◎第三步:分析与总结(A)
分析与总结是对于量化过程的总结与延伸,通过对DMAIC团队的资料收集,部分资料内容已经开始显现出明显化的趋向,也就是说,问题事故的原因也将在量化的过程中得到总结。分析过程是对量化过程的延伸,新的有效的项目执行方案将取决于分析过程对量化过程的总结。
当然,问题的根本原因并非总是显而易见的,也并非通过量化阶段就能真实地反映出根本原因所在。此时的分析过程就显得尤为重要,通过对量化过程的分析汇总,问题的根本原因会从数据的搜集阶段得以明确的体现。
综合来看,量化的过程可以找出部分较容易发现的问题,并综合出相应的解决办法。同时我们也要意识到,真正的隐含的根本因素还会潜藏于分析阶段的内容当中。
举例来说,医生对于患者病情的了解,不会单纯地依靠检测数据所显示出的病情内容,同时还会综合他的行医经验对综合的病情产生最有效的见解与治疗方案。尤其在多种病因干扰的情况下,医生会根据最根本的医德准则来对病患采取相应的治疗措施。
DMAIC的解决问题原则也是如此,团队判断是对于数据分析汇总的最有效的体现,偏见或者老资格在处理问题的过程中往往会将团队带入传统的、低效的、带有偏执观念的处理方式中。
它所表达出的是整体的研究所具有的普遍问题,主要体现在以下几个方面:
①传统的程序或者技术对于新问题的研究是否具有普遍的影响力。
②在工作程序中的技术设备是否能够满足分析阶段对问题根本原因的检测与分析。
③检测数据所表现出的缺陷或者不足能否对人的行为产生最直观的影响。
④项目量化过程中所体现的问题是否能够排除环境因素的影响,达到六西格玛的最终要求。
⑤客观因素对于主观因素的否定或支持能否产生预期的结果形态。
需要注意的一点是,DMAIC团队运用的循环分析方法所产生的对根本原因的分析与总结,会综合经验、数据、测量以及过程评审的各种因素,构成对原因的初始假设。
由此我们可以总结出,分析工具的运用是一个循环地寻找根本原因所在的具体步骤。这也是分析步骤中面临的最大挑战之一,正确使用工具,借助最直观的数据分析与总结产生对根本原因的有效判定,最终引导项目计划的执行与发展。
分析阶段所关注的不是问题产生的症状,而是找到引发这种症状的根本原因。
分析阶段所做的工作,是借助一个有效的工具,对收集的数据资料进行汇总,并分析其产生负面影响的关键因素。这需要一定的统计学基础,也需要一定的对计算机的应用能力,信息所产生的分析力需要人的参与,而且是具有相关能力的人的参与。
分析阶段所要求的结果为:从数据分析中,你需要知道业务问题或者流程缺陷从什么时候开始出现,出现在什么地方或者哪个环节,出现的频率以及所涉及的影响。明确了这些问题,你就能得到你所需要的,否则就可能茫然无措,不知所求。
分析阶段是为了更好地制订消除缺陷的项目实施计划,如果在分析阶段半途而废,那么这个项目实施的计划就会成为一个不成熟的方案,执行效率就不会满足六西格玛的质量要求。你可以这样理解,在这个过程中,你需要获得高层领导者或者部门之间的支持,某个层级上的断裂或者资源缺陷,都可能导致分项目实施计划的不成功。
分析阶段是为了更有效率地找到根本原因。根本原因很少能够轻易地被发现,而显而易见的根本原因也能够很快地通过分析步骤。在更多的情况下,根本原因隐含在繁杂的问题之下或者流程之后,在长久的工作状态下,这些根本原因被伪装成一种不容易被发现的“正常现象”,分析阶段所要寻找的往往就是这样的隐含因素,而且这通常会花费几周甚至几个月的时间才能结束。
分析阶段也是一个循环的过程,在循环的流程中找到根本原因。结合经验、数据、测量、过程的评审,我们能找到对原因的初始推测或者假设:团队接着关注更多的数据和其他看得见的证据,不论它与成功的原因是否一致。
分析阶段所要达到的结果是什么?
最直观的就是,差异与缺陷。差异所表达的就是流程中的变量因素,它们以完全不确定的形式隐含在流程之中,很难被传统方法所发现。而缺陷则更具有价值意义,它有可能是流程中的某个变量因素,也可能是变量之外的另一个因素,但它所反映的就是导致问题的根本。
分析阶段的意义是什么呢?
明确地说,就是找到缺陷并将缺陷做出优先性的规划,哪些因素是要优先处理的,哪些因素可以在过程中体现,明确这些问题的过程需要受到财务的审核,六西格玛所要求的“最低企业成本”渗透于整个DMAIC流程之中。明确了这些问题之后,你所得到的是一个明确的改进方法或者方案。