授权管理:有效授权的实施过程

2019年8月21日18:04:32授权管理:有效授权的实施过程已关闭评论

授权时,不仅要讲究技巧,更要注重实施的过程,从各个环节确保授权的有效实施。

1.把任务标准化

当团队完全由管理者来推动其运行时,任务和他想要达到的目标存在于他的大脑中,这可能是模糊的,当他把一个具体的环节交代给团队成员去完成时,他没有必要向团队成员解释整个任务是怎样的。然而,当实施授权之后,模糊的任务常常使团队成员无所适从,当管理者试图授权时,一个首要的工作就是把任务标准化。这种标准化包括下面几点:

(1)任务是有清晰的目标和方向的;

(2)完成任务所需条件是相对明确的,团队成员知道如何寻求配合和帮助;

(3)任务完成的程序具有相对稳定的模式,完全没有思路的任务不适于授权;

(4)任务的完成有相对明确的考核标准,以确定任务完成的质量。

2.营造授权气氛

任务标准化之后,管理者应怎样营造授权气氛呢?

(1)向团队提出质疑。在各种场合揭示团队内部存在的问题,引发讨论,并提供具有建设性的意见和方案。

(2)重视团队的培养。采用渐进方式促使团队改变。首先在管理者与团队间发展授权的关系,建立一种适用于授权的新型工作模式,并作为进一步推广的典范。

(3)初步成果的共享。团队在实施初步的授权之后,它的每一点哪怕是微小的成绩提升或气氛改进都是值得关注的,应该关注这些成绩,以恰当的形式给予庆贺,并向团队成员公布,让他们知道成绩是如何取得的。

(4)勇于探险。管理者可以尝试一件以前不会做的事情,使自己进一步成长,并以自身的勇气鼓舞团队成员,创造一种勇于冒险、求新的组织氛围。

3.转移心态

转移心态包括两方面:一是管理者心态的转移;二是团队成员心态的转移。授权最重要的前提在于管理者的认识或认同。管理者在要将自己天天从事的工作授权给他人接管时,总是感到难以割舍。管理者心态的转变对授权的成功与否至关重要。但由于种种缘由,多数的管理者在走向授权时总是有些犹豫,他们一时还不能适应授权将带来的心态上的转变。由于这种转变非常关键,管理者应尽快适应。

与管理者心态转移同等重要的是团队成员工作态度的转变。主管在保证自己心态转变的同时,应帮助团队成员实现心态的转移。

4.选准授权人

管理者可以将权力适度授予以下几种人:

(1)忠实执行管理者命令的人。一般说来,管理者下达的命令,无论如何团队成员都要全力以赴,忠实执行。这是团队成员必须严守的第一大原则。如果团队成员的意见与管理者的意见有出入,可以先陈述他的意见。陈述之后,管理者仍然不接受,就要服从管理者的意见。有些管理者在自己的意见不被采纳后,抱着自暴自弃的态度去做事,这样的人没有资格成为管理者辅佐人。

(2)做管理者的代办人。团队成员必须是管理者的代办人。纵然管理者的见解与他的见解不同,但管理者一旦有新决定,他就要能把这个决定当作自己的决定,向其他人包括外界人做详尽的解释。

(3)明确自己权限的人。被授权的团队成员必须认清什么事在自己的权限之内,什么事自己无权决定。如果发生问题,而且又是自己权限之外的事,处理的办法不是拖拖拉拉,而是立即向管理者请示。

超越管理者的交涉、协调,等于把管理者架空,也破坏了命令系统。非得越级的时候,原则也要先跟管理者打招呼,以获得认可。

5.选取授权任务

在正式开始授权之前,管理者要做的第一步工作就是对必须完成的任务按照责任的大小进行分类排队,不同类的工作对应不同的授权要求,做出一张“授权工作清单”。

(1)必须授权的工作。这类工作管理者本不该亲自去做,它们之所以至今留在管理者的手中,只是因为管理者久而久之,习惯去做,或是管理者自己喜欢,不愿交给别人去做。这类工作授权的风险最低,即使出现某些失误,也不会影响大局。

(2)应该授权的工作。这类工作总体上是一些团队成员完全能够胜任的例行的日常公务,团队成员对此有兴趣,觉得有意思或有挑战性,而管理者一直由于疏忽或其他原因没有交给他们去做。这类工作授权给团队成员的意义,除了可以节约管理者的时间和精力之外,更有利于调动团队成员的积极性。

(3)可以授权的工作。这类工作往往具有一定难度和挑战性,它要求团队成员具有相当的知识和技能才能胜任,但由于管理者不放心而长期坚持做。事实上,只要管理者在授权之外,特别注意为授权的团队成员提供完成工作所需的训练和指导,把这类工作交给团队成员,就可以有机会让他们发挥自己的才能。对于一个急切地需要一个得力助手的管理者来说,这无疑是精选干将的绝佳时机,因为在所有的人员评估手段中,实战表现是最具有效率和可信度的一种,其他任何的方式都无法与之相比。

(4)不能授权的工作。每个部门的工作中,总有一些工作关系到部门的前途、命运、声誉,这类工作一旦失误将要付出沉重的代价。还有些工作除非主管本人,他人无法完成,这类工作是不可授权的,必须管理者亲自做。这类工作包括制订未来发展计划、选拔新进团队成员、支持考核团队成员绩效、实施奖惩和重大决策,等等。

6.把握授权时机

授权在最开始时可能很耗费时间,因为它需要管理者对团队成员工作中的自由决定范围进行细致考虑。在这一范围确立之后,管理者就需要拿出时间对团队成员进行权力使用的训练。建立恰当的控制程序也需要花费时间。授权如同一项资本投资,确立授权模式所花费的时间有可能获得巨大的回报——但这种回报只能在将来获得。管理者在授权时应对授权模式进行仔细考虑,通过授权不停地积累经验。

那么,管理者应当在什么情况下实施授权呢?

(1)管理者办公时间几乎全部在处理例行公事时;

(2)管理者的工作被员工的频繁请示所打扰时;

(3)管理者需要进行计划和研究而总觉得时间不够时;

(4)团队成员因工作闲散而绩效不高时;

(5)管理者因独揽大权而引起上下级关系不和时。

7.抓住授权的要点

善于授权是领导能力的重要体现,授出去的权力不是分出去的财产,而是放飞的风筝,既给了团队成员一定的权限,又对授出去的权力有所控制;既挖掘和调动了团队成员的潜力,又减轻了自己的工作负担。因为管理者不可能将任何事情都一揽己身,也不可能通晓管理范围内有关的各种专业,只有物色人才,适时授予权力,驾驭得当,管理者的事业才可发展拓深,开创新的局面。

以下内容是授权时主管应注意的几个问题:

(1)要弄清转让权限的本质。对管理者而言,最重要的事情是牢牢掌握权限转让的本质含义。权限转让绝不是责任的转让,当管理者将权限转让出去之后,必须保留作为团队成员的管理者和合作者的身份。

(2)要认真了解员工情况。每一个团队成员的工作能力及思想方法都会有所不同,所以应该充分了解他们的专长及做哪些工作最合适,然后将最符合其特点的那部分权限委托给他们。

(3)要使员工清楚目标和目的。管理者的责任不仅仅是对团队成员说要他做些什么,还要使他清楚为什么这么做、什么时候做、和谁一道做和怎么做。否则,尽管管理者将一部分权限交给他,也不可能充分发挥其功能。

(4)要事先确定工作完成标准。管理者与团队成员共同磋商,制定工作标准,同时还应商量成绩评估方法,以获得一致性的意见。

(5)要对团队成员进行训练、指导。为了更好地转让权限,管理者应对团队成员进行训练和指导。

(6)要和员工经常谈心。为使团队成员毫无顾忌地行使转让而来的权限,管理者应随时任其畅所欲言,并给予大力协助和必要的指示。

(7)要对考核结果进行评估。将权限转让出去之后,如果管理者撒手不管就容易使团队成员干劲松懈,这也是失策原因之一。管理者应该经常就转让出去的权限、工作成效给予恰如其分的评估。

(8)要明白授权不拘小节。一般说来,管理者主要把握宏观上的规划,对于小节应该授权给团队成员自由处理。

授权的基本程序

1.事前讨论公司的目的、目标、工作标准及工作责任。

2.明确工作责任,且不时地讨论及检查控制。

3.规定部属向上级报告的次数。

4.若遇到不能处理的问题,应请求上级给予协助。

5.奖励与惩罚

授权是人才培养的一种极为常用的方式,是上级对下级进行考察的方法,更是下级展现自我的良机。

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