，就要兼顾紧急和重要程度，将每天需要处理的事情划分成三个层次。“必须”做的事，就是最为急迫的事；“应该”做的事，就是有点儿急迫的事；“可以”做的事，就是不急迫的事。
在大多数情况下，越是重要的事越不紧迫，例如规划长远目标等。然而，成功人士是不会让这些不紧迫但重要的事被看似“紧急”的事延迟或耽搁的，因为他们懂得做要事而非做急事的道理。
第IV象限：不紧急也不重要的事情。
这些都属于既不紧急也不重要的事情，它们可做、可不做。现实社会中，人们经常会遇到很多此类不需要即刻处理，甚至不需要处理的事情。例如，去酒吧喝酒、天天逛商场等。假如投入精力在这类事情上，那就是在浪费时间，甚至浪费生命。
