有些谈判者习惯把与对方的初次见面作为开始,而把达成协议后的握手作为结束。 在他们看来一次次谈判都是不相关的,而每一次谈判只要精心组织与此相关的一切细节,而不必顾忌其他。
实际上,一个完整的谈判过程要包括准备阶段、接触阶段、 实质阶段、 协议阶段、执行阶段等五个阶段, 其相互之间彼此衔接、 不可分割,而且一件工作往往需要通过若干个谈判过程周而复始、循环往复地进行才能得以最终完成。
一 准备阶段
一个田径运动员在世界大赛中夺取金牌时所作的拼搏或许只有几十秒钟,甚至更短的一瞬间,然而为了使这短暂时光变得耀眼与永恒, 这位运动员不知要付出多少辛勤的汗水, 要进行一系列精心的准备。 正所谓“台上一分钟,台下十年功”,同样,一个商务谈判者如果希望通过谈判达到预期目标,那么首先就得做好周密的准备工作, 对自身状况与对手状况都有较为详尽地了解,并对这些情况作充分的分析,由此确定合理的谈判方法, 判定适当的谈判策略,从而在谈判中处于主动地位,使各种矛盾与冲突大多化解在有准备之中,进而获得较为圆满的结局。
按理说, 谈判准备得越周全越充分,谈判场上掌握主动的机会就越多。
然而,由于时间、 精力、 费用的限制,所谓充分得无一纰漏的准备是不可能,也是没必要的。 商务谈判的复杂多变性决定了经常会发生不可预料的情况。 因此,任何准备工作都有一个适度的问题。 谈判准备的适度就是指在各种客观的约束条件下的'“相对充分" ,当谈判出现一些始料不及的情况时, 也能使谈判者依然镇定自如,从容应付。 当然不同类型的谈判对谈判准备也有不同的要求。
由于准备阶段的工作较为繁琐复杂且其在整个商务谈判中有重要的影响作用,所以我们专门在第四章详细介绍准备阶段的具体工作,在这里不再详述。
二 接触阶段
这一阶段开始, 双方正式进入了面对面的谈判时期。 接触阶段的开端十分重要,因为这时已开始进入最初的谈判议题了。 无论选择什么样的最初议题和讨论方式,都会对以后洽谈阶段问题的解决及解决方式产生直接的影响,也因为如此, 从这一阶段开始,谈判人员要能够像优秀演员那样善于进入角色。谈判人员不能找到在谈判中应有的角色感觉,就不可能充分发挥他的经验和才智,也不可能使他所准备的种种谈判策略卓有成效地得以实施。
万事开头难,谈判亦然。 接触阶段虽然只占整个谈判过程的一个很小的部分,而且似乎与整个谈判的主题无关或关系不大,但它却非常重要,因为谈判初始,各项工作千头万绪,无论准备工作做得如何充分, 都免不了遇到新情况,此时,双方态度又都比较审慎,在接触阶段差之毫厘,在以后阶段可能就谬以千里。 在接触阶段需要做哪些工作呢?
主要包括以下几方面:
(一)营造谈判气氛
营造谈判气氛是接触阶段的第一项工作。 谈判气氛往往在双方开始会谈的一瞬间就形成了。 形成谈判气氛的关键时间是短促的,甚至是极为短暂的,可能只有几分钟。 但谈判气氛,比如说是温和、友好还是紧张、 强硬; 是沉闷、冗长还是活跃、顺畅,这一切基本都确定下来了。 不仅如此, 整个谈判的进展,如由谁主谈, 谈多少, 速度多快,也受到了很大影响。
诚然,完全认为导入阶段这一瞬间全面决定了谈判气氛, 这是不符合实际情况的。 谈判双方会谈前的接触以及以后会谈过程中的交流都会对谈判气氛产生直接的影响。 不过比较而言, 谈判开始瞬间的影响是最重要的,在此之后谈判气氛的波动比较有限。 中国那句老话“先入为主”说的就是这个道理。 第一印象一经形成, 就很难改变。 最初印象好,以后的谈判相对来说也会较顺利;最初印象不好,在对方心理上造成的不良影响是很难扭转过来的。
为了营造良好的谈判气氛,一般说来,双方初次接触, 不要急于进入实质性洽谈,相反,倒是可以花一定的时间,选择一些与谈判无关的, 令双方感兴趣的话题随便聊聊,诸如彼此以前各自的经历、共同交往过的人、一场精彩的比赛.甚至天气、当天新闻等都可以是谈判双方之间形成轻松、 和谐气氛的媒体,这将使双方感到彼此有共同语言。有时,这样一种融洽对等的气氛不太容易形成,特别是遇到实力较强,优势明显的谈判对手更是如此。 对方的举手投足可能会处处显示其力量所在,然而即使对于这样的谈判对手, 只要有合作前景,我们也要争取营造良好的谈判气氛,主张采取一种有助于谈判本身的积极性态度,反对持消极性态度。
(二)摸底
在接触阶段,谈判双方较多地把注意放在摸底上,双方都想摸对方的底牌。
首先,考察对方是否诚实、 正直,是否值得信赖,能否遵守诺言; 如约会是否会迟到,许下的诺言是否兑现;
其次, 了解对方对这笔交易到底抱着多大程度的诚意与合作意向,这笔交易对方的真实需要到底是什么;
第三,要努力了解对方的谈判经验、作风,对方的优势、劣势, 了解对方参与谈判的每位成员的态度、 作风和对此次谈判的期望,甚至要知道对方认为有把握的和所担心的事是什么,是否可以加以利用等。
一个有经验的谈判者,能透过相互寒暄时的那些应酬话去掌握谈判对象的背景材料: 他的性格爱好、处事方式, 谈判经验及作风等,进而找到双方的共同语言,为相互间的心理沟通做好准备,这些都是对谈判成功有着积极的意义。
(三)修正谈判计划
通过与对方初步接触, 我们已经获得了许多有关对方有价值的信息,大致了解对方的期望、立场,初步分析了谈判人员的背景、工作作风,双方就一些基本问题已达成了一致意见。 与此同时,我们也发现了双方在一些问题看法上的明显差距,这正是我们需要通过进一步谈判予以调整的。这不仅是为了争取谈判中的主动,维护自身利益,也是为了推动整个谈判的合作进程。
三 实质阶段
谈判双方经过全面准备、初步接触,彼此已经有了基本的了解, 并形成了各自的谈判方案。 随着良好的谈判气氛的建立, 谈判自然而然地转入实质阶段。 这个转变过程一般是短暂的,但对于一些重大复杂的工程项目,谈判的双方可能要花费较多时间来接触、 了解。
如果双方彼此不熟悉, 属于首次合作,那么实质性谈判之前的试探时间就可能会拉得更长。
谈判实质阶段是整个谈判过程中的重点和高潮。 由于出自对各自利益的考虑,双方可能会在一些敏感问题上形成立场上的对峙和态度上的反复,从而使谈判显出波澜起伏、 艰难曲折的特点。
双方要不断修正各自的谈判目标和调整谈判策略, 使双方的期望逐步趋向吻合,以求最终达成交易。
(一)报价
对于谈判双方而言,报出一个恰当的价格是非常重要的,特别是双方的开盘价实际上为以后的谈判限定了一个框框,最终的协议必然是在这个基础上经过协商达成。 那么到底是应该先报价,还是等待对方开价后再还价,这无论对于买方还是卖方都是一个没有定论的问题。 先报价的好处在于争取主动,会对整个谈判起持续的影响作用。但它也有不利之处,即对方得知我方的报价后可以不露声色地对自己的想法进行调整,而使先报价者丧失条件更为优越的交易机会。
因此,通常作为卖方,开盘价在适当的范围内要报得尽可能高些,相反买方则要报得低一些。 但是,不管怎么样,开盘价都要合乎情理,否则会让对方觉得你缺乏诚意,或给对方以心狠手辣的感觉,这就直接破坏了谈判气氛,并容易在对方的质询与攻击下,在原先的价格防线上溃退,或者把一件原可以谈成的交易谈崩。
开盘价的正确决策不仅要依赖于谈判前的充分准备,对对方需要的充分了解,而且还要依赖于有经验的商务谈判人员的准确判断。 对于一场合作良好的谈判来说,一方开价,另一方还价后,双方便能很快识别出最终协议的大致方向,并能顺利朝着正确的方向推进。 否则,谈判就要进入一个来回拉锯、反复磋商的时期。
(二)反复磋商 ,有效妥协
1.反复磋商
由于谈判双方对谈判的结果期望不同,在初期报价上的差异多少总带有技术上、策略上的考虑, 双方往往不会很快就有关问题达成一致。 参与谈判的任何一方都既想竭力降低对方的期望值,挑剔对方的报价,不厌其烦地指出报价的不合理,同时又想尽力维护自己的立场,反复阐述自己的理由,说服对方接受自己的“合理”方案。
其实,谈判者要有效地维护自己的利益,首先必须充分了解对方报价的依据,让对方说明其报价的结构及其各组成部分的合理性, 然后对照自己的报价依据,分析双方到底在哪些环节上存在差距以及为什么会存在这种差距。 如果双方的报价都是合理的,因此现存的差距也是合理的,则我方可向对方指出这一实际状况, 争取双方各做出相应的让步,以求一致;*如果对方的报价合理,而我方的计算却有较多水分,我方应考虑是否有必要仍坚持自己的立场,特别是在对方已发现我方的不合理之处,提出质询的时候,我方应主动做出让步姿态,以求进一步协调; 如果对方的报价相对我方有更多的不合理之处,则应向对方明确指出不合理之所在,并拿出足够的证据。
只有可公开的可靠的证据才能让对方做出让步, 当然这一过程也要依赖我方的说服技巧; 如果双方的报价都存在明显的“水分” ,那么,调整自己的报价, 并邀请对方回到相互信任,诚意合作的轨道上来,不啻是一项明智的选择。 讨论谈判双方的报价合理与否,通常只具有相对的意义。 如果是一个充满合作诚意的谈判,则双方有可能就有关评判合理与否的标准做出一致的解释, 否则对此难以划定绝对的界限。
当双方都固执地坚持自己的要求, 或者都希望对方能做出更多让步时,则谈判就会陷入僵持状态。
谈判到这一阶段, 常常会不断出现双方意见分歧和立场对峙的局面。 凡是抱有诚意的谈判者, 都希望能消除不必要的误解, 让自己的观点为对方所理解和接受,并说服对方放弃其“不合理”要求。 这样做虽然是困难的,但却一直是专业谈判人员所追求的目标。
2.有效妥协
在商务谈判中,有一种情况是经常发生的,即由于谈判人员背景不同、价值评判标准不同、 观察与思考问题的角度和方式不同,如果是涉外谈判的话还有可能因为翻译不够准确,有时会使谈判处于僵持状态。 其实, 不少分歧都是缘于沟通中的障碍。 解决这些问题,就要求更好地掌握相互沟通的艺术,消除偏见或翻译中的歧义,使双方重新以合作态度来磋商。
另一种情况则很有可能是双方对谈判期望的真正分歧。 在这种情况下,准确分析双方要求的差距和各自实力,其中一方做出让步姿态是十分必要的。 能首先做出这种姿态的,并不是无能与软弱的表现; 相反,善于妥协恰恰是谈判人员成熟的表现。 当然,妥协让步也要讲究艺术。 有效妥协的基本策略有这样几条:
(1)让对方感到我方做出的是一次重大让步
不能让对方理解为我方是迫于对方压力而做出退让,也不能让对方认为我方的让步是轻率的、 仓促的。 否则对方非但不会感到满足,相反会得寸进尺,这将无助于打破谈判僵局。 我们要让对方认识到,我方的退让是争取实现双方携手合作的主动表示。 若能成功地做到这一点,就有可能赢得对方做出相应的妥协, 或当我方要求对方做出相应让步时,对方难以拒绝。
(2)以等同价值的替代方案换取对方立场松动
中国古时有一则“朝三暮四”的寓言,战国时代,宋国有一个养猴子的老人,他在家中的院子里养了许多猴子。每天给猴子七颗栗子,怎么给呢? 于是他就和猴子们商量说: “我每天早上给你们三颗栗子,晚上还是给你们四颗栗子,不知道你们同不同意?”猴子们听了,都认为早上怎么少了一个? 于是一个个就开始吱吱大叫,而且还到处跳来跳去, 好像非常不愿意似的。 老人一看到这个情形,连忙改口说: “那么我早上给你们四颗, 晚上再给你们三颗,这样该可以了吧? "猴子们听了,以为早上的栗子已经由三个变成四个,就高兴地在地上翻滚起来。 人非猴子,但在许多由立场性争执引起的谈判僵局中,如果采用这一策略,常常可以让对方体面地改变某些谈判要求, 使谈判得以顺利地进行下去。 这一策略还不仅仅预示着一种象征性的让步, 很多情况下,替代方案包含着这样一种实质内容: 我方愿意以放弃某一方面的利益为代价,换取等同价值的另一方面的利益。
在谈判的时候, 价格并不是唯一的焦点,有些情况下,价格反而是最有调整空间的。 双方谈判时在不能降价的情况下, 就要求对方提供免费的技术培训,或免费更换零件等条件,一样可以达到降价的目的。
(3)以让步换取让步
我方做出一些让步后,在对方没有相应回报之前, 一般就不能再作让步了。 不要做单方面无谓的让步。
四 协议阶段
成功的谈判经过双方交锋和妥协,双方认为已经基本达到自己的理想,便走向了谈判的另一个阶段一协议阶段,双方代表相互致意,在协议书上签下自己的大名。 当谈判人员意识到由于自己的艰辛努力,交易即将成为现实时,双方的情绪都会重新亢奋起来。 但是,在双方没有正式签约前,过分的乐观则为时过早。 在协议阶段有以下几件工作要做:
(一)促成交易
谈判双方在起草合同前,有必要就整个谈判过程, 谈判内容作一次回顾,以便最后确认双方在哪些方面达成了一致。 对于哪些没有达成共识的问题是否有必要作最后的磋商与妥协。 这种回顾要以双方会谈的书面记录为依据。 当一切不再有疑义时,就可向对方发出结束谈判的信号。 有时,在商务谈判中也会出现这样一些情况: 到了谈判后期,我方认为可以收场了,也向对方发出了信号,可对方却认为时机未到,坚持不打出最后一张牌,使我们处于被动的局面。 因此,在必要的时候, 我们也可以放一些“气球” ,直接试探对方,促使对方早日结束谈判。
(二)签订合同
关于合同问题, 还要坚持这样一个辩证的观点:
一方面,合同要尽可能完善与全面; 另一方面,也确实没有一个合同能够包容项目所涉及的所有事项。事实上任何合同都难以写得十分完整无缺。 此外,在涉外商务合同执行过程中,总还会有一些预先无法预测的事情发生。 这样, 在协议的执行过程中,仍不断要就某些双方需要协调的事宜进行谈判,谈判将贯穿于协议的磋商至履行的整个过程, 所以谈判双方要真正有合作诚意,才可使彼此利益与矛盾得以迅速协调。
依经验来看,商务谈判人员应力争获得由己方起草合同的机会,这有许多有利之处:
1.可以避免由对方起草所引起的误解;也可以使今后一旦发生纠纷,在引用法规条文时,比较主动。
2.可以避免对方利用起草的机会在合同中留下“伏笔”而导致我方上当受骗。
3.合同若由对方起草,当我方对其一条款提出异议要求修改而被对方接受时,似乎是对方对我们作了一次让步,而我们自己起草合同就可以避免这种可能出现的不利情况。
当合同草案经过双方反复的讨论修改,双方对责任、权利、义务都已确认无疑时,双方首席代表或更高层次的领导就可在一片鲜花、掌声中庄严地落笔签约。 以往的谈判越是艰难,交易达成后的庆典就会越热烈。 此时,所有的谈判人员都应更加珍惜经受曲折考验的合作基础。
(三)签字仪式
首先应做好文本的准备工作。 有关单位应及早做好合同文本的定稿、校对、印刷、装订、盖大漆印等项工作。
同时,准备好签字用的文具等物品。 参加谈判签字仪式的,基本上是双方参加会谈的全体人员,双方人数应大致相等。 不少企业为了表示对协议的重视,往往由更高或更多的领导人出席签字仪式。 双方签字人员进入签字厅。 签字人员入座时,其他人员分主客各一方,按身份顺序排列于各自的签字人员座位之后。 双方参加签字仪式的助签人员分别站在各自签字人员的外侧,协助翻揭协议文本,指明签字处。 在双方保存文本上签字后,由双方助签人员互相传递文本,再在对方保存的文本上签字,然后由双方签字人员交换文本, 相互握手。重大的签字仪式后,备有香槟酒,双方共同举杯庆贺。
协议之后,意味着谈判的大功告成,但并不意味着交易的结束。 双方谈判人员在谈判结束,回到自己的公司或企业之后,应致力于着手执行谈判合同。 合同是双方长期谈判、 共同努力的结晶,不认真履行,辛辛苦苦的谈判也就失去了效力。
五 执行阶段
